2024.04.21
【イケてる会社は諦めている！】つまらないといわれる社内イベントの常識をひっくり返す話
相見積もりを取らないと！知っておくと便利。社内イベントコンペの開催の仕方
こんにちは。
皆さんの会社の社内イベントは内製していますか？外注していますか？
もしくは、外注を検討していますか？
何か下らの形外注を検討する場合、「相見積もりを取りなさい」「コンペを開きなさい」
という上司からの指示が出ることがあります。
しかし、どうやって相見積もりを揃えたらいいのか？そもそもなぜ相見積もりが必要なのか。
コンペってどうやって開催したらいいの？
そんなお悩みを解決いたします。
相見積もりとコンペってなんだろう？
相見積もりというのは、同じ企画、同じスペックで外注したときの金額を比較するために行うことが多くあります。
A社にお願いしていたけど、その金額が妥当かどうかを確認するためにB社に依頼するケースが多いかと思います。
もしかしたら、実はB社の方がリーズナブルだった場合、A社への交渉の余地があるのではないのか。
B社に切り替えることも検討しよう。
などの数字的根拠をそろえる為に複数社依頼することを相見積もりといいます。
ほとんどの場合、ネットでいくつかの会社をピックアップして見積もり依頼をすることが多いと思います。
社内イベントの相見積もりを取るときに特に注意したほうがいい点は、以下です。
①実制作会社、企画会社、コンサル会社、ある程度ばらけた形で複数社依頼をしてみましょう。
金額の差が明確に表れます。企画が決まっていて、オーソドックスな外注の場合は、実勢策を行っているイベント会社をピックアップ
した方が金額はリーズナブルにはまってくることが多くあります。
しかし、それがいいのかというと、ご依頼主の意向かと思いますので、相見積もり段階では、色々なタイプの会社に声をかけるのが
良いと思います。
②対応が雑な所はやめましょう。電話の対応が不十分だったり、何となく違和感が感じたら、その会社に相談するのはやめましょう。
こういう時の対応一つで結構分かります。イベント会社もピンキリですので、一般常識を感じる企業に依頼することが一番安全だと思います。
③期限を切りましょう。相見積もりを依頼する際には、大体企画も決まっていると思いますし、既に1社見積もりが出てきていると思います。あまり時間をかけることもナンセンスですので、1週間以内くらいをめどに期限を一度切りましょう。
逆に短すぎるのも見積もりの精度が下がりますので、注意です。
④他社の見積もりを見せるのはご法度です。これは大丈夫だと思いますが、先に提出された見積もりを他社さんにお見せするのは、
モラル上、ご法度です。注意しましょうね。
さて、次はコンペについてです。
コンペの正式名称は、コンペティションです。
一定の条件等に基づいて公開、非公開で行われ、複数の審査員により採点される。
最良策を実際の設計に適用する方法がとられる場合、事業主は民間・公共のいずれの場合もあるほか、
対象施設も公園、地区計画、建築物等さまざまで、範囲も基本計画、実施計画などさまざまなレベルで行われる。
その他、事業コンペとは、実際に実現きれる事業についての設計だけでなく、事業案施計画等も含む競技（コンペ）のことを呼ぶ。
これに対し基本構想やコンセプトについて案を募るものを「アイデアコンペ」という
（wikipediaより抜粋）
企画段階から提案をしてもらう事を主にコンペといいます。
相見積もりとの違い分かりましたでしょうか？
コンペってどうやって開くの？
コンペを開く際に、一番キーとなるのは、
どこの会社を呼ぶのか？と何を伝えるのか？の2点です。
図で言う所の左の2項目ですね。
参加企業の選定に関しては、前述した相見積もりと同様、色々なパターンの会社を何社かピックアップしていくのが良いと思います。
あまり多すぎると集約が難しくもなるので多くても5社くらいが目安になると思います。
大事なオリエンテーションに関してです。
コンペは審査の場ではなく、提案を受け取る場です。
成功のポイントは、オリエンテーションの質と大きく連動します。
素晴らしい提案を受けて折る為には質の高いオリエンを実施しましょう。
コンペを実施する前に、以下の項目をワードなどにまとめておき、オリエンの際に配布できるようにしておくとブレがなく均一な情報展開が可能になります。
①企画コンセプト
②実施企画の説明
③企画背景（全社・事業の課題、イベントの課題）
④企画によって解決したいこと（ゴール）
⑤ターゲット
⑥期間/タイミング
⑦過去実績
⑧予算概要
⑨求める提案内容
⑩最終成果物（納品物）
⑪提案時の提出物
⑫提案期限
この辺りがまとまっていれば良いかと思います。
上記がまとまったら、あとはオリエンを実施するだけです。
日程を決めて各企業を収集してみましょう。
いかがでしたでしょうか？
意外と初めてだと、何からやっていいのかという悩みがあるかもしれません。
そんなお悩みでも結構です。是非、一度ご相談ください。
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GROWSでは、様々な形で組織形成のサポートをさせて頂いております。
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