今回は、社内イベントの担当者様にナレッジをご紹介させて頂こうと思います。

GROWSでは、様々な企業様の社内イベントをお手伝いしているわけですが、

年間何十本ものイベントを制作させて頂いているとナレッジもたまってきます。

思いとして、世の中に一つでも多くの良い社内イベントが増え、より働く皆様がイキイキワクワクしてもらえる

世界が作れれば良いと思っていますので、ナレッジは惜しまず公開させて頂こうと思います。

勝手な思いですが、オープンソース化させることで、共通言語化したり、世の中に広まったりと

良い効果もあるはずと信じています(^^)。

 

今回のご紹介はタスクスケジュール

今回ご紹介させて頂くツールは、タスクスケジュール表です。

特別凄いツールという訳ではないのですが、いつもGROWSが活用しているフォーマットを公開させて

頂きました。

 

そもそもの話なのですが、どこの会社でも、どんな仕事でも効率が良い人もいれば、

なかなかうまくいかな人もいます。

その大きな違いはなんだかご存知ですか？

色々あるかもしれませんが、スケジュール管理につきます。

段取り力といっても良いかもしれません。

イベントの準備や制作段階では、いかに本番をイメージしタスクに落とし込めるかが鍵です。

そして、段取りよくスケジュールに合わせてタスクの消込が出来る。

これに尽きます。

 

本番のビジュアルイメージが最初の関門

細かいタスクを考える前に、大事なことは、本番をビジュアルでイメージすることです。

ビジュアルイメージが鮮明であればあるほど、イベント精度は上がり、イベントの準備の確認のレベルも

具体化されます。

 

ちょっと練習をしてみましょう。

●月●日に開催されるイベントをイメージしてみてください。

• さぁ、今日はイベント本番日です。何時にあなたは会場に入りましょうか？
• まずは荷物の開梱ですね。イベントに使う荷物はどこに配送されて置かれていますか？
• 今日使うパソコンにはどんなデータが入っていますか？
• スタッフは総勢何名で運営してますか？
• それぞれのスタッフに情報は伝達されていますか？
• 遅刻してきたスタッフがいます。どうやって情報を伝えましょうか？
• 控室には、何が用意されていますか？社長の好きな飲物は何ですか？
• 社長は何時に会場入りしますか？お迎えは必要そうですか？
• イベント中の会場の空調はどうでしょうか？スイッチの場所はあそこですね。

さぁ。いかがでしたでしょうか？

ちょっとした練習ではありますが、こうして一つ一つイベントの詳細を考えてみましょう。

実現するべき場外がビジュアルでイメージ出来たとき、それをタスクに落とし込んでいくのです。

必要な備品を洗い出していくのです。

その情報をまとめた資料が、イベントの運営マニュアルと呼びます。

イベントを安心して運営する為にイベントマニュアルは不可欠です。

イベントマニュアルに関しての記事はこちらからご覧いただけます。

 

タスクスケジュール表の公開

それでは、タスク表を公開させて頂きます。

縦軸には、各カテゴリーごとのタスク。

横軸には、スケジュールが記載されています。※情報が出せない関係でぼかしを効かせています。

ここで大事なことは、各カテゴリーごとのデッドを切ること。

そして、それらはいつ開始され、いつ終わるのかを明確にしていきましょう。

 

例えば、映像の編集などの場合、いきなり作成には入れません。

企画があり、素材が集まり編集があって試写があって完成となります。

なので、完成日からの逆算でスケジュールを引いていきましょう。

他のカテゴリーでも制作に時間のかかりそうな喪に関しては、まず完成日から逆算で考えていくことで、

リスク回避を行うことが出来ます。

これがイベントの業務量が増えれば増えるほど、縦軸のタスクは長くなり、横軸の時間も長くなります。

関係者も増えてくれば、担当者の名前を振っていくことも必要になってきますね。

誰かに任せる場合は、送り作業となる部分を明確にしていくことも必要です。

 

私たちイベント会社は、多くのクライアント様のイベントを同時進行して進めることも

多々あります。

常にこういったタスク表をベースに業務を棚卸し、進捗管理を行いながら無理無駄の内容に業務を進めていきます。

 

社内イベントで大事なことはタスクスケジュールとイメージ力

最後になりますが、社内イベントを成功させるポイントは、

前述したイメージをビジュアル化させる力と、タスクスケジュール管理です。

初めてのイベントの担当者の方にはちょっと難しいかもしれません。

先輩に相談したり、上司にまずは相談してみるのが良いかもしれません。

 

また、弊社のようなイベント会社にご相談いただくのも一つの手段です。

GROWSでは企画段階、相談段階では一切費用も頂いておりませんので、

何なりとご相談ください。

 

GROWS

GROWSでは、「会社行事.com」という、社内イベントの企画コンテンツサイトを運営しています。

是非、こちらも併せご覧ください。

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