2024.04.20
【社員総会】社内イベントが大変だ！準備に困っていませんか？その悩み解決します
社内イベントのプロが教えるイベントマニュアル制作のポイントとコツ
弊社は社内イベントの企画運営を年間何件もサポートさせて頂いています。
多くの企業様でイベントをサポートする際に、大体話になるポイントに今回ご紹介させて頂くイベントマニュアルというものがあります。
皆さんの会社では各イベント毎にマニュアルというものは作成されていますでしょうか？
意外とありませんという声を多く聞きます。
もちろん100%なくてはならないものではないとは思いますが、弊社はイベントのプロ軍団としてマニュアルの作成を推奨しています。
今回はその理由とマニュアル制作のポイントをお伝えさせて頂きたいと思います。
社内イベントマニュアル制作の目的
社内イベントにおけるマニュアル制作のポイントはいくつかあります。
一般的なイベントのマニュアルとは少し意味合いの違う要素があるのが社内イベント向けのマニュアル制作になります。
弊社のこだわるマニュアル制作のポイントは以下の点です。
- ☑当日の安定的な運営
- ☑継続を意識した実施履歴
- ☑社内調整資料
- ☑イベントの企画書
以上のような役割が社内イベントにはあります。
当日の安定的な運営
これは当然といえば、当然ことですがイベントの当日はたくさんのスタッフが行き交います。
どんな社内イベントにおいてもまず当日を成功させるという点においてはどのイベントも同じだと思います。
当日に起こり得る全ての事をマニュアルに落とし込みます。
例えば、当日の人員配置、必要備品、会場の動線、非常経路、プログラム、スタッフの動き、会場情報など
を全て網羅された状態にすることで情報が散乱せずに当日を迎えることが出来ます。
情報の抜け漏れも減りますので、当日の自己のリスクも回避することが可能です。
社内調整資料
当日のマニュアルを作成することは、社内での潮汐脳も担うことが出来ます。
社内イベントの場合、舞台周りの映像や照明などのオペレーターなどは外注するが、受付や誘導などのポジションは
社内でやりますというケースも多くります。
その際には、〇〇部署の〇〇さんに業務をお願いしないといけないなどの事象が起こります。
お一人お一人に当日の動きを説明に回ることは物理的に困難な場合にマニュアルに情報が集約されていると
非常に助かります。
当日の事故も減りますし、聞いてなかったよというような情報伝達のミスもヘッジをかけることが出来ます。
継続を意識した実施履歴
社内イベントの特徴の一つとして、来年、再来年も同じイベントを開催するケースが多くあります。
例えば、全員が集まるようなキックオフイベントでしたら、毎年１回行いますなどがあります。
その際に、前回はどうやっていたのか。どのくらいの準備期間で、どのくらいの人員で業務を行っていたかのかなどを
実績として残していくことはとても価値があります。
限られたよ案の中でイベントを実施することになると思いますので、１円でも無駄の内容にすることを考えると
改善は必須です。改善活動のPDCAを回すために、前回はどうやって運営したのかの履歴を残しておくことはとても大事となります。
イベント企画書
最後のポイントはイベント自体の企画書としての機能です。
いかに当日を円滑に行い、効果を最大限に発揮することがイベントに課された課題です。
この大きなk台をクリアしていく為には、全体を企画として設計する役割をマニュアルは持っています。
マニュアルを見れば、そのイベントがどんなイベントでどんなことが実行されるかの予測立ちます。
その為、社内イベントにおけるマニュアル制作に価値があるといいきれます。
社内イベントマニュアルの作成方法
一般的なマニュアルの作成方法としては、まずマイクロソフトのパワーポイントでの制作をお勧めしています。
もちろんエクセルでもワードでも制作は可能だと思いますが、弊社ではパワーポイントでの制作を推奨しています。
その理由としては、まずどのくらいのボリュームになるのか、どのくらいの情報量になるのかが制作段階の初期では
分からないケースがあります。その際にパワーポイントの制作ですとそのあたりのボリューム感の調整がしやすくなります。
また、イベントマニュアルはイベント当日に持ち運びすることも多くあると思います。
冊子形式で印刷し持ち運ぶことになると思いますので、印刷での冊子印刷もパワーポイントだと印刷もしやすくなりますね。
またビジュアルで表現したり、図面などもある為、パワーポイントでの制作をお勧めしています。
GROWSでは、社内イベントのマニュアル制作のサービスをご用意しています。
イベント自体は自社で行うけど、マニュアル制作はお願いしたいなどのご要望に対応させて頂きます。
お困りの際は一度ご相談くださいませ。
社内イベントマニュアル制作サービスの申込みの流れ
①お問い合わせフォームよりご連絡ください３。
弊社営業担当よりご連絡させて頂きます。
②お打ち合わせ
御社の抱える課題感、悩み事なんでも聞かせてください。
③ご提案
お打ち合わせ内容を基に企画書を作成させて頂きます。
御社の課題を解決する企画をご提案いたします。
④制作
お打ち合わせ内容を基に、企画制作をサポートさせて頂きます。
定期的にお打ち合わせやお電話、メールでのコミュニケーションを
取りながら、進めていきます。
マスターのスケジュールに基づいて制作を進めていきますのでご安心ください。
社内研修をデザインいたします。
現在の社内研修に満足されていますか？
「参加者の理解度が上がらない」
「参加者の満足度が低い」
等の社内研修のお悩みはございませんでしょうか？
GROWSでは、社内で実施している研修の再デザインをサポートさせて頂いております。
社内イベントで培った演出、見せ方から、どうすれば参加者の心に届くのか、理解してもらえるのかを御社の研修の中にエッセンスとして融合いたします。
例えば、
☑研修に映像を導入したい
☑ワークショップの最後にプチ表彰式をセットしたい
☑スライドの制作をデザインしたい
☑スマホやタブレットなど最新の技術を使いたい
☑運営の質を上げたい
このような課題も含めてサポート可能です。是非ご相談ください。
社内イベントで解決いたします。
GROWSでは、様々な形で組織形成のサポートをさせて頂いております。
社内イベントを組織課題解決の一つのソリューションとして考え、様々な場面の企画ご提案をいたし舞う。
例えば、社長の一方的なプレゼンになってしまいそうなイベントでは、敢えて相互シナジーを起こすような企画コンテンツを。
また、会場選定においてもコミュニケーションを取りやすくなるような会場選定を行っています。
懇親パーティーなどでは、社員の方同士がタテヨコナナメの組織を意識できるように企画プロデュースを行っています。
社内イベントに課題を感じている企業様は是非、ご相談ください。
GROWSでは企業内チームビルディングをサポートいたします。
弊社では、企業内組織をスクラムを組めるように、チームビルディングを展開しています。
ただの研修ではなく、「楽しく、面白く、そして効果を発揮する」。
「仲間と働く」事に価値を見出し、より発展的な企業をサポートしていきたいと考えています。
お悩みの企業様。ご担当者様は一度ご相談ください。
事例等もございますので、ご紹介させて頂きます。
