前回の記事では、オンライン表彰式の概要やメリット・デメリットについてお伝えしました。

後編となる今回は実際にオンライン表彰式を開催する際の手順や、成功のコツについて見ていきましょう。

オンライン表彰式を開催する手順について

オンライン表彰式を開催するにあたり、どういった流れで企画をすればいいのかわからない方も多いですよね。

一例となりますが、オンライン表彰式を開催するまでの流れは以下の通りです。

● 目的や推進体制、企画を練る
● コンテンツを決める
● 実施方法を決める
● 必要な機材やツールを揃える
● 社員への周知・リハーサルを行う

ひとつずつ確認していきましょう。

目的や推進体制、企画を練る

まず、一番最初に行うべきは目的や推進体制といった企画の枠組みを定めることです。

受賞者に賞状を渡すだけの表彰式では、みんなの心に残りません。

また、企画そのものがしっかりとできあがっていないと、まとまりのない表彰式となるだけでなく、想定外の事態が起きた際にうまく対処できない恐れが高まります。

目的に合った企画を立てたうえで、参加者のモチベーションや結束力を高められるような表彰式作りを目指しましょう。

実施方法を決める

開催する目的がきちんと決まれば、次は実施方法を検討していきましょう。
主な実施方法は次の2つ。

● オンデマンド形式：すべてオンラインで実施する
● リアル配信形式（ハイブリッド形式）：リアルとオンラインのハイブリッド型で実施する

このうち、おすすめなのは実際の臨場感や雰囲気が伝わるリアル配信形式（ハイブリッド形式）です。

参加者も一緒になって楽しめることはもちろん、チャット機能を通じて歓談もできることから、飽きずに表彰式に参加できるでしょう。

コンテンツを決める

配信形式や会場が決定したら、いよいよコンテンツ作りです。

どうすれば参加者が喜び、会社と従業員の一体感を高められるかを念頭に置きながら設計していきましょう。

またこの際、参加者を飽きさせない工夫（視聴者参加型のイベントなど）を盛り込んでおくことも大切です。

必要な機材やツールを揃える

実施方法とコンテンツが決まったら、表彰式に必要なツールや機材を揃えていきましょう。

オンライン表彰式に必要な主な機材は以下の通りです。

● インターネット環境
● PC・配信ツール
● カメラ
● マイク
● （必要であれば）照明

とはいえ、オンライン表彰式はあくまでネット回線を利用して行うことから、あまり画質や音声にこだわりすぎないように注意しましょう。

こだわりすぎるとタイムラグが生じやすくなるなど、インターネット回線に負荷がかかってしまいます。

社員への周知・リハーサルを行う

ここまで一連の準備が整ったら、社員へ周知して参加者を募ります。

また、主催側もなるべく早めにリハーサルを行い、問題点や当日の流れを把握しておくことが大切です。

配信ツールの使い方やトラブルが起きた際の対処法についても、実施スタッフ間で必ず共有しておくようにしましょう。

オンライン表彰式を盛り上げる工夫とは

オンライン表彰式も盛り上げる工夫として、いくつか例をご紹介します。

● カメラワークにこだわる
● 参加者に前もって表彰式を盛り上げるグッズなどを配布しておく
● チャット機能を積極的に活用する
● 効果音やBGMを使用する

特にオンライン商業式では参加意識を高めることが大切です。

ゲーム性のあるコンテンツを取り入れるほか、前もって表彰式を盛り上げるグッズを郵送しておくのもいいでしょう。

また、チャット機能を活用し、参加者全員がコメントできるようにするのもひとつの手です。

表彰式を成功させるコツ

最後に、表彰式を成功させるコツを2つ、取りあげてみました。

配信トラブル対策を講じておく

オンライン表彰式では事前準備がなによりも重要です。

中でも配信機器は念入りに確認しておかないと、表彰式の途中で画像が途切れてしまったり、時間になっても始められないといったトラブルに繋がりかねません。

そのため、念入りにリハーサルをしておくことはもちろん、機材担当者は複数人用意しておくようにしましょう。

また、万が一トラブルが起きてしまった際の対処法についても、しっかりと決めておくことが大切です。

開催時間は短めに設定する

オンライン表彰式は従来のリアル型表彰式と異なり、どうしても単調になりがちです。

そのため、視聴者を飽きさせないためにもできるだけ短時間での開催を心がけましょう。

記憶に残るオンライン表彰式を開催しよう

今回はオンライン表彰式を開催する手順と、そのコツについてお伝えしました。

新型コロナウィルスの感染拡大により表彰式の開催を諦めていた方も、オンライン表彰式であれば密を防ぎながら表彰式が開催できます。

前回の記事も併せて参考にしつつ、自社に合った表彰式を検討するきっかけとなっていたら幸いです。

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