イベント企画の初心者でも大丈夫! 大成功に導く社内稟議にも使える社内イベント企画書の簡単な作成方法とは?


社内イベントと一口で言っても、その種類は豊富にあります。

そのイベントがどんな目的で行われ、誰を対象にして、どうなることを望んでいるのか、といったことをきちんと明確にしたうえで企画を練り上げていかなければなりません。

それは何もイベント企画に限ったことではなく、事業計画やプロジェクトなど、何かを遂行する際に必ず必要な企画と言えるものはすべてこの目的、目標、対象、予算、といった項目が必要になります。

もしあなたがイベント企画の担当になったとき、経験が少ない場合はちょっと不安になってしまうかもしれませんね。

本来の業務であれば、先輩社員であるインストラクターが手取り足取り教えてくれますし、仮に行き詰ってしまったとしても、業務であれば堂々と助けを求めることができます。

しかし社内イベントとなると、それは『本業以外の業務』というおかしな偏見によって、聞くこともままならない雰囲気から、怖気づいてしまうことが多々あるようです。

でも安心してください!

そういった方々のために、我々のブログにはイベント企画初心者の方でも迷うことなく、十分に成功を収めることができる内容を満載して構成されています。

今回のこの記事も、イベント企画初心者のためのイベント企画書の作成方法をご紹介していきましょう。

●目的を明確にする

イベント企画書の冒頭には、まずその目的を明記します。

何のために行うのか?
どうしてそれなのか?
何故それでないといけないのか?

イベント企画者であればこれらの質問に明確に答えられる必要があります。

言い換えればこの目的とは、イベントを行うすべての行動の源となることであり、決して「やらされ感」をもって行うものではないことを、企画書を通じてアピールする必要があるからです。

イベントの目的は基本的に、社内のコミュニケーションの向上、社員間の親睦の場の提供といったことが主であり(もちろん、自社の状態に合わせてこれ以外の目的であってもかまいません)、その先には参加者のモチベーションの向上や連帯感の醸成といったものがあり、さらにその先には、この関係性によってさらなる本業の発展と社全体の業務遂行力の向上にあるといえます。

イベントは、単なるレクリエーションという福利厚生的な括りというだけでなく、業務にも通ずる補助的な要素があり、そこにエンターテイメント性を加えることで、参加者には新鮮さと発見があり、その向こう側には気付きという大きな転換があるのです。

このことを前提に目的を設定していきます。

●ターゲットを明確にする

誰を対象にするのか、という「ペルソナ像」も明確にする必要があります。

ターゲットを明確にするということは、そこに何かしらの問題や改善点、もしくは補強したいテーマがあって、それを浮き彫りにするということです。

例えば・・・
社内の風通しが何となく悪い、
以前より横の関係が希薄になった、
失敗やミスが連発している、

こういったことは、もしかすると社内に「ゆとり」がなくなってきて、殺伐とした雰囲気になってきている危険性があり、そういった場合に社内イベントで息抜きをしつつ、横の関係を強化し、リフレッシュすることで改善させることが可能となります。

ペルソナとは単にカテゴリ分けをした人物評価という意味ではなく、年齢、性別、住まい、職業、役職、年収、趣味、特技、夢、目標、考え方、価値観、家族構成、生い立ち、ライフスタイル・・・など多角的でリアリティのある詳細な情報を含めたパーソナルプロファイリングを指すマーケティング用語です。

社員を対象にしているとはいえ、共通する現象や改善点があり、さらにその先には経営視点のテーマがあるはずです。

こういった点を注視してターゲット像を明確にしていきます。

 

●概要、予算を明確にする

ここまで来ればあとはイベントそのものの概要と、それに付随する予算を明記します。

概要は、タイトル、日時、タイムスケジュール、参加者数、会場図、担当者の配置、イベント内容などを具体的かつ細部にわたって記載します。

特にそれぞれの担当者目線で記載することは望ましいですが、あまり細かすぎても企画書の趣旨から逸脱してしまいます。

本筋をしっかりと、必要な部分にだけ補足を、という程度にし、後は口頭で答えられるようにしておくと、プレゼンの際にも好感触が得られます。

予算に関しては、可能な限り「項目」と「金額」を一覧にまとめて見やすい表にするなど工夫をして記載することを心がけてください。

貸借対照表や損益計算書のように1つの表で資金全体の流れがわかるような、そんなイメージです。

会場費、飲食費、機材費、人件費、広告宣伝費・・・行うイベントによってその項目も大きく変わってきますが、大切なことは項目ごとに予算化することで、全体の構成が把握できるようになります。

また、その際見落としがちな資金項目を発見しカバーできるというメリットもあるため、こういってことに注意して企画書を描けば、説得力のある企画書が作成できます。

イベントのアウトソースをお考えの際には、是非一度イベント会社にご相談してみてください。

GROWSでは社内稟議書類などのご相談も承っております。

 

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社内イベントはコミュニケーションの場

 

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

 

GROWSの展開する社内イベントコンテンツサイトはこちらから

 

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか?

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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