イベント会社が教える。実はわかりずらい社内イベントの外注費用の基本的な仕組み。


弊社には、毎年100件近くのイベントのお問い合わせをいただいております。

本当にありがたい限りです。

現在お取引をさせていただいている企業様の多くはリピートを頂き毎年キックオフイベントや表彰式イベント、

懇親会などをご依頼いただいております。

ご依頼継続率は約90%近くを超えております。

これはとても有難いことと同時に、弊社の提供しているサービスに対してご理解を頂き、価値を感じてくださっていると

我々自身も感じています。

 

今回は、その社内イベントの価値というものを、価格の面から切ってみようと思います。

費用のからくりをオープンにしてよいのか?

という意見もありますが、弊社は一つ一つのイベントに自信を持っていますし、業界屈指の価格帯を維持継続していますので、

問題はございません(笑)

では、いきましょう。

 

そもそものイベント業界の構造

 

 

まず、イベント業界の構造について、解説させて頂きます。

もちろんいろいろな解釈がありますので、あくまでも弊社の見解としてご覧いただければと思います。

 

イベント業界にイベント会社という定義づけられている会社はたくさんあります。

しかし、意外と名前は出てこないことが多いのではないでしょうか?

「電通」「博報堂」などの名前がおそらくパッと出てきませんか?

そうなのです。

まずイベント会社といってもかなりクローズな世界となっていて、分かりずらいのです。

 

解説しますと、イベント業界は大きく2分類します。

①プロモーションイベント

②インナーイベント

の2つです。

 

①プロモーションイベントとは、コンサートやショッピングセンターで行われているヒーローショーもそうかもしれませんが、

興行的な位置づけのイベントを指します。

 

②インナーイベントとは、社内のキックオフなどを主体とした興行的な要素のないイベントを指します。

 

①も②も同じイベント業界ですが、明らかに分野が分かれているのです。

分野が分かれているということは、それぞれの分野を得意とするイベント会社があるわけです。

GROWSは、②を得意とするイベント会社に当たります。

 

もちろん①のようなプロモーションイベントもご相談いただき、実施させて頂くこともありますが、

圧倒的に②のインナーイベントの方がn数が多くございます。

今回は、②のインナーイベントに絞ってご紹介させて頂きます。

 

関連記事 イベント会社の見積もりは何故金額に差があるのか?イベント業界の構造を暴露

 

社内イベントを外注するメリット

 

 

社内イベントを外注を検討するメリットを考えてみましょう。

一つのイベントを成功させるには、多岐にわたる準備、確認事項があります。

しかも年に1度のイベントでは、なかなかナレッジも蓄積されず、日々の業務を行いながら夜な夜な準備をしている。

そんな経験をしたご担当者様はいるのではないでしょうか?

 

そうです。

まず圧倒的なメリットは、業務負荷の軽減 が挙げられます。

働き方改革が挙げられている今の世の中、担当者のイベント担当者の業務負荷も軽減しましょう。

GROWSのクライアント様調べでは、社内イベントに関わる業務の90%近くが軽減されたという数値も出ています。

 

関連記事 表彰式の外注を検討しているご担当者様へ。外注のメリットとデメリット

 

業務負荷の軽減以上に効果のあることは、イベントの価値の向上です。

イベントの価値を向上させ、参加者にメッセージを届かせ、日々の仕事に前向きに挑んでもらう。

そして、社内のコミュニケーションが良くなる。業績もよくなる。

という好循環を生み出すきっかけを創り出します。

 

一方デメリットもご紹介しているので、前述の記事をご覧ください。

 

社内イベントの費用

 

社内イベントといってもご依頼する企業の大きさやイベント自体の規模によっても変わってきますが、

大きくは、4分類されます。

 

①企画・業務設計費

②会場費

③人件費

④制作・機材費

 

基本的には大きく括るとこのように分類されます。

一つずつ解説していきます。

 

①企画・業務設計費

どんなイベントにしましょうか?そのアイデアのタネから始まり、実際に当日を迎えるにあたっての業務設計まで幅広い範囲の

項目となります。各社様項目のうち内阿波家は違うかとは思いますが、企画を練るプランナーの人件費や運営マニュアルを作る制作スタッフの人件費などは、こういった項目にインクルードされてきます。

また、各所への調整業務や情報伝達なども含めてまとめているケースもございます。

イベントにおいては、ソフトな部分ではありますが、とても重要なポイントにもなります。

 

②会場費

こちらはわかりやすいかもしれませんが、会場を抑える費用です。

イベント会場は大きく分けるとホテル系、イベントホール系の2パターン化と思います。

あとは、運動会などの野外系のイベントになってくるかと思います。

 

イベントホール系の場合はWEBサイト上に金額が公開されていることが多いので確認すればだいたいの費用感は

理解できるかと思います。会場費が安くても付帯設備の費用が良いお値段するというケースもありますので、トータル金額を

よく確認したほうが良いと思います。

場合によっては機材を持ち込んだ方が安くなるケースもありますので、このあたりは是非ご相談ください。

 

ホテル系の場合は、イベントホールと比べると割高になりやすいですが、ホテルだけあってホテルスタッフが常駐していたり、

高級感もありますので格式のあるイベントに向いています。

ただホテルにもデメリットはあり、純粋な会場費は結構割高です。

お食事を入れたりする場合には割り引いてくれたりもしますが、要確認が必要です。またホテル手配のプロジェクターやスクリーン

などの機材は結構高いのでご注意ください。

ホテルとの交渉やコスト削減プランなどはイベント会社に外注する大きなメリットとも言えます。

 

③人件費

こちらは純粋に当日の業務を社員の方の代わりに行うスタッフの人工になります。

特殊な機材を使ったり、演出を行う場合には、専門のテクニカルスタッフなどは必要になってきます。

社員の方と役割分担をすることも可能ですし、全て任せることも可能です。

当日のスタッフ業務を外注すると全社員で参加者になれるというのは、大きなメリットとも言えます。

誰かがスタッフ業務にはまっていると、本当の意味での一体感は生み出しずらいです。

 

④制作・機材費

こちらは、イベント内容によって大きく変わります。

例えば、表彰式の映像を作りたい。会場を演出したい。などのご依頼内容によって見積もりが変わってきます。

 

GROWS イベント実績はこちら

 

イベントコンテンツのご紹介はこちら

 

制作に関しては制作の仕方などによりかなり幅があります。

イベントにかけることのできる総予算の中で会場費、人件費などを差し引いた中でご相談していくのが、賢い方法かもしれません。

ただ、予算をかければよいというわけでもありませんので、予算を抑えながら価値のあるイベントを一緒に作り上げていければと思います。

 

社内イベントはコミュニケーションの場

 

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

 

GROWSの展開する社内イベントコンテンツサイトはこちらから

 

 

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか?

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

growstoiawase

 

 

GROWS

growstoiawase