社内の記念イベント企画担当者になったら、必ず知っておきたい。種類別の目的と目指すゴールとは!?


企業が創立または設立してから、一定期間が過ぎた時には「○○社、△周年記念式典」という名目でよく記念式典が行われます。

こういった記念式典は、このような周年記念式典といった会社のターニングポイントとなる時期であれば、会社が必要と判断すればいつでも開催できるため、ある意味不定期な社内イベント企画と言えます。

そのため、社員旅行や運動会、クリスマス会といった年間行事のイベントとは一線を画し、

ちょっと特殊なイベントとして扱われやすいため、その企画担当者に突然任命されたり、

指名された暁にはかなりの戸惑いと、何からどう進めていけばいいのか迷ってしまう人が多いようです。

私たち株式会社GROWSにも頻繁にこの種のご相談やご依頼をお受けするのですが、

決まって窓口となっている担当責任者の方がおっしゃる共通のセリフがあります。

「通常のイベントと違って、ノウハウの蓄積もなければ踏襲すべき例もあまり社内にないため、どうしていいのやら・・・」

そのためにGROWSがあると言っても過言ではありませんが、

そのお悩みにお答えできる体制が当社には十分整っており、

そのノウハウの一部を今回は、通常行われる年間行事的な社内イベントではなく、

不定期に行われる記念イベントについての企画ノウハウをまとめてみました。

 

●記念イベントの種類によって違う目的とゴールを知る

記念イベントと言ってもその種類はいくつかあり、それぞれによって目的とゴールが違います。

今回あなたが担当する記念イベントが、何を目的としたもので、会社としてどのようなゴールを想定しているのかを認識して企画していくことがまずはじめの第一歩となります。

一般的な記念イベントである3つの例から、それぞれの目的とゴールを見ていきましょう。

 

① 周年記念イベント

創立や設立から数えて、区切りのいい時期に行うイベントですが、これは単なる祝いごとの社内イベントとして捉えるのではなく、取引先などとの関係性を保つ事業戦略の一つとして捉える必要があります。
そのため、出席者には社員はもちろん、ステークホルダー(利害関係者:取引先、提携先、株主など)も来賓として招待することとなりますので、これまでの歴史を振り返りながら社業協力への感意を示し、取引先などとの関係性を保つ事業戦略の一つという意味を持ちつつ、併せて会社のビジョンや未来像を内外にアピールする場と認識する必要があります。
共に発展することへの共感、変わらぬ関係といった相手への配慮を演出することがポイントとなります。

② 発表イベント

「新商品発表会」といった、自社の商品やサービスの開発や発売を記念して行うイベントですが、これはその商品やサービスのプロモートそして広告宣伝の意味合いとと同時に、自社の開発力や事業力、展開力といった総合的な組織力を、冊子や映像といった視覚に訴えるエキシビジョン方法でイメージアップを目指していきます。
従って、ステークホルダーはもちろん、対外的なプレス関係といったマスコミや一般ユーザー、場合によっては競合する同業他社も足を向けることを想定して企画をしていく必要があります。
この種のイベントでは、商品やサービスをリアルに体験してもらうための仕組みや工夫が求められ、如何にして話題性を創出していくかという点が、その後の販売に影響を与えてきますので、イメージ作りを意識したイベントを企画していくことが重要となります。

③ キャンペーンイベント

その期間だけに限ったキャンペーンを展開し、商品やサービスを通常よりも有利な条件で提供し、販売促進と知名度、認知度の向上を目指すイベント方法です。
これは完全に対外的な社外を対象としたものであり(場合によっては営業協力という名目で社内的に強制力のない要請があることもありますが)、基本的には売上の確保、ブランド力の確率、認知度の向上、シェアの拡大、場合によっては在庫処分、話題性といったインパクト狙いといったことが目的として挙げられます。
「決算セール」「歳末大売り出し」といった年間行事的なイベントであれば、ある程度ルーティンで行うことは可能ですが、スポット的に行う場合や、業界の動向など外部要因に着目して行う場合などは、どのようにして市場に告知し、ユーザーに認識させるかというマーケティング的な要素が求められます。

ここでは代表的な3つの記念イベントについて、その目的とゴールを簡潔にまとめましたが、

実際は各々の会社のおかれた立場や状況によって多少の違いは必然的に生じます。

 

記念イベントは定期的で社内向けのイベントと違い、社外向けであったり、一般向け、またはマスコミなどの取材も入る可能性があることから、通常のイベントとは違う視点で企画をする必要があります。

自社にあった最適な記念イベントを行うためにも、

専門家であるイベント会社に相談するなどのコンサルを受けながら万全を期すことも

選択肢として考えていくべきと言えます。

 

社内イベントはコミュニケーションの場

 

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

 

GROWSの展開する社内イベントコンテンツサイトはこちらから

 

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか?

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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