社内イベントを成功に導くイベント会社との打ち合わせの進め方


社内イベントを成功させたいと思うご担当者様は多くいらっしゃると思います。

そして、会社規模にもよりますが、社内イベントの実現の為にイベント会社を活用している企業様も多くあると思います。

今回は、そんなイベント会社との効果的な打ち合わせの進め方をご紹介いたします。

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社内イベントの目的・規模はどのくらいでしょうか?

今企画している社内イベントはどのくらいの規模感になりますでしょうか?

そして、その実施目的は何になりますでしょうか?

 

まず、この2要素を整理することをお勧めします。

まず規模感に関してです。参加人数によって抑える会場が大きく変わります。

実は社内イベントの一番のコストになる部分は会場費が占める割合が多いです。なので良い会場を選ぶためにもまずは規模感を確認

しましょう。また会場が大きすぎても、小さすぎても満足感を得られないものです。

次に、実施目的です。

イベント会社に実施の目的は明確に伝えましょう。

イベント会社から企画をもらったりする際に、目的をきちんと伝えていないと方向性の違った企画書、提案書になってしまったりも

します。

また企画の尖り具合も鈍ってしまいますので、是非明確に伝えてしまいましょう。

自社の風土やノリ、社員の方のモチベーションや男女比など、情報が細かければ細かいほどより企画が鋭くなります。

そして、ご担当者様の最も期待する実現したい世界観に近づけることが出来ると思います。

是非、ご担当者の思いと現状の整理をしておきましょう。

 

実現したいイベントのイメージはなんでしょうか?

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社内イベントといっても、企業様によって思い描くイメージは大きく変わってくると思います。

全社員のモチベーションや気持ちを上げるようなイベントにしたいのか、

全社員の関係性が向上するようなコミュニケーションイベントにしたいのか。

それらによってもイメージが変わってきます。

例えば、イベントタイトルの文字の色すら変わってきます。

イベント会社と打ち合わせをしていく中では、どんな空気感を作っていきたいのか、

どんな世界観を作りたいのかのイメージは考えておくとよいかもしれません。

おそらく会場の装飾や演出に一番反映してくる部分でもあります。是非色々なWEBサイトや事例を参考にしてみてください。

弊社事例のご相談はこちらから

 

社内のパワーの現状把握

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社内イベントを外注する時の最後のポイントは、

社内パワーで何が出来て、何が出来ないかを明確に把握することです。

業務をアウトソースしたいことは何なのか。

社内で行うべき業務は何なのか。

が整理できていると依頼も明確となり、双方ストレスなく業務を進めていくことが出来るようになります。

役割分担が不明確なまま企画が進んでいってしまうと、本番が近付いたところで抜け漏れが発生したり、

手配ミスがあったりと事故に繋がりやすくなります。

また、せっかくの打ち合わせの時間が無駄になってしまったりと、担当者様のせっかくの時間がもったいない状態が起こって

しまします。

社内イベントをイベント会社を使って企画運営する場合には、

細かいコミュニケーションは必須となります。

担当者様の思いを実現するためにも、イベント会社と効率よく話せる情報を整理していくことをお勧めします。

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社内イベントサポートの申込みの流れ

①お問い合わせフォームよりご連絡ください3。
弊社営業担当よりご連絡させて頂きます。
②お打ち合わせ
御社の抱える課題感、悩み事なんでも聞かせてください。
③ご提案
お打ち合わせ内容を基に企画書を作成させて頂きます。
御社の課題を解決する企画をご提案いたします。
④制作
お打ち合わせ内容を基に、企画制作をサポートさせて頂きます。
定期的にお打ち合わせやお電話、メールでのコミュニケーションを
取りながら、進めていきます。
マスターのスケジュールに基づいて制作を進めていきますのでご安心ください。

社内研修・社内イベントをデザインいたします。
現在の社内研修に満足されていますか?

「参加者の理解度が上がらない」

「参加者の満足度が低い」

等の社内研修・社内イベントのお悩みはございませんでしょうか?

GROWSでは、社内で実施している研修・イベントの再デザインもサポートさせて頂いております。

数多くの社内イベントで培った演出、見せ方から、どうすれば参加者の心に届くのか、理解してもらえるのかを御社の研修の中にエッセンスとして融合いたします。

例えば、

☑研修・イベントに映像を導入したい
☑ワークショップの最後にプチ表彰式をセットしたい
☑スライドの制作をデザインしたい
☑スマホやタブレットなど最新の技術を使いたい
☑運営の質を上げたい
このような課題も含めてサポート可能です。是非ご相談ください。

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