私が周年イベント!?担当者になったら、まず最初に知って欲しい事とは?


え?私が周年イベントの担当者?

もし自分が周年イベントの担当者に抜擢されたらどうしますか?

何から手を付けていきますか?

 

何から手を付けてよいかわからない。何をやってよいのかわからない。

そんなご担当者に周年イベントを成功させるポイントをご紹介させて頂きます。

 

周年イベントの担当者依頼は突然に

周年イベントの担当者の依頼は、社内で突然回ってきます。

もし今ご担当されている方がいるとするならば、いきなり頼まれませんでしたか?

周年イベントは、毎年行われる社内企画ではなく、何年かに一度の企画の為メインとなる担当者がいないというのが、

その大きな要因です。

そして、特に総務・経営企画の方が担当するケースが多いのではないでしょうか?

また、その中でも比較的実務は若手の社員が行うというケースも少なくありません。

 

そんな突発的に依頼を受けてしまうことになる周年イベントは、社内にナレッジも構築されておらず、

誰に何を聞いてよいのか分からずで苦戦することが多いことを良く耳にします。

 

しかし、せっかくの周年イベントであり、せっかっく担当者を任命されたのであれば、

成功させてやろう!成功させてみたい!

そう思う方が圧倒的に多いはずです。

是非、今回の記事を参考にしていただければと思います。

 

周年イベントの目的

 

 

周年イベントというのは、どんなイベントなのか、目的を整理しましょう。

代表的なものとしては、記念式典や懇親パーティーなどがイメージしやすいかと思います。

 

周年イベントは、全社員や仲間が一斉に集まるとても貴重な1日になります。

何十年に一度の会となるので、それだけでも気合の入り方は変わってきますよね。

 

社員の皆さんに会社からの感謝を伝えたり、ビジョンを浸透させたり、社内のコミュニケーションを深めたりと

企画次第でこの節目のタイミングはとても良いきっかけを創り出すことが出来るのが周年イベントの良いところです。

また、最近ではエンゲージメントという言葉も広がってきていますが、企業のインナーブランディングが、IRにも大きな影響をもたらすと

いう考え方も広まってきています。

つまり、企業ブランディングの一つとしても周年イベントを活用することが多くあります。

 

自社の過去・現在・未来を繋ぐ1日として、とても重要な目的・意義のあるイベントなのです。

 

企業のブランディングとその効果

企業のブランディングとは、どのようなことでしょうか?

 

社会的な自社のイメージを高める。

難しい言葉でいうとこういうことかもしれません。

もっと簡単な言葉で表現するならば、「あの会社って〇〇な会社だよね」

と他社から、世の中から思われるということかと思います。

企業のブランディングの成功例としては、皆さんもよくご存じのスターバックスなどが分かりやすいかもしれませんね。

ここでは、スターバックスに関しては割愛させて頂きます。

 

企業のイメージというものには、どのようなことが形成要素になるのか。

それは、事業の営業活動はもちろんのこと、採用活動、CSR、社内コミュニケーションなどが挙げられます。

 

会社の信用が高まると何が起こるのか?

信用が高まると資金の調達がしやすくなる。株式の上場などはとても分かりやすい例ですね。

良い人材が採用しやすくなるというような効果もあります。

もちろん、社会性が高くなればなるほど会社の信頼は上がりますので、この会社で働けて良かったと思う社員の数も多くなり、

モチベーションの向上も期待できます。

 

その為企業ブランド力を高めるという観点で周年イベントを活用することが多いのです。

 

周年イベント設計の最初の一歩

周年イベントの担当者になったら、まずやること。

それは、2つです。

  • 目的の設定
  • 情報の整理

まず、この2つに集約されます。

まず、一つ目に当たる目的の設定に関してです。

このイベントは、誰から誰に何を伝えたいのか?

誰にどうなって欲しいのか?

などを設定する必要があります。これからの設定があいまいになるとイベント自体のメッセージがぼやけます。

シンプルに考えると、外部のお取引様への感謝なのか。内部の社員への感謝なのか。

が一番わかりやすい考え方かもしれません。

 

社外向けのイベントであれば、

これまでの過去のお取引への感謝、これからの将来性を示す良い機会となり、

マーケットの変化や事業環境の展開などを世の中に発信する最大の機会となり、将来的な顧客の獲得や取引の拡大などが期待できるようになるかもしれません。

 

逆に、社内向けのイベントであれば、

会社の沿革を共有し、会社の成り立ちを共有したり、自分の仕事を振り返ったり、仲間を称え合ったりと、

これまで、今、これからの会社を繋ぐ要素が強くなるかもしrません。

社員に伝えたいメッセージなどを構築し、発信する良い機会にもまります。

 

2つ目の情報整理です。

目的などに近づく部分はあると思いますが、

自分の会社が、これまでどのようなストーリーがあったのか?

まずはこの情報を整理することが必要になります。

  • 年表の整理
  • ターニングポイントやキーとなったエピソード
  • 社長の歴史の整理
  • 社員数や業績の変遷
  • 世の中やマーケットの変化の動き
  • 当時の社内で発信されたメッセージ

などを整理していくことを同時に進行していきましょう。

これらの情報は、様々な制作物にも活用できますが、それ以上に会社の歴史を整理することで、

イベントに参加する社員全員に共通の情報を伝えることが出来、社歴の浅い方にも正しく共有が可能になります。

また、未来を設計する上での情報としてもとても価値のあるものになってきます。

 

同時に未来に対する情報整理としては、

  • 今の会社の課題
  • これからのマーケットの変化予測
  • 自社のこれからのビジョン・ミッション
  • 事業プラン

これらを社長や経営企画の方にヒアリングなどをしてみましょう。

ここまで情報整理できれば、下準備としては、ほぼ完ぺきともいえるでしょう。

 

周年イベントのキックオフ方法

 

 

ここまで情報の整理が出来たならば、もう50%は見えたといってもよいかもしれません。

次にやることは、「プロジェクトメンバーの編成」です。

執念イベントは、たくさんの情報が必要になります。

担当者一人で全てを収集するのは、かなり大変ですし、全体への巻き込み力も同時に落ちてしまいます。

それらを防ぐために各部署からの代表者などを招集しプロジェクトチームを作ることをお勧めします。

 

プロジェクトチームはなるべく、色々な部署、年代、役職などをちりばめることで、より活発な意見交換となります。

そして、様々な意見が出ますので、今の会社の状況の把握にも偏りがなくなり、結果的に企画の方よりも減ってきます。

 

プロジェクトメンバーが編成されたところで、お勧めはイベント会社に一度相談してみることをお勧めします。

その理由としては、イベント会社は多くの実績などを保有していますので他社のイベント事例や費用感などを伺うことが出来ます。

もちろん弊社GROWSは大歓迎です!

 

実績ご紹介ページはこちら

 

なぜこのタイミングが良いかというと、例えば映像の制作、企画、会場の装飾、会場選定など周年イベントでは、

準備していく項目も多くあります。自社で内製するにせよ、外注するにせよ効率よくプロジェクトを進行させるために、

一度プロの意見を聞いておくことは、価値があります。

そのタイミングはなるべく早いタイミングの方が企画の方向なども修正しやすいかと思いますし、

ご提案させて頂くイベント会社側も余裕をもってご提案できるため双方にとって良い効果を得ることが出来ます。

 

会場探しも同時に進めましょう。

 

 

イベント会社への相談のタイミングでも大丈夫ですが、会場の選定も同時に進めていく必要があります。

予算の算出、企画設計には、どの会場を選ぶかで大きく変わっていくものがあります。

また、会場の空き状況や下見などを繰り返すと意外と時間がかかってしまいますので、早めに動くことをお勧めします。

 

こういった会場検索に関してもご相談いただければ候補となる会場をピックアップさせて頂くことも可能ですので、

一度ご相談いただければと思います。

 

いかがでしたでしょうか?

周年イベントのご担当者になったら、まず最初に知って欲しいことをピックアップさせて頂きました。

実際に準備を進めていく中では多くの分からないことがあるかと思います。

その当たりは、全てGROWSでサポートさせて頂きます。

まずは、ご相談ください。

 

社内イベントはコミュニケーションの場

 

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

 

GROWSの展開する社内イベントコンテンツサイトはこちらから

 

関連サイト:社内イベント大学

 

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか?

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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