絶対に作っておこう。イベント当日を成功させる運営マニュアルとは。


イベント運営マニュアルとはご存知でしょうか?

社内表彰式、社内運動会、社内接客コンテストなどなど、企業内では様々なイベント企画が動いているかと思います。

そして、おそらく担当者なら一度はこんなことを言われたことありませんか?

「あれどこにあるんだっけ?」

「これどこにおいたらいい?」

「聞いてないんだけど」

「何時に会場に行ったらいいの?」

 

そう、社内イベントの担当者は、通常業務にプラスしてイベント業務を行ったりする場合が多いので、

実は結構準備に忙しいのです。

そして誰にスピーチをしてもらうとか、社長の予定の変更だとかで、関係各所の

社内調整が必要だったりもするので、かなり多くの業務が短い期間の中に集中するのが一般的です。

今回は、それら課題を可決するイベント運営マニュアルというものをご紹介させて頂きます。

 

運営マニュアルを作る価値とは

社内イベントには、全社員が関わってきます。

全社員が集まるイベントというのは、1年に一度だったり、年でも数えるほどしかなく、

とても大事な1日になります。社長などもその日が近づくにつれて、興味も増えていきます。

なにより多くの仲間が楽しみにしている企画ですから、失敗する訳には行きませんよね。

ご自身のプライド的なものもあるかもしれません。

 

本題に入る前にですが、筆者も実は以前はいち企業の社内イベントの担当者をしていました。

やはり本番日の緊張感は今でも覚えていますし、準備期間のバタバタ具合も忘れられません。

あの時の経験があったから、今があるんだよなぁ。という思いと、あの時にもっとしっかりとイベントを

構築するスキルがあったならと反省の点もあります(笑)

一番苦労したのは、引継ぎでした。前任者から引き継ぐとき、そして自分から後任に引き継ぐときがとても

苦労しました。

1年に一度しかない社内イベントを引き継ごうとすると、

1年目は後任者と一緒にやるケースも多いのではないでしょうか?

それですと、人件費コストは2倍かかってしまいますし、非効率です。

かといって、丸投げもできない。

社内イベントを引き継ぐときの難しさを覚えています。

 

話を戻します。

イベント運営マニュアルを作る価値についてですが、

価値を感じる為に一番簡単んな方法は、去年の資料を確認する時です。

例えば、昨年の社内イベントのフォルダを開いてみましょう。

ファイルがきちんと整理されていますか?ファイル名がパッと見て、何の書類が分かるようになっていますか?

どんなタスクスケジュールで企画を動かし、当日誰をスタッフとしてお願いし、どんな映像を作って、

どんな備品を買ったか?当日どんなオペレーションだったのか?

そして、それらファイルや情報が誰が見ても分かる状態になっていますか?

 

こういった情報が綺麗にまとまっていれば、

イベント運営マニュアルを改めて作成する必要はないかもしれません。

そこで、イベント運営マニュアルを作成する価値の一つは、情報の整理です。

イベントマニュアルが整理されているだけで、圧倒的に作業効率が上がります。

公認への引継ぎも楽です。

 

そして当然ですが、

当日の情報が正しく整理されていれば、当日の混乱の可能性は少なくなりますし、

当日が安定的に運営が可能になります。

そしてよくある、「どこに何がるのか?」などの質問量も減り業務がとても軽くなる高kがあります。

社内イベントは通常業務ではない為、一時的に集まったらプロジェクトチームでの運営や、

その日だけのチーム編成だったりもするので、情報の共有が難しいことも特徴的です。

いかに、担当者(私)しかわからない状態を減らすことが出来るかが、イベント成功のポイントでもあり、

イベント運営マニュアルの価値でもあります。

 

イベント運営マニュアルの作り方

特に作り方等が決まっているわけではないので、自分の作りやすい方法で作るのが良いかと思います。

ただ、どんな情報がいつ追加されるのかなどが分からないので、ページを増減できるようなフォーマットを

お勧めしています。具体的にはパワーポイントを使用するケースが多い思います。

 

イベント運営マニュアルは、当日に携帯するという側面もあるので、分厚くなるものはお勧めできません。

情報は端的に必要なことのみを記載します。たまにとても分厚いイベント運営マニュアルを作成するイベント会社

等もありますが、作って満足とならぬよう、携帯性なども考えて作成していくようにしましょう。

そもそも、分厚くなればなるほど読まなくなります・・・。

主に記載していくことは以下です。

  • 開催概要(開催時間や会場情報、開催の趣旨など)
  • 当日の全体タイムスケジュール
  • 当日のプログラム詳細
  • 会場のレイアウトと備品配置
  • 当日のスタッフの役割と動き方
  • 情報のルート(当日の体制図)
  • 備品リスト

等が主にあげられます。

例えば、全体タイムスケジュールというのは、このようなものです。

1日を通して、誰が何時に会場について、何を行うのか。

当日の準備は何時に始まり、何時終わるのかなどを記載し、全員が共有できるものです。

また、体制図とはこういうものです。

例えば、こちらは弊社がサポートさせて頂いたイベントでの体制図となっております。

誰が何をやるのか、情報のルートを整理します。

こういった情報を整理することで、当日の混乱は避けられ、円滑に現場を動かすことが可能になるのです。

 

イベント運営マニュアルを制作するのは大変?

なかなか時間がない・・。

イベント担当者様の本音ではないでしょうか。

そのような時は是非、GROWSにご相談ください。運営間にゃ売るの構築はもちろん、当日の運営のサポート。

その他制作物の代行までトータルでサポートさせて頂いております。

もちろん、運営マニュアルの制作などのポイントでのサポートでも全然大丈夫です。

私たちGROWSは、多くのクライアント様の社内イベントを成功に導いています。

 

ご担当者様の負担を軽減し、当日のクオリティをさらに上げる。

私たちの価値はそこにあると信じています。

 

是非、ご相談などございましたら、ご連絡ください。

 

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GROWSでは、「会社行事.com」という、社内イベントの企画コンテンツサイトを運営しています。

是非、こちらも併せご覧ください。

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