社内イベントの強制はしたくない。

だけど、自由参加で社員が集まらなかったら不安……。

社内イベントの担当者や幹事が悩まされる、あるあるですよね。

 

自由参加でも社員を集めるには、ちょっとしたコツがあります。

ストレスなく人を集められる、社内イベントの作り方をみてみましょう。

 

社内イベントを自由参加にする3つのメリット

社内イベントを自由参加にする。これまでにやったことがない場合、本当に大丈夫なのか、不安になりますよね。

ですが、自由参加には大きなメリットがあります。
迷っている経営者様、担当者様のために、3つのメリットをご紹介します！

 

「イベントを企画しやすくなる」

社内イベントが全員参加の場合、参加者すべてが満足のいく内容にしたいと考えるのが一般的です。しかし、実際には全員へ同じ楽しさ、喜びを届けることは難しく、宿題が残ってしまうケースも多いでしょう

その点、自由参加型の社内イベントなら、内容に興味のある社員だけを集められます。
そもそも乗り気でない相手を楽しませるのと、参加したい人を楽しませるのでは、ハードルの高さが大きく変わります。その結果、満足度も高くなるでしょう。

全員参加ではやりづらい企画も、遠慮なく開催できるというメリットもあります。
今回は身体を動かしたい社員向けのスポーツイベント。次回はインドア派の社員のための観劇イベントなど、対象を絞っての開催が可能です。

 

「意欲的な社員が一目で分かる」

社内イベントを自由参加にすると、いつも参加してくれる意欲的な社員をすぐに見つけられます。もちろん、イベントに参加した、しないで待遇に差をつけるのはNGですが、愛社精神のある社員とは、積極的に仕事をしたくなるものですよね。

社員が会社のことをどう捉えているのか、社内イベントはそれを知るためのツールにもなります。
「会社のことをどう思っているのか分からない……」
それなら、社内イベントへの参加の可否や、参加中の様子でたしかめてみましょう。

 

「不参加の社員から次回の傾向を探れる」

自由参加イベントの場合、不参加の社員も当然出てきます。この時、ただ出欠を取るだけでなく、参加しない理由を聞いておくと、今後のイベント企画時に役立ちます。

この時、
「理由を記入してください」
と書いてしまうと、用事がある、といった簡単な言葉で返されてしまうため、選択肢をいくつか用意して、選んでもらうようにしましょう。

内容に魅力を感じなかった
終業後や休日のイベントは参加したくない
子どもがいるから参加できない
以前参加して面白くなかった

など、複数回答できるようにしておくと、不参加の理由がよく分かります。

 

最後に、
「こんなイベントがあったら参加したい、という希望があれば教えてください」
等の質問を用意しておくのもおすすめです。

不参加者の意見が、新しいアイデアにつながりますので、しっかり声を拾っていきましょう。

 

社内イベントに参加したくない社員の本音

「社内イベントには参加したくない」

若い世代を中心に、そんな声が広がっていますが、その本音はどうなのでしょうか？

実際の意見をもとに、探ってみたところ、参加しない理由が見えてきました。

中でも特に多かった、3つの声を紹介します。

 

本音1：上司に気を使うのが嫌

イベントであっても、社員と上司の立場は、そう簡単には変わりません。
普段から上司に気を使って働いているような場合、気遣いの時間が長くなるだけ……という印象になってしまうようです。
このような場合は、年代で席を分けたり、部署をシャッフルしたりすると、気分転換できます。

 

本音2：イベント自体が楽しくない

当たり前ですが、内容が楽しくないイベントでは、当然参加したくなくなります。
イベント内容は、企画側の努力で変えられる部分です。
「古いしきたりをずっと続けている……」
というような場合は、一度中身を見直してみましょう。

 

本音3：自分の居場所がない

表彰式や会社の式典などは、長く働いている人にとって、さまざまな相手に会える貴重な場です。
一方で、入社したばかりの社員にとっては、周りは知らない人ばかり。
輪に溶け込めないケースもあるようです。
初対面同士でもリラックスして参加できる、雰囲気作りも重要だと言えます。

 

自由参加でも人を集めるための4つのテクニック

それでは次に、社員の本音の声に耳を傾けながら、自由参加イベントへ人を集める方法をチェックしてみましょう。

参加してもらうには、社員目線に寄り添うのが一番。
用意周到な準備で、参加するだけ損……という考えを、参加しなければ損！に変えてあげましょう。

 

「社員目線で参加したくなる企画を考える」

イベントの参加者を増やすなら、やはり企画が第一です！
お金を払ってでも参加したい内容や、自分でお金を払うのはちょっと……と迷うような内容を、会社の経費で計画できるのは、社内イベントならでは。

特別な食事や企業単位でなければ借りられない会場、芸能人や著名人のゲスト司会や講演会など、他社でやっていたら羨ましくなる、そんな企画を実行してみましょう。

事前にアンケートを取って、参加してみたい社内イベントを聞いておくのも良い方法です。

「会議を行ったけれど、アイデアに限界が来てしまった」
という場合は、弊社のようなイベント会社へ、ご相談ください。

これまでに行ってきた斬新なイベント内容や発想で、ご希望に沿った提案をいたします！

 

「参加のハードルを低くする」

社内イベントの参加率を上げるなら、気軽に参加できる企画を用意しましょう。

Zoomなどを使用してオンラインイベントを行う。

食事会場へ移動するのではなく、社内でケータリングを利用する。

会社の営業時間内に、イベントを開催する。

といった配慮を行うと、参加しやすくなります。

「会場へ足を運ぶ時間が気になる……」
という社員が多い場合は、オンラインや社内開催で悩みを解決。

「休日に参加するのはちょっと……」

そんな意見が多いなら、平日昼間に開催してみましょう。

 

ホテルやホールなどの会場を用意しなくても盛り上がるのか、不安の声が多いのですが、どのような会場であっても、事前の準備やあっと驚く演出、楽しい企画などで、がらりと雰囲気を変えられます。
会場代が浮く分、食事やお土産などへ予算を多く取れる点もメリットです。

 

「不利益が出ないようにする」

社内イベントへの参加で、不利益が出る場合。
当然、参加を控える社員が増える結果になります。
逆に言えば、この不利益を利益に変えることで、参加する人数を増やすことも可能です。

イベントの日にはきちんと給与が発生する。
拘束時間が長い場合は、それに応じた手当てが出る。
イベントの中で得られる商品や賞金がある。
お金では買えない特別な体験や学びの場が用意されている。

このような気遣いができていれば、参加した方が得になるため、出席したい社員が増加します。

「参加しなかった人へもサポートを」

 

自由参加の社内イベント。
だからといって、参加しなかった人にはまったく触れないでは、ますます参加が遠のいてしまいます。社員へのプレゼントを用意した場合は、不参加の人の手にも届くようにしましょう。

この時、実際に参加した方がより良いプレゼントを受け取れるようにしておくと、次回以降参加してみようかな、という気持ちにできます。

当日の様子をかんたんにまとめたプリントを用意して、次回参加を楽しみにしています！といった言葉を添えるにも効果的です。

 

まとめ

社内イベントへ意欲的に、楽しみながら参加してほしい。
それなら、強制参加ではなく、自由参加にしてみませんか？
やらされている感がなくなり、その場の雰囲気を軽くできます。

今回紹介したテクニックを抑えておけば、自由参加に舵を切っても参加者を集めることが可能！

参加者の年代、興味に合わせて、さまざまな社内イベントを、開催してみてください。

最近ではオンラインイベントが多く開催されています。ZoomやYoutubeなどのシステムを使うことで新しいコミュニケーションの体験を作ることも可能です。

是非、ご相談くださいませ。

 

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

 

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