2024.04.25
【表彰式・懇親会】予算は少ない！でもイベントのグレードアップを目指したい！ナレッジをお伝えします
イベント会社が考える社内イベントの企画コンペのメリットとデメリットと主催のポイント
こんにちは。
今回は、社内イベントのおける企画コンペのメリットとデメリットについて解説したいと思います。
そもそも企画コンペとは
まず、前提となりますがコンペとはご存知でしょうか？
もしかしたらちょっと似ているかもしれませんが、合い見積もりとも言いますでしょうか。
ある一定の概要を企画会社に送り、それに対しての提案を基に企画会社を選定する手法です。
相見積もりとは違い、価格だけでの優劣だけではなく、企画内容、サポート内容など総合的に判断します。
企画コンペ開催のスケジュール
コンペはいつ頃開催するのが良いのでしょうか？
本番日から起算して、遅くとも半年前にはコンペを開催したほうが良いでしょう。
コンペ開催時期は会の趣旨やボリュームによっても違ってきますが、早めに仕掛けられるのであれば、早めに仕掛けたほうが賢明です。
コンペで依頼する会社が決まった後には、実際に企画を練りこんでいく段階に移ります。
コンペ開催が遅れるとその分、作りこみの時間が短くなっていってしまうのです。
そして、コンペ開催するためには、どの会社にコンペに参加してもらうかの選定、概要作成など事前に決めることもたくさんありますので、
8か月くらいを目途に遅くとも選定を進めていくとよいかと思います。
概要作成のポイント
まず、開催にあたって一番大事なことは、概要づくりです。
企画コンペですので、概要があいまいな状態でコンペを開催してしまうと企画にもばらつきが大きく出てしまい、
比較検討が難しくなります。
企画の目的や狙いなどのソフトな部分だけでなく、ハードの部分の概要も可能な限り整理しておくと、
より高い精度の企画コンペが開催可能になります。
概要書の項目としては、以下です。
- 開催の目的・趣旨・ゴール
- 日程
- 会場
- 開催時間
- 参加人数・ターゲット
- 昨年のプログラム（あれば）
- 昨年のイメージ写真など（なければイメージの近い写真）
- 会場見積り（会場予約が済んでいる場合）
- 依頼したい項目 （ 例) 企画・制作・当日運営・映像制作 など）
- 社内スタッフの用意の可否
- コンパ開催の目的
- コンペ資料の提出方法・期限等のルール
最低限このあたりは情報整理をしておくと、とても話がスムーズになります。
コンペを開催した際には、各イベント会社から上記のような質問はほぼ100％発生します。
事後のやり取りをスムーズにする意味でも情報の整理を進めておきましょう。
昨年、過去の情報はコンペの際にご用意するかのご判断はあるかと思いますが、
過去どうやっていたかを共有することは、新しい企画を考えるうえでも参考の資料として役立ちます。
ご用意を検討してみてはいかがでしょうか？
企画コンペ参加企業の選び方
概要の用意が出来たら、どこの会社にお声掛けをするかを決めましょう。
あまり多くの企業に声掛けしても取りまとめが大変になり、且つレクチャーに時間がかかります。
コンペの実施の方法にもよりますが、多くても5社、もしくは3社くらいに絞ってからお声掛けをすることをお勧めいたします。
お声掛けする際にはなるべく実績の豊富なイベント会社を選ぶことをお勧めします。
実績が豊富ということは、他社事例や得意分野が明確になっている場合が多い為お勧めです。
ちなみに、GROWSは社内イベントが大得意です。
実績はしっかり確認することをお勧めします。
次に会社の業界におけるポジショニングです。
イベント会社は得意分野が明確に分かれます。
例えば、企画は行うが制作部門は自社で持っていない会社、企画は弱いが制作が強い会社、
機材を持っている機材系の会社など。
あと、代理店的な動きをする会社などもあります。
例えば、普段は広告をメインにやっている会社がイベント企画も手掛けている。
など様々なケースがあります。
イベント会社の抜粋の難易度は高いかもしれませんが、ここはしっかりと吟味しましょう。
GROWSも掲載されていますが、こういった照会サービスを使ってみるのも一つの手段かとおもいます。
（GROWSには是非お声掛けくださいね（笑））
コンペの開き方
最後にコンペの開催の仕方です。
参加企業が決まっていよいよコンペ開催です。
開催の仕方は大きく2パターンあります。
①各社個別に行う
②合同で行う
それぞれメリットデメリットがありますので、自社に合う方を選んでいただければ問題ないかと思います。
①各社個別のパターンですが、メリットはしっかりと会話をしながら内容を双方確認が出来利点が何よりのメリットです。
逆にデメリットとしては、時間がかかります。個別開催の場合はなるべくアポイントを調整し1日に集約するようなスケジューリングが良いかと思います。
②合同で行うパターンは、①と逆です。時間的効率は高いです。逆に個別での会話は難しくなってきます。
ただ情報の公平性なども考えるとこちらもありかと思います。
合同開催で行う場合は、事前に情報の整理をしっかり行い、質問の出ない形をとった方が良いでしょう。
質問が各社から多く出てくるとタイムアップというようなケースにもなりかねません。
最後に
いかがでしょうか？
今回はコンペの開催の仕方についてご紹介させて頂きました。
コンペ開催にはメリットがあります。新しい企画を取り入れることが出来たり、新しい会社と出会うことが出来たり、
会がレベルアップするきっかけになったりと良い点はたくさんあります。
ただ逆に、デメリットもあります。
社内イベントの特性的なところもありますが、何回か一緒にイベントを作り上げていく中で社風やトンマナが双方分かってくることも多くあります。
毎回コンペ形式を行うとそのナレッジが蓄積されない為、非効率も生んできます。
コンペ開催のタイミングはよく吟味頂いた方が良いでしょう。
GROWSでは、社内イベントを中心としたイベント企画・運営をサポートさせて頂いております。
社内イベントに関しての課題感など感じた際には是非一度ご相談ください。
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よろしくお願いします。
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