2024.04.20
【社員総会】社内イベントが大変だ！準備に困っていませんか？その悩み解決します
会社行事担当者が確認すべき5項目を公開。これでイベント価値向上間違いなし
会社行事の担当者様に必見の情報です。
今回は、会社行事を担当する皆様に確認すべき＆意識すべき項目5項目を公開いたします。
会社の社内行事を企画し実行するには、多くの解決すべき課題があります。
おそらく今、会社で動いている社内行事も同様にそれら課題を解決して今に至ると思います。
早速ですが、まず一番大事なこと
単刀直入にお伝えすると、第1回を失敗に終わらせないということです。
企画が社内承認され、実行する際に最も心がけることです。
どんな企画も最初の立ち上げはものすごく莫大なパワーがかかります。
当たり前の話なのですが、第1回が失敗に終わってしまっては、第2回はありません。
しかも会社行事の多くは、社員同士のコミュニケーションの向上や会社ロイヤリティを上げようなどという、
比較的時間のかかる課題感に対しての施策だったりします。
第1回で終わってしまっては意味がありません。
まずこの第1回を失敗に終わらせない。を念頭に成功に導くポイント5項目をお伝えします。
①企画趣旨
企画趣旨は明確に定義されていますか？目的が本筋の経営課題とぶれていると、その企画が成功する確率、
現場からの共感は下がります。
まずご自身の企画趣旨＝課題感が的を得ているのかを確認しましょう。
主観的な情報だけに惑わされずに、ES調査や顧客満足度調査、現場ヒアリングなどの実態調査を
事前に組み込むことで、ヒットが出やすくなります。
②ターゲットの明確化
その企画は、誰の為に実施しますか？
趣旨とリンクしてきますが、そのイベントは誰が喜びますか？
このターゲットを尖らせれば尖らせるほどメッセージが尖ります。
例えばターゲットは社員、アルバイト。というような大枠ではなく、
25歳までのアルバイト、20代男性の社員、平成生まれの社員などと、よりターゲットを絞りましょう。
もちろん、ターゲット以外の方も参加するので、偏りすぎはNGですが、
最もボリュームとなる層のヒットしやすいようなメッセージ設計や、企画を考えましょう。
若手社員向けであれば、伝えたいことは同じでも少しテイストを柔らかくした方が伝わりやすいですし、
映像を作る際なども身近なものに寄せていった方が伝わりやすくなります。
③会場を選ぶ
どこでやるかもとても大事な要素です。
可能な限り、社内の会議室や研修室はやめましょう。
予算を割いてでも外部会場をお勧めします。何故なら会社行事に大事なことは特別感です。
非日常感を作ることです。
外部会場を使うだけで、参加者の心に変化が起きます。
もちろんよさんの関係で社内での実施が板しかない時もあるかもしれませんが、その時も演出を変えたりと
工夫をしてみましょう。
④プログラムを詳細まで作る
意外と忘れがちなのが、プログラムづくりです。
誰が、どのタイミングで登壇して、何を話してもらって、終了時間は何時で。
などと時間管理を徹底しましょう。
参加者がストレスに感じるのは時間通りでないということです。
決めた時間に始まり、決めた時間に終わる。
当たり前ですが、この当たり前が良いイベントを生み出します。
同時に当日の役割分担まで決めましょう。
例えば、タイムキーパー、司会進行、照明係、映像係、パワーポイント操作係など
より当日がイメージできるようになります。
⑤投影資料にはこだわる
文字が小さくて見えない、誤字脱字がある。などこれも当たり前かもしれませんが、
イベントの準備はどうしても前日までかかるケースが多くあります。
結果として確認が不足してしまったり、若干作り込みが甘くなってしまうようなこともあります。
これらを最後までこだわることは運営側の仕事だと我々は考えます。
もちろん、しっかりとした資料を作り上げる事がゴールではありませんので、より伝わる資料作りを意識しましょう。
パワーポイントを作る際にも文字フォントの大きさも、企画資料とは違い大きい際にした方が参加者へは伝わりやすくなります。
意識した資料作りをしましょう。
会社行事はお任せください。
いかがでしたでしょうか？
これら確認項目・企画要素も含めて実行するのは、時間がかかるのと同時に、難易度が高くなります。
今回の確認事項とは、別になりますがあとは、いかに現場を巻き込むか、情報をポジティブに落とし込んでいくかが求められます。
事前の広報actionの設計も実はとても大事になります。
GROWSでは、会社行事にまつわるトータルでのサポートをさせて頂いております。
是非、ご相談いただければと思います。
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