意外と簡単。社員教育マニュアルの作り方をお伝えします。

皆さんの会社には、新人教育マニュアルはありますか？

壮大なマニュアルから簡易なマニュアルまで様々な種類のものがあると思いますが、

何かしらのものがあるのではないでしょうか？

 

しかし、それって活用されていますか？

の質問には意外と疑問符がついてしまうケースあるのではないでしょうか？

今回は、意外と簡単で効果的な社員教育マニュアルの作り方と考え方をお伝えしたいと思います。

 

なぜ新人教育にマニュアルが必要なのか？

新人教育を行う絵でマニュアルが必要になってくる理由は大きく言うと3つ挙げられます。

  • 共通の基準までの成長をなるべく早く促すため
  • 個人のスキルやパフォーマンスだけに頼らずに俗人化させない
  • 基準を明確にする

列挙しだしたら、きりがないかもしれませんが、まずは大きくこういったことが考えられます。

皆さんの会社ではどのような目的でマニュアルが作られているでしょうか？

 

先輩を見習って仕事を覚える

習うより慣れろ

 

こんな世界が実はあります。

これは決して間違っているわけではありません。

しかし、今ある業務、全員が行っている業務がより短い時間で習得していくことにＮＧを出す会社はないと思います。

10時間かけて覚えている仕事を5時間で覚えることが出来るようになり、それが年間10人であれば、

5時間×10人×時給（仮に2000円）＝10万円の経費削減効果を生み出します。

これが、労働集約型の飲食店や小売店などであれば、この人数の掛け算がアルバイトになり、何千万という削減効果を得ることが

出来るようになるのです。

これだけでマニュアル整備をすることの価値はあると考えることが容易に想像されます。

 

効率的なマニュアルづくりの考え方

もちろん端から端まで作り込まれたマニュアルというのは、一つのかたちとしては、ありかもしれません。

しかし、多くの企業や中小企業、店舗で細部までマニュアルに落とし込む、作り込む、徹底するのは結構難しいです。

そもそも担当者がいないですとか、コストがかけられないですとか、様々な理由でマニュアル整備はやりたいけどできていない

という企業が多いのではないでしょうか？

そんなときに活躍する考え方です。

最低限これだけあれば、何とかなるマニュアルはコレです。

  • 新人業務マニュアル
  • 先輩ナレッジマニュアル

新人業務マニュアル

新人に最初に教えたいことを簡単にまとめましょう。

マニュアルの基本的な考え方としては、基本見ないということです。

皆さんもテレビを買って、マニュアルをじゅどくしてから使う人は少なくないですか？

スマホを新しく買い換えたときに、いきなりマニュアルを隅々まで読みませんよね？

良くセットアップマニュアルのようなものが家電などについていますが、

これと同じです。

つまり、新人用のセットアップマニュアルだけあればまずはスタートできます。

例えば、

ハウスルール、会社のルール、請求書発行のルール、接客の流れ、など。

最初の3日間くらいにおぼえてほしいことだけ列挙してみましょう。

最初のこれだけあればまずは大丈夫です。自走しだします。

自走しだしてしまえば、その後にマニュアルはあまり活用されません。

それよりも先輩に聞いたり市ながら学んでいきます。

 

最初の目的と矛盾しているのではないか！と思う方もいるかもしれません。

新人社員も先輩社員も基準を揃えていく為にはマニュアルは必要です。これは優先順位として次のステージになります。

個のステージの企業に大事なことは、マニュアルの「検索性」です。

頭から終わりまでを完璧に作る必要はありません。

知りたいことが知れるように検索できるようになっていればＯＫです。

 

分からないことがあっときに調べる。

調べることのできる環境を作ってあげることがマニュアルにおいては最終的に大事な役割です。

 

先輩ナレッジマニュアル

会社の先輩で高い業績を出している方にインタビューを行い、何をやっているのから高い業績になっているのか

などを聞き出してみましょう。

そのエッセンスが引き出せるだけでも伸び悩んでいる社員には効果的なマニュアルになります。

 

弊社では、こういった映像も作っています。

表彰式をより効果的に活用する演出。密着ナレッジ映像を制作しています。

 

映像を作るのが難しいなぁという場合はテキストでもＰＰＴでも大丈夫です。

先輩のナレッジをまとめてみましょう。

これこそが生きたマニュアルになっていきます。

 

最後に

マニュアルを作っていくうえで大事なポイントではあるのですが

１００％を目指さないということです。

マニュアルは現場で生かされてこそ意味があります。

生かされないマニュアルほど無意味なものはありません。

なので、大事なのは、完成度の高いマニュアルよりも、スピード感と常に更新できるような柔軟性です。

現場のオペレーションは日々変わります。

経営環境が目まぐるしい中なのでしょうがない部分だと思います。

 

ＧＲＯＷＳでは、企業様のマニュアル制作をサポートしています。

これから作りたい。

更新したい。

もっと現場に根差したまにゃうるを作りたい。

もし、そんなお悩みがございましたらご連絡ください。

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