イベント担当者が確認すべき会場のアレコレ。後悔しない為のチェックポイントとは!


私たちGROWSは、様々なイベントの企画運営を行っています。

イベントの基本としてやはり、会場選びが大事です。

どんな会場なのか!?によって、当日のオペレーションがやりやすいのかやりにくいのか。

参加者が参加しやすいのかしずらいのか。

もっと言うと、会場によってスペックが違う為、必要機材が違ってきます。

結局追加機材が必要になり予算が上がってしまった・・・。

こんなびっくりするようなことさえ起こる可能性があります。

実際に会場費は安価でリーズナブルなのですが、付帯設備の費用がびっくりするほど高く、

結局割高になってしまったという声はよく聞きます。

コストの話だけではなく、会場によって表現できること、しずらいことなどがあるのも事実です。

会場を決めてしまうと、キャンセル費も発生してきたりしますので、会場選びは慎重に行きたいところです。

しかし!会場予約は先着順

そう。会場予約は先着順なのです。

いい!と思い申し込んだ順に予約が進んでいきます。つまりもたもたしているとなかなか会場を決めることすらできなくなってしまうのです。特に受容期と呼ばれる4月や10月は非常に取りづらくなっています。

早いところは1年前や半年前から会場おさえをしていくのが常套手段でもありますので、ドキッとした方は早め早めの行動を意識していきましょう。

そんな会場選定ですので、一度ネットで検索して、下見に行くと思います。

その下見の際に確認すべき項目をご紹介します。

一度の下見で抜け漏れなく確認が出来れば、その後の決定のプロセスもスムーズですよね。

ibenntokaijyou

備え付けのプロジェクター

まずプロジェクターの有無を確認しましょう。

会場にプロジェクターがある場合、どこから投影するのかの確認が必要です。
ステージ上の人物に光が被らないか、まぶしくないかを確認します。

また、プロジェクターが経年劣化していて、光の強さが下がってしまっている場合があります。その場合、プロジェクターから映し出

される画が映えないことがあるので注意が必要です。

備え付けのスクリーン

スクリーンが会場にすでにある場合、サイズがポイントになります。

ステージ上の人物と被らないか、後方席からも見やすいかを確認します。

既存のスクリーンが不満の場合は、スクリーンを外部から持ち込むことを検討する必要があります。

スクリーンの横と縦の比率が16:9か4:3かも確認しておくと良いでしょう。

投影するパワーポイントやムービーをどちらの比率で制作すればよいかがわかります。

スクリーンの位置も重要です。ステージ上のどの位置にスクリーンがあるかで使えるステージの面積が狭くなったりする場合があるので注意が必要です。

天井高

天井高が低いとスクリーンとステージ上の人物が被りやすくなってきます。

そのため、一般的に天井高が低い会場はスクリーンが見にくいということになります。

天井高、ステージ高、ステージ上の人物の身長がわかれば、

スクリーンに人物が被らないようにするためには何インチのスクリーンが適切かも計算で出すことができます。

ステージ

ステージにはいくつかのタイプがあります。高さ、サイズ、床面の材質を確認しましょう。

ステージの広さが足りない場合は追加で移動式ステージ(ポータブルステージ)

を外部から搬入する必要があります。また、物理上これ以上ステージを広くできないという場合もあるので注意が必要です。

ステージの高さも想定しておきましょう。

立食パーティや参加人数が多い場合はステージを高くしないと壇上の人物が見えづらいということがあります。

舞台袖

舞台袖は会場の作りによって有無がはっきり分かれます。

舞台袖には登壇を控えている人のほか、表彰物や機材など客席から見えないほうが良いとされる人やものを隠す役割があります。

舞台袖が常設でない場合はパーテーション等で舞台袖を作る必要があります。

キャパシティ

何名収容できるのか確認しておきましょう。

スペースがあるからといって、そこに机や椅子をむやみやたらには置けないのでご注意ください。

これは消防法という法律で定められた基準により、通路の本数や一定の通路幅を設けなくてはいけないということが

決まっているためです。詳しくは会場の担当者にお問い合わせください。

受付

受付が必要な場合はどこに受付を作るべきかを想定しておきます。
また受付にどのくらいの列ができそうかも想定しておきます。

トイレ

トイレの位置が離れていたり、個室の数が少なかったりする場合は、休憩時間を長めにとる必要があるかもしれません。
また、参加者の男女比に偏りがある場合、トイレの数が足りなくなる可能性があります。
その場合、男性トイレを女性トイレに、またはその逆にする必要があるかもしれません。

備品

会場には色々な備品を保有している場合が多いです。どのような備品が有料、

無料なのか確認しておきましょう。特に司会台、演台、ステップ(客席からステージに上がるための階段)、

パーテーション、マイクスタンドなどはよく使う備品です。サイズや個数を確認しましょう。

誘導サイン

どの方向に何があるかの案内を示したものが誘導サインです。
最寄りの交通機関から会場までどのような案内がされているか確認しましょう。
また、館内の誘導サインもチェックしましょう

動線

イベントに関わる人やものはどのような導線で入退出をするか計画しましょう。
来場者以外にも、ゲスト、スタッフ、車、機材など、それぞれ入口や通るルートが違うはずです。

マイク環境

ほとんどの場合、会場に基本的な音響設備が備わっているはずです。
有線マイク、無線マイクはそれぞれ何本あり、同時に何本使えるのか確認しましょう。
ピンマイクが必要な場合は、ピンマイクもあるかどうか確認しましょう。

音響操作卓

マイクのボリューム調節などを操作する卓(ワゴン)がどこにあるか確認しておきます。
場所が限定されることが多いです。

基本照明

何も照明がないということはほとんどありません。ただ、ステージ用でどれだけ照明機材が用意されているかは会場によって様々です。どれくらいの機材が用意されているか確認しましょう。

調光卓

調光操作する卓(ワゴン)がどこにあるか確認しておきます。
場所が限定されることが多いです。

バトン

看板、スクリーン、照明機材などを吊り下げる棒のことをバトンといいます。
どこに何本あるかでできる演出、できない演出がでてきます。

電源図

電気を使うものをどれくらい使用するか計画しましょう。電気機器を多く使用する場合は、電気容量、電源位置の確認をしましょう。会場によっては、電気料金や電気工事が必要になる場合があります。

ごみ

イベントで出たゴミは会場側で引き取れるのか、引き取れるとしても有料なのか、無料なのか、会場によって条件は様々です。

 

いかがでしたでしょうか?

ちょっとしたことかもしれませんが、イベント会場には確認すべき項目が実はたくさんあります。

一度の下見でしっかり確認し比較検討するために確認のポイントは抑えて会場に向かいましょう。

また、会場下見の際にざっくりで大丈夫なのでプログラムなどがあると下見もより効率的になっていきます。

実は、会場の選定や検討から、弊社では請け負っております。

どの会場がいいのかなぁ。

どういう会場があるんだろう。

そのような場合には、概要をヒアリングさせて頂き、最適な会場をご提案させて頂いております。

会場選びに迷っているご担当者様は一度ご連絡ください。

growstoiawase