株主総会のシーズンですね。

実はイベント業において、株主総会は多くの企業様からおと幸せを頂く一つのシーズンです。

何かと多くの方に気を使う必要もある株主総会ですので、アウトソースされる企業様も多くあります。

良い株主総会を実施するための手順。ポイントをいくつかお伝えしていきます。

基本的な目的・趣旨などは決まっているとしましょう。

会場選定

まず最初にやらなないといけないことは、貴社の株主総会にあった会場を選定することです。

その際に考慮することは、

何名くらいの参加人数なのか？どのような方が参加され宇のか？

開催時間はどうするのか？アクセスはどうなのか？

会場に求める基本スペックはどのくらいなのか？

必要な機材や会のイメージはどうなのか？

等があげれます。

会場の候補も民間の会場がいいのか、会議室なのか？ホールなのか？ホテルなのか？

選択肢がたくさんありますので、悩んでしまいますね。

広報

会場が決まったということは、日程も決まっているでしょう。

株主様への広報や社内広報など多くの業務が発生致します。折角開催する株主総会ですのでより多くの方に参加していただき、

貴社を応援してもらいたいですよね？

なるべくタイムリーに情報を発信し広報を行うことで参加率の向上や不満の解消。

貴社のイメージアップなどが図ることが出来ます。会場のスペックもあると思いますので、なるべく早いタイミングで広報を行いましょう。

告知する内容は主に下記のとおりですが、必要に応じて情報を追加しましょう。

催事名

開催日時、場所

プログラム内容（開催形式）

定員

参加登録方法

懇親会の情報

など

実施計画書の作成

株主総会の成功は準備をどれだけ入念に行ったかで決まるといっても過言ではありません。

計画的な準備がされていれば、当日にバタバタとせず実施が可能です。社内で用意するものの整理や段取りや体制図など・・・

あらかじめ情報を一つのマニュアルにまとめ上げます。

株主総会のマニュアルのご相談はこちらからどうぞ

計画書やマニュアルと聞くと少し面倒に感じるかもしれませんが、

会場の情報やトラブル対応方法までを一つにまとめることが当日の進行を円滑に行うポイントになります。

株主総会においては、分刻みのプログラムなどのケースもあります。

こちらを円滑に進行するために入念な時間管理が必要です。事前に設計することが大切になってきます。

当日にイレギュラーはつきものです。

機器のトラブルや予期せぬ来訪者なども株主総会では考えらえられます。

こうしたリスクを事前に回避するためにマニュアル整備は必要なのです。

弊社の専門スタッフも実施計画・マニュアル作成のサポートをトータルでサポートしております。

その為に我々プロがいるのです！

会場下見

実施計画書作成・マニュアル作成と同時進行で会場の下見に行きましょう。

当日の様子をイメージして、受付の場所や対応の仕方、荷物の置く場所などを自分が参加者になったつもりで

一度シュミレーションしておくと良いでしょう。

会場へのアクセスの仕方や目印などを見つけ広報する事も大事なことです。

事前に情報を伝える事でトラブルの防止に繋がります。

当日

事前の準備や制作物などが完成している状態で当日を迎えましょう。

イメージした通りの株主総会が実施できるかは事前の準備にかかっています。

当日は事前に作成したマニュアルをもとに進行します。

しかし現場においては思い描いていたのとまったく同じように進むとは限りません。

臨機応変に対処することが必要です。時間管理は徹底することを忘れずにしましょう。

当日の運営進行を円滑に行うためには、体制図の整理や役割分担を分かりやすく行っておきましょう。

 

多くのやることや決め事がなにかと多い株主総会ですので、

アウトソーシングの検討も良いかもしれません。

 

どうしたらいかな？と思いましたら、ご相談だけでもお受けいたしますので、お気軽にご相談ください。