社内イベントをオンラインに切り替える会社が増えている一方で、

「うちの会社は人数が多いから、オンライン向けではない」

という声をお聞きします。

「オンラインイベントは少人数の方がやりやすい」

というイメージがまだ強いのですが、きちんと計画を立てれば、数百人単位でも満足度の高いイベントを運営できます。

過去に500名を超える規模のオンライン社内イベントを成功させた、その事例をもとに、

大規模社内イベントを計画、運営する際の注意点やコツ、アイデアをご紹介いたします。

大規模オンライン社内イベント開催の注意点

大規模オンラインイベントを開催する場合、大人数ならではの注意点がいくつかあります。

計画を立てる前に、どの部分に配慮するべきなのか、チェックしておきましょう。

「計画は早めに早めに！」

オフラインイベントも同じですが、開催日が事前に決まっている方が、準備が進めやすく、参加者も予定を空けやすくなります。

急な決定でも、会場を押さえなくていい、というメリットがあるオンラインイベントですが、可能な限り早め早めの計画を心がけるのがおすすめです。

「マニュアルを作成！」

この事例では、オンライン会議やイベントがはじめてでも、安心して参加できるように、事前に使い方のマニュアルを制作、配布しました。

写真をふんだんに使用した紙のマニュアルは、オンライン慣れしていない年代の方からも、これなら分かりやすい！と評判が良く、トラブルを未然に予防できました。

「接続を必ずチェック！」

マニュアルは用意しましたが、中にはZoomなどのツールを一度も使用したことがない、という社員さんが一定数いらっしゃいました。

そのため、事前にテスト接続をお願いして、当日のイメージを事前に確認。

画面の雰囲気や使い方を知って頂いていたので、安心してご参加頂けました。

イベント当日は、開催前に説明時間を設けて、再度使い方をスライドで説明！

この説明を見るために、多くの社員が早めに接続したこともあり、開始時間ぴったりに滞りなく、イベントをスタートできました。

「登壇者リハーサルを実施！」

登壇者によるスピーチやプレゼンが行われる社内イベントが多くあります。

この企業のイベントも同じで、数十人の社員さんが登壇を予定していました。

オフラインイベントであれば、原稿を書いてきてもらって当日発表。

ちょっとしたコメントなら、その場で声を求めるケースもあると思います。

しかし、オンライン社内イベントでは、一人一人のスピーチやプレゼンで時間がずれてしまうと、タイムスケジュールに大きな影響が出ます。

決まった時間にスタートして、全員が飽きることなくイベントを締めるためにも、発表や登壇のリハーサルを実施。流れや、原稿の量などを事前に確認してもらい、スムーズな進行にご協力頂きました。

「事前録画、編集で時間短縮！」

スポットライトを浴びる登壇者は、ライブ配信がベストですが、社長による挨拶などは、事前に録画・編集したものを使いました。

年配の方は、オンライン慣れしていないこともあり、録画の方が良いという意見も多く、安心して頂けたようです。

録画・編集することで、余計な部分をカットできる、スケジュールが組みやすくなる、当日の手間を省ける、といったメリットもあります。

予定を確認してみて、生配信でなくても大丈夫そうなプログラムを見つけたら、事前準備しておくのがおすすめです。

大規模オンライン社内イベントを成功に導くコツ

大規模な社内イベントは時間が長くなることもあり、飽きさせずにどう楽しませるのか、ここが重要になります。

次は、200名以上を超える規模のオンライン社内イベント開催で、心がけた部分やコツ、アイデアをご紹介いたします。

「オフラインよりも短い時間で！」

オンラインイベントは、小さな画面に集中すること。

パソコンの前に座ったまま、参加する必要があり、自由に立ち歩けないことなどを考えると、

必要な休憩は挟みつつ、できる限り短い時間での開催が求められます。

オフラインだからこその特権を生かし、口で説明しなければいけない部分を、スライドやテロップに変える。

オンラインでは難しい部分は大幅に削るなどして、すっきりとしたプログラムを目指したところ、最後まで楽しく参加できたという声が続出！

「オフラインと同じように……」

ではなく、オンライン向けの企画を一から練った点が生かされました。

「オフライン以上に盛り上がる演出を意識！」

オンライン社内イベントでは、オフラインではできない演出が可能です。

画面全体を使った仕掛けや、音での盛り上げなど、イベント会社だからこそできる、

高品質な画像やBGMなどに、感動してくださった方も多くいらっしゃいました。

オフラインでは会場の都合で諦めなければいけない演出も、オンラインなら自由自在に楽しめます。

特別感あふれる社内イベントにするためにも、映像や音にとことんこだわってみましょう。

「コメント機能・スタンプ機能を活用！」

こちらのオンライン社内イベントでは、コメント機能、スタンプ機能を大いに活用しました。

人数が多いこともあり、画面いっぱいに並ぶコメントやスタンプの数は圧巻！

視覚から伝わる盛り上がりで、たくさんの笑顔を引き出していたのが印象的です。

広い会場での表彰式など、同じ空間にいても遠くの相手の顔が見えない……というケースが少なくありません。

その点、オンライン社内イベントなら、全員が主役の顔をはっきり見ることができます。お祝いの言葉も気軽にかけやすかったようです。

横のつながりが少ない社員は、なかなか距離が縮まらないものですが、オンラインイベントを通じて、

「他の社員の良い部分が知れた」

「話したことのない社員へ親近感が持てた」

といった声もあり、オンライン開催のメリットを存分に味わえたように思います。

「オンラインならではのプログラムを開催！」

オンラインには、オンラインならではのイベントがあります。
例えば、オフラインイベントではビンゴ大会やくじ引きなどが行われることがありますが、

オフラインならこれらの集計や発表が迅速にでき、リアルタイムで楽しい演出もできます。

この会社では、頑張っている社員を社員投票で選んだり、スピーチ合戦をしたりして、その場で結果を集計。大いに盛り上がりをみせました。

このように、オンラインイベントは、大勢の意見をスピーディに集める、その結果をすぐに公表する、という部分に長けています。

これからオンラインイベントを計画している方は、オフラインではできなかった新しい試みに、たくさんチャレンジしてみてください。

まとめ

今回、大規模なオンラインイベントを開催してみた感想を、社員の皆様にアンケートでお聞きしました。

その結果、非常に多かったのが、
「オフラインイベントよりも、オンラインイベントの方が楽しめた」
という声です。

オンラインイベントの気乗りがしなかった方も、実際に体験することでその魅力を発見！

イベント会場で一体にならなくても、スマホやパソコンを通じて十分交流できると、知っていただけたようです。

弊社では、今後もさまざまなオンライン社内イベントを、力強くサポートいたします。

大規模開催の場合は特に、入念な準備が必要になりますので、大変な部分、分からない部分はイベント会社へお任せください。

次回の開催が楽しみになる、そんなオンライン社内イベントを、一緒にお作りいたします！

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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