これで社内イベントの名担当者&名幹事!?神幹事のポイントとは


社内イベントだけではなく、会社で行われる全ての行事ごとには、幹事が必要です。

ちょっとした飲み会でも幹事は必要になります。

幹事になったら、それは大変です。

社内イベントの担当者は毎年同じだったりすると、それだけでも大変。

企画を考えたり、手続きを進めたりと。

ただ、せっかくやるのなら、そのイベントや、飲み会を成功させたいと思うのが幹事の心。

「〇〇さんに頼んで良かったよ」

そんな言葉をかけられたら、それだけで疲れも吹き飛びますね。

 

神幹事は会場選びがスゴイ

社内イベントで最も大事な要素の一つ会場選び。会場選びを制するものはイベントを制します。

会場が決まっていなければそもそもイベントは開けませんし、その場を作ることすらできません。

会場を選定する時にポイントとなるのは、金額だけではありません。

どんなに安い会場でも、意外と設備が古く使い勝手が悪い為に、追加の費用が発生した。

アクセスが悪くて、参加率が低下してしまったなど、困ったことが起こります。

そうならない為にも、このような所を気を付けてみましょう。

 

  • レイアウトを組んだときに動線が確保できているか?
  • マイクや音響環境は適切か?(有線マイクの本数や無線マイクの本数)
  • 天井の高さは適正か?シャンデリアやその他装飾物がスクリーンに重ならないか?
  • 裏動線は確保できているか?
  • 会場の備品には必要なものがそろっているか?
  • アクセスがしやすい場所にあるか?
  • ケータリングは参加者に満足のいく内容か?設置の段取りなどが組めそうか?
  • 設営・撤去も含んだイメージが湧くか?
  • など

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会場の確認は挙げだしたら切りがありません。

会場選びが上手な神幹事は、参加者の気持ちになって物事を考えられる人です。

参加者ならどう思うのか?を軸に一つ一つ確認をしてみましょう。

こういった会場の確認事項をしっかり行い、最も良い会場を選定することが出来るのが、

神幹事・神担当者です。

 

神幹事&神担当者は神司会者?

社内イベントを進行させるうえで、必要なものは司会者です。

小さめのイベント。

特に社内の懇親会や、飲み会のような場では、幹事が司会進行することも少なくありません。

全社総会・キックオフなどのイベントになると、社員のどなたかに司会者をお願いするのかもしれません。

 

自分でやるにせよ、誰かに任せるにせよ、参加した皆様には楽しんでいただき、

また来たい、また参加したいと思ってもらう事がとても大事です。

その為に、進行の台本は整理しましょう。

誰かに任せる場合には、進行台本はマストになります。

どこまで作り込むかは別にして、司会進行役に情報を共有する手段として必要になります。

例えば、こちらです。

自分で司会進行もやってしまうという強者の神幹事にはもしかしたら必要ないかもしれませんね・・・。

 

参加者への気遣いが出来る神幹事

イベントの担当者でやる上で一番大事なポイントがこれです。

来場者に心から楽しんでもらう為に、最大限の気遣いを行いましょう。

色々な言い方がありますが、良いイベント担当者は心配性の方が多いと思います。

あんなことが起こったらどうしよう。

あれがあったほうがいいかな。

などなど、あらゆるリスクを想定できるのが、神担当者です。

  • 屋外のイベントだった場合、冷たいおしぼりを用意しよう!
  • 会場のスクリーンのサイズ・投影する映像の画格はあっているのか?
  • 会場の注意事項には何があるのか?

こちらも挙げだしたらキリがありません。

参加者が100%楽しめるように、100%満足して頂けるように、神幹事が奮闘することが、

良いイベントを作り上げる上で大事なポイントかもしれません。

ちょっとした気遣いが、たくさん集まり最高のイベントを作り上げます。

「〇〇さんに任せて良かったよ」

そういってもらえる最高のイベントを開催しましょう。

 

ちょっとまって、神幹事って大変じゃ・・・

すみません。

大事なことを言い忘れてしまいました。

幹事・担当者って実はものすごく大変なんじゃ・・・。

そう思ってしまった方もいるかもしれません。

ご安心ください。幹事・担当者さんをサポートさせて頂くのが、

株式会社GROWSです。

担当者さんの意向・会社の方向性・会場の制約条件・予算全ての要件を整理し、最大のパフォーマンスを発揮します。

なにより、ご担当者様一人で抱え込むこともなくなり、必ず解決手法をご提案していきます。

私たちGROWSにイベントをお任せいただければ、最大で最高のイベントを最少の労力で開催が可能になります。

是非、お困りの際はご連絡ください。

 

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