社内行事やスポーツ大会など、さまざまな場所で行われる表彰式ですが、参加する機会が少ない方の場合「どのように振る舞っていいか分からない」と悩む方もいるでしょう。

特に、社内で表彰式を行う際は担当者のリードが不可欠ですが、担当者であっても「表彰式の流れを知らない」「会場での上手と下手の扱い方が分からない」と不安を抱えることもありますよね。

今回は、表彰式の流れや注意したいポイント、マナーとして知っておきたい服装について解説します。表彰式開催に関わる疑問を解消し、イベント成功を目指しましょう。

表彰式の進行方法は？

ここでは表彰式の流れを解説します。まずは、表彰式全体の流れを把握して「どのタイミングで」「何をすべきか」というイメージをつかみましょう。

1.開会の言葉

まずは、イベントの代表者や司会者が開会の言葉を述べます。社内イベントの場合は、取締役や経営層など、立場の上の人が代表者を務めることが多いです。

開会の言葉を述べてもらう人は事前に選定して依頼をしておき、必要があれば台本を用意しておくと良いでしょう。なお、開式の言葉の例文としては下記があげられます。

なお、ここで役職者が開会宣言を行うケースもあります。開会宣言を行う場合は下記の例文を活用しましょう。

開会宣言の際は、照明や音響を活用して盛り上げるのもおすすめです。

2.受賞者紹介や発表

次に受賞者の紹介や発表に進みます。なお、受賞者だけでなくエントリー者の紹介を行うのも一つの手です。

受賞者の所属部署や名前を呼び、自分の席で起立してもらう、もしくはステージに登壇してもらうという流れで進行してください。このときに表彰の基準を説明することで、受賞できなかった従業員も納得して受賞者をお祝いできるでしょう。

受賞者を発表する際は音響や照明を活用するとより盛り上がります。外部の会場を使用する場合は、音響設備の確認もあわせて行いましょう。

3.表彰と受賞者の挨拶

受賞者に起立もしくは登壇してもらった後は挨拶に移ります。その場で挨拶してもらうのであればマイクを手渡すのが良いでしょう。なお、受賞者がすでに決定している場合は、事前に本人に伝えて挨拶を考えてもらうとスムーズです。

当日、急に受賞者に挨拶をしてもらうことが決まった場合は、緊張して言葉がでない可能性も考えられます。その場合は司会者が丁寧にサポートを行いましょう。

受賞者が言葉につまっているなら、質問形式で「今の気持ちを教えてください」「今後はどのように業務を進めていきたいですか」と投げかけるのも一つの手です。

4.代表者挨拶

受賞者には表彰とスピーチ終了後、自分の席に着席してもらいます。受賞者が着席したら、代表者の挨拶へと移ります。代表者は会社の社長や取締役、部署内であれば役職者など適切な人材を選定しましょう。

代表者挨拶の場合も事前に依頼したり、台本作成をサポートしたりするのがおすすめです。

人によってはスピーチが長くなってしまうことがあるため、事前にスピーチ時間の目安を伝えておき、長くならないよう調整しましょう。

5.閉会や懇親会

表彰と代表者の挨拶が終わると閉会です。閉会の言葉を述べてイベントを終了した後は解散、もしくは懇親会へと移ります。懇親会を行う場合は事前に必要な情報を書類で周知したり、当日は会場案内を行ってスムーズに進むようにしたりするなどの気配りが大切です。

なお、懇親会を食事込みで行う場合は人数を事前に把握し、過不足がないように食事量を調整しましょう。

社内で表彰を行った後、別の会場で懇親会を行う場合は、交通手段の手配が必要になります。各自で懇親会の会場に行くのか、会社でバスを手配してまとめていくのかなど、見通しを持っておきましょう。

表彰式の事前準備における注意点

ここからは表彰式を円滑に行うために意識したい、事前準備の注意点を5つ紹介します。イベントは事前準備を丁寧に行うことで、当日の進行がスムーズになったりトラブルがあった際も迅速に対応できたりします。担当者・受賞者の間で適切なコミュニケーションを取れるように、準備を進めていきましょう。

タイムスケジュールの確認

まずは表彰式のタイムスケジュールを確認し、具体的な内容をイメージします。例えば表彰式にどれくらいの時間をかけるか、また懇親会を含めた全てを何時間で終わらせるかを決定し、逆算して段取りを確認していきましょう。

なお、スケジュールは担当者だけでなく参加者全員で共有する必要があります。スケジュールが明確に共有されていなければ、業務やプライベートの予定がある従業員が「何時に終わるのだろう」という不安を抱えてしまい、素直に受賞者を祝福する気にはならないでしょう。

進行用の台本作成

進行に不安を感じる場合は、台本の作成もおすすめです。司会の台本はもちろん、受賞者や挨拶を行う役職者のも用意しておくと親切です。

また受賞者に挨拶を依頼する場合は事前にスピーチを考えてもらい、表彰式前に内容を確認しておくと良いでしょう。台本が用意されていれば、当日に緊張して言葉が飛んでしまっても台本を元に話すことが可能です。

さらに、台本にタイムスケジュールや式の注意点などを盛り込んでおくと、常に全体の流れを把握しやすくなり、スムーズに進行できます。また、予期せぬ事態にも柔軟に対応できるでしょう。当日のハプニングを避けるためにも台本作成を行ってください。

表彰順の確認

複数の表彰者がいる場合は、表彰する順番を決める必要があります。例えば、社内表彰で新人賞やMVP賞、永年勤続賞など、賞が複数ある場合は、事前に表彰順を決め、参加者に共有しておきましょう。

順番としては、まだ入社間もない新入社員にもモチベーションを上げてもらうためにも新人賞からはじめて最後に永年勤続賞にするのがおすすめです。順番とあわせて、あらかじめ表彰の基準も公表しておくと、表彰に際して参加者の納得度が高まるでしょう。

表彰基準が曖昧だと「なぜあの人が受賞したのだろう」と不満を感じる人も生じ、人間関係のトラブルが発生する可能性もあります。

また、どのような表彰が行われるか分かっていないと、参加者が途中で飽きてしまうケースもあります。表彰者を発表する際、「表彰する賞の順番は〇〇からです」と司会が伝えると、受賞者は心の準備ができるでしょう。

立ち位置の確認

受賞者や挨拶する人がどこに立つかも事前に考えておきましょう。例えば、会場を借りて広いステージに立ってもらう場合は「新人賞の人はここに立ってもらう」「挨拶の人はここに立ってもらう」と打ち合わせしておくと、当日の進行がスムーズです。

なお、立ち位置にテープを貼っておくと当事者も把握しやすいでしょう。この際、受賞者には「白いテープが貼ってあるところに立ってください」と伝えておくとスムーズです。

設備の確認

表彰式を行う際は、事前に使用する設備も確認しておきましょう。音響や照明を使う場合は、事前に機材や業者の手配が必要です。また、自社オフィスで表彰式を実施する際も、機材が揃っていなければ手配したり、既存の機材をテストしたりと、確実に使えるよう準備を整えましょう。

音響や照明設備がないときはレンタルする方法もあります。表彰式の規模が大きく、より多くの人が楽しめるイベントを実施したい場合はレンタルも検討しましょう。

なお、設備のレンタルを行う際は、イベント会社に表彰式のサポートを依頼するのもおすすめです。特に、社内表彰式は自分の本来の業務と並行してイベントの準備を進める必要があり「なかなか時間が取れない」と悩むこともあるでしょう。

イベント会社に依頼すると、照明の手配や進行の台本作りなど、進行に必要なことを一通り任せられるため、担当者自身の負担を減らせます。

表彰式で気を付けたいポイント

表彰式では多くの登壇者がいます。受賞者だけではなく、プレゼンターや社長などが登場することもあるでしょう。ゲストパネラーやゲストの特別な登壇者などがいる場合にはとても気を使う要素でもあります。

そんなときに、気にすべきポイントの一つ、舞台上の上手と下手はご存知でしょうか？聞いたことがある方もいるかもしれませんが、式典を作って行くうえではとても重要なポイントになってきます。あくまで一般的な考え方ですが、知っておいた方が恥をかかなくて良いですし、上長や社長などのメンツの為にも最低限知識と考え方は知っておきましょう。知っておいて損はありません！

上手と下手の考え方

ステージを使用する場合に気になるのが上手と下手の概念です。表彰する場合、目上の人を上手にすると言われるものの、どちらが上手か分からずに悩むこともあるでしょう。

まず、客席から舞台を見て右側が『上手』、左側が『下手』と呼びます。

一般的な考え方ですが、授与する方（渡す方）は左が一般的となります。
授与される方（渡される方）は右が一般的となります。

つまり上席の方は客席から見るとは、下手側に立つことが多くなります。上記図のように、授与される方は客席から見て上手に位置します。ちょっとややこしくなりますね。ただ、会場の設備などによって、オペレーションしずらい場合などは逆になる場合もあるそうです。つまり厳密にはどちらでも良いとされています。

客席から見て、司会位置が右手（上手）に位置するとちょっと違和感ですよね。
この辺りは一般常識というレベルで知っておいた方がいいかもしれません。

外部会場を借りた際など、会場の担当者さんと打ち合わせをすることがあると思います。その際に、よく上手、下手の言葉は出てきます。例えば、「テーブルを下手袖に設置しておきますね」などです。その時に「下手ってどっちだ？」となってしまっては、指示が曖昧になってしまいますよね。なので最低限の知識として知っておいた方が良いかなと思います！

表彰状の渡し方・受け取り方

ここからは、表彰式で知っておきたい表彰状の渡し方と受け取り方を解説します。なかなか表彰される機会がない人は「どのように振る舞っていいか分からない」と悩むでしょう。主催者側でいくつかのポイントを押さえて、授与者と受賞者がスマートに振る舞えるようにサポートを行いましょう。

表彰状の渡し方

表彰をスムーズに進めるためには、主催者側も表彰状の渡し方をしっかり把握しておくことが大切です。司会者や表彰を行う担当者は、表彰状を渡す順番を事前に確認しておきましょう。一般的には、表彰状を渡した後に物品を渡します。

まずは表彰盆に乗っている表彰状を手に取り、内容を読み上げた後に受賞者に渡します。その際、表彰状をしっかりと持ち、両手で受け渡すことが礼儀です。

受賞者に賞状を渡した後、物品の贈呈があるときも同様に、両手で丁寧に渡します。なお、物品が大きいものの場合は、アシスタントとして介添人の用意も検討しましょう。

表彰状の受け取り方

受賞者が表彰状を受け取る際は、名前を呼ばれた後に壇上やステージに行き、所定の位置で一礼します。表彰状を読み上げられたら、さらに受け取りやすい場所まで移動しましょう。

実際に、表彰状を受け取る際は、まず右手を表彰状に添え、次に左手を添えて順番に受け取ります。一歩後ろに引いた後に一礼し、挨拶を行う、もしくは席に戻りましょう。

なお、表彰状を受け取った後に挨拶をする場合は、受け取った賞状が他の従業員に見えるようにして挨拶を行います。事前に考えた台本やメモを見ながら、できる限り会場を見渡しながら話すのがおすすめです。

表彰式における服装選びのポイント

ここでは、表彰式に参加する際に確認したい服装選びのポイントを紹介します。表彰式の服装は性別や年齢によって異なりますが、いずれも会場に適したものを選びましょう。

男性の場合

男性は、表彰式の希望を問わずスーツの着用が無難です。スーツの用意が難しい場合はジャケットスタイルのセミフォーマルでも良いでしょう。表彰式で華やかさを演出したいのであればチーフやスリーピーススーツもおすすめです。特に、受賞する立場にある方は、よりきちんとした身だしなみが求められます。

なお、スーツやシャツにシワがないかを事前に確認しておきましょう。シワがあるとだらしない印象を与えてしまいます。

女性の場合

女性も、どのような場にもあわせやすいスーツがおすすめです。スーツはスカートでもパンツでも構いません。なお、より華やかさを求めるなら明るい色のワンピースやジャケットを着用すると良いでしょう。

服の色合いについては、淡い色であれば清潔感や華やかさを演出できます。また、胸元にコサージュを付けると上品な印象を与えられます。

また、表彰式は会場の空調が効きすぎて寒いと感じることもあります。その場合はストールを持参しておいて、寒さから身を守る方法も取り入れてみてください。シンプルな服装に華やかなストールをあわせると、コーディネートとしてもワンランクアップするでしょう。

子どもの場合

子どもが表彰式に参加する際、無理にスーツを着せる必要はありません。男の子であれば黒色の長ズボンや襟付きのシャツ、ベストなどがおすすめです。女の子であれば、明るい色合いのスカートやブラウス、ワンピースなどが良いでしょう。

子どもは、表彰式という慣れない場所でさらに服装がいつもと違うと、不安やストレスを感じて落ち着きがなくなることがあります。表彰式では子どもが過ごしやすい服装を選びましょう。

社内表彰式の場合

業務の一環で社内表彰式を行う場合は、スーツの着用が好ましいでしょう。なお、制服着用の会社の場合は、制服のまま参加するのも一つの手です。また、普段からオフィスカジュアルで業務を行っているのであれば、オフィスカジュアルな服装でも問題ないでしょう。

事前に自分が受賞することが分かっている方であれば、オフィスカジュアルでもジャケットを用意しておくと、参加時の印象がより良くなります。

まとめ

表彰式は事前準備を計画的に行うことで、当日のスムーズな進行を可能にします。表彰の種類や受賞者が誰であるかを、運営の担当者はもちろん、受賞者に事前に伝えることで心の準備ができるため、受賞者以外には分からないよう伝えておくと良いでしょう。

また、挨拶に経営層が参加する場合は、台本を用意したり事前にかかる時間を伝えたりしておくと、忙しい中でも参加しやすくなります。参加者が受賞して表彰状を受け取るとき、緊張してしまう人もいます。当日、参加する方々の不安を軽減することで、表彰式の成功を目指しましょう。

株式会社GROWSでは会場との細かい調整業務や不足備品の洗い出し、機材のレンタルなどのサポートを行っています。担当者様に取って、実現したいこと実現できないことが一番困ることであり、悔しいことかと思います。私たちは、クライアント様の細かなニーズに寄り添い、調整業務だけの業務も請け負わせて頂いております。ご相談ごとがございましたら、お気軽にご連絡ください！

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