会社の成長のフェーズでは、社内イベントをアウトソースするタイミングがあるかもしれません。

巷には、イベント会社と呼ばれる会社が多数あります。

弊社もその一つの当たりますが、どこのイベント会社とパートナーシップを組むかで企画や運営方法、

当日の雰囲気も一気に変わります。

イベント会社は、大切な1日を供にするパートナーです。半年や1年一緒に歩むことになりますので、選定は慎重になるかと思います。

今回はそのパートナー会社選定のポイントをご紹介いたします。

イベント会社の種類/守備範囲

イベント会社というひとくくりの中にも得意不得意が分かれます。

企画がメインで、その他機能をアウトソースにて完結している企業や、自社ですべて賄う企業まで

多種多様です。どの形が良いか？という事はなく、自社に合う体制のイベント会社を選定することをお勧めします。

イベントを相談する場合には、一般的には制作会社といわれるイベント会社にお願いすることをお勧めします。

企画から当日の台本や当日の運営までワンストップでやってくれることが多いので、必要な業務範囲の実を切り出して

お願いすることも可能です。

また経験豊富なディレクターが在籍していることも多いので事例なども含めて頼りになります。

イベント実績や事例！

やはり、実績や事例は欠かせません。おそらく最初の商談では他社事例や実績などの会話をすることが多くあると思います。

まずは実績や事例をしっかりと確認することをお勧めします。

自分の会社と同じ規模感やテーマ設定など近しい事例をご紹介いただけると安心感が増します。

また、当日のダイジェストや映像などを共有いただけるとより信憑性やイメージがわくかもしれませんね。

イベントの種類や規模によって得意分野が異なることがあります。

例えば、大規模な展示会やコンサートを手がける会社と、社内イベントを得意とする会社では、提供されるサービスやノウハウが異なります。

自社のイベントに適した専門性を持っているかどうかを確認しましょう。

予算

予算も重要な要因です。イベント会社が提供するサービスに対するコストを明確に把握し、

予算内で期待通りのサービスを提供できるかどうかを確認しましょう。

価格だけでなく、料金体系やオプションサービスについても細かく確認することが重要です。

予算に関しては、社内の守るべき数字もあると思いますので、ある程度ぶっちゃけベースで会話をし、何ができて、何ができないかを明確にしていくことをお勧めします。

ハイブリッド/オンライン対応

最近ですとオンライン、ハイブリッドイベントに対応しているかは確認いただいた方が良いです。

特にハイブリッド型のイベントは、運営難易度が上がりますので、過去実績や事例なども含めて確認が必要です。

他拠点感を繋ぐ形式なのか？オンラインとのハイブリッドなのか？など形式が多様化している現在の為確認しましょう。

コミュニケーション力

イベントは人と人が交流する場です。場を作るためのプロセスもデジタルに完結することは難しいく泥臭く会話するシーンが多くあります。

特に担当のディレクターとは良きサポーターとして二人三脚で進めることになります。

担当者とのコミュニケーションが円滑に進むかはかなり重要です。

その会社の制作体制や柔軟さなども考慮して判断いただければと思います。

お客様と歩幅を合わせて一緒に歩んでくれるか？

イベントの成功に大きく影響します。

対応地域

一般的に社内イベントの企画制作会社は東京を拠点にしていることが多いです。

弊社もそうですが、各地域に支店があるか？活動拠点があるか？なども確認しましょう。

地方会場は特有のルールなどもあるので、地域を理解した会社にお願いすることも検討の一つです。

移動交通費の関係もありますのでご注意ください。

最後に企画提案力

最後に何はなくとも企画提案力です。

やはりイベント会社に期待することと言えば企画提案力でしょう。

社内イベントは特に限られた予算の中で最高のパフォーマンスを出す。これに尽きます。

予算を青天井にかければ、確かに会場は豪華になり、派手な演出はできるかもしれません。

しかし、社内イベントにおいて大切なことは参加すル社員の心を動かくきっかけを作り、明日からの仕事の活力が持続し成果につながることです。

この観点においては出すぎる演出が良いのか？予算の使い方は適正なのか？

企画と一緒に考えてくるパートナー様を選ぶことをお勧めします。

まとめ

イベント会社に社内イベントを協力いただくメリットの一番大きいところは、

新しい企画や他社事例を知れること、社内の制作パワーを削減し他の業務に取り掛かれることなどが挙げられます。

特に社内で社内ベントの制作を行うと、多くの時間が取られます。この時間を別の業務に充当することで全体最適を取ることができます。

またナレッジも蓄積されていきますので、ぜひ検討の一つとして頂ければと思います。

運営側に回ってしまうと、なかなか会を純粋に楽しむことが難しくなってきます。この辺りもアウトソースを検討するメリットかもしれませんね。

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