社内イベントの企画ご担当者様。

外注をご検討の場合、もしくは現在外注している場合など様々な状況があるかと思います。

何か社内イベントを企画する際に、イベント会社を選定していきたいというご担当者様に社内イベント運営会社の

選び方をご紹介させて頂きます。

１企業規模

社内イベントを外注する場合、多くの場合はあまり企業規模は関係ない場合が多くあります。

外向けのPRイベントなどですと企業規模が大きい方が良い場合があります。何故ならチケットの販売やその他諸々な事務局的な

業務も発生したりする場合対応できるか出来るか出来ないかというような観点もでてくるからです。

しかし、社内イベントの場合は短期間の制作期間であったり、社外への広報や事務局的な動きが少ない部分もありますので、

PRイベントなどと性質が違う為、あまり企業規模は関係ない場合があります。

２イベントの実績（開催数・開催種類・クライアント数）

こちらは、しっかりと確認したほうが良いでしょう。

特にイベントといっても様々な種類があります。例えば企業の行うセミナーの運営などもイベントとしてカウントしていることも

ありますい、表彰式やパーティーだけではないケースも多くありますので、実績はしっかり確認したほうが安心です。

例えば、表彰式を多くやっているイベント会社と運動会を多くやっている会社とでは圧倒的に経験値が違います。

どんなイベントを行おうとしているかでその企業の実績を確認していくことが良いと思います。

また、得意な規模感などもありますので、実施しようとしているイベントに合ったイベント会社を選定してくのが良いでしょう。

３充実した提案力

より良いイベントを開催するために、企画段階からイベント会社に関わってもらうのをお勧めします。

ご担当者様のイメージとイベント会社のイメージを共有していくことが何より大事ですので、綿密なコミュニケーションも

必要になってきます。

それらを踏まえて、多角的な角度から提案を出してくれるようなイベント会社を選定してきましょう。

もちろんイベントだけではなく、その前後策なんかも同時に提案してくれる会社もあります。

当日の運営進行だけでは、あまり差がないなぁというときはその前後策なども見てみるとよりよい選定が出来るかもですね。

４サポート内容は充実しているのか？

イベント会社によってどこまでサポートしてくるかはまちまちなケースが多いです。

せっかくならオーバーラップしてきてくれて色々と沢山サポートしてくれる会社を選んだ方が得です。

依頼する際には、ここまでやって欲しいと伝えてしまった方が、明確な役割分担が出来ますので、

しっかり伝えて提案をもらった方が良いでしょう。

打ち合わせにも来てくれるのか、メールや電話だけなのかなど細かいところなのですが、

事前に確認しておいた方が良いと思います。

５見積もりが明朗会計であること

イベント会社の見積もりは作り方が様々です。

横並びでいくつかの見積もりを見てもそもそも項目に何が入っているのかが、不明確になっている場合が多く

しっかり確認しないと分からないことが多いです。

例えば、

「機材一式」と書かれている場合と、細かい機材名で書かれている場合とでは、

比較のしようがありません。

また企画費で100万円。なんて行く見積もりを作成する会社様もございます、

もちろん企画費が100万円が悪いわけではなく、何が含まれているかはきちんと確認していった方が良いと思います。

予算が合わない時なども気兼ねなく相談し、対応してくれるようなイベント会社を選定していくことが大事ですね。

６イベント会社によって費用感はバラつきがある

イベント業界は、代理店が多くいらしゃいます。

間に複数社挟めば挟むほど、見積もりは高くなり、情報が現場に直接伝わらず間接的に伝わることになります。

なるべくスピード感もって対応しようとする場合、あまり間にたくさん入っている代理店は割けた方が良いですね。

また、見積もりも高くなってしまうので、あまり良いことがありません。

社内イベントの格安サポートはこちらから

７企画から運営までの一括ご依頼対応可否

イベント会社を選ぶ際には、なるべくワンストップで対応してくれる会社が良いでしょう。

分業も可能ですが、担当者さんの労力は逆に増えてしまったりしますので、なるべくまるめてもらえる会社の方が良いかと思います。

もちろん分業も問題はないと思います。

この辺りはコストと手間の所のバランスかもしれませんね。

最後に

いかがでしたでしょうか？

弊社にも問合せで多い内容はこのようなご質問です。

外注をご検討の際には参考にしてください。

ちなみに、弊社は表彰式、懇親パーティーの事例が多くあります。

是非、ご興味のある企業様はご相談ください。

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