最近よく耳にする機会が増えた「ハイブリッド開催」とは、イベント開催の新たな形態であり、開催を検討中の企業が増加しています。

 

オンラインとオフラインの両方で参加者を受け入れることにより、さまざまなメリットを得られるハイブリッド開催ですが、企業やイベントの性質によってはデメリットもあるため注意が必要です。

 

本記事では、ハイブリッド開催のメリット・デメリットについて紹介するとともに、開催の流れや、ハイブリッド開催に向いているイベント例なども解説します。

 

ハイブリッド開催とは

ハイブリッド開催とは、オンラインとオンラインの両方で行うイベント形式を指します。「掛け合わせ、合成物」を意味する英単語の「hybrid」に由来し、参加者が自分の都合にあわせて好きな方法を選んでイベントに参加できる点が特徴です。

 

例えば、会場に直接足を運んでゲストや講師と対面したい場合や、会場が遠いため自宅オンラインで参加したい場合など、自分の都合に合わせて参加方法を選択できます。

 

新型コロナウイルスの影響により、イベントのオンライン開催が増加しましたが、その後にリアル開催の良さも再認識されたことで、多くのイベント主催者がハイブリッド開催に注目しています。

ハイブリッド開催のメリット

ハイブリッド開催の大きなメリットは、オンラインとオフラインそれぞれの良さを併せ持つという点です。

 

ここでは、オンラインとオフライン両方の開催形式を併用することで得られるメリットを、5つに分けて具体的に解説します。

参加できる人の幅が広がる

会場だけでイベントを開催する場合は、会場までの距離や交通の便、会場のキャパシティの問題により、参加可能な人数が制限されてしまいます。

 

しかし、オンライン開催を併用することで、人数制限により会場に入れない人や、遠方で来られない人も参加が可能です。

 

会場に来られない人だけでなく、感染症に対する不安がある方や、人混みが苦手な方などもイベントに参加できるため、参加できる人の幅が大きく広がるメリットもあります。

 

参加できる人の幅が広がると、多様な意見や反応が得られ、次回のイベントに活かしやすいメリットもあるでしょう。

イベントの記録を残しやすい

映像や音声など、イベントの記録を残しやすい点も、メリットの一つです。会場開催のみのイベントでは、録音・録画の手間が余計にかかるため、十分な記録を残すのが難しい場合があります。

 

オンラインと同時開催する手法であれば、映像や音声をアーカイブとして残しやすく、イベント後に見返したい人や、見逃してしまった人の需要も満たすことが可能です。

 

イベントの記録をしっかりと残すことで、参加者の理解度や満足度の向上にもつながり、イベントの効果や影響力の拡大につながるでしょう。

トラブル時の対応がしやすい

ハイブリッド開催では、トラブル時の対応が取りやすいメリットもあります。イベントには予期せぬトラブルが付きものであり、いかに対応するかが非常に重要です。

 

例えば、会場の設備不良や悪天候などにより、イベントが中止になるケースがあります。ネットで配信を行っていれば、現地の会場開催ができなくともネット上で実施できる点が強みです。反対に、インターネットの接続トラブルなどにより、オンライン中継が見られなくなっても、現地での会場開催ができていれば、録画したイベントを後日配信できます。

 

イベント主催者が、トラブルに対して柔軟に対応できる点は、ハイブリッド開催の大きなメリットです。

感染リスクを下げられる

新型コロナウイルスの流行以来、イベント開催者にとって感染リスクをどう回避するかが大きな悩みでした。しかし、オンライン開催を併用する場合は、感染リスクを下げられるメリットがあります。

 

イベントを成功させるために集客を増やすことは不可欠ですが、会場開催だけの場合はキャパシティの関係で集客は頭打ちです。加えて、1箇所に大勢が集まるイベントでは感染リスク拡大も防がなければなりません。

 

オンラインを併用する実施方法であれば、人の過密状態を避けられます。これにより感染リスクを軽減できるだけでなく、イベントを継続することもできるでしょう。

双方向のコミュニケーションが可能

オンラインでの質疑応答やコメント投稿などにより、双方向のコミュニケーションが可能になるメリットがあります。

 

大規模な会場型イベントでは、発言の機会がなかったり、発言者の声が聞き取りにくかったりなどの問題が生じる可能性があります。しかし、チャット機能やSNSを活用できれば、参加者の発言機会が増えるばかりでなく、発言の共有もスムーズに行えるでしょう。

 

参加者は疑問や意見を発信しやすくなるため、イベントに対する関心や理解が深まりやすくなります。

ハイブリッド開催のデメリット

ハイブリッド開催には多くのメリットがありますが、デメリットもあります。メリットを活かすためにも、デメリットを理解し効果的に活用することが大切です。ここでは、実施時のデメリットにも目を向けてみましょう。

一般的なイベントよりコストがかかる

ハイブリッド開催では、会場のみのイベントやオンラインのみのイベントと比較して、より多くのコストがかかってしまう点がデメリットです。

 

会場開催には、会場使用料や設備の準備、人件費などがかかり、会場の規模やセキュリティの条件などによりさらに多くの費用がかかります。また、オンライン開催では、配信機材の購入やネットワーク構築、人件費などが必要です。

 

会場開催にかかる費用に加えて、オンライン環境の構築にも費用がかかるため、一般的なイベントよりも費用が多くかかってしまうというデメリットがあります。

オンライン機材を用意する必要がある

今まで会場開催のみしか経験のない主催者は、オンライン機材を新たに用意しなければならない点がデメリットといえます。

 

オンライン配信には、カメラやマイク、ミキサー、パソコンなど、映像や音声を配信するために多くの機材が必要になるのです。

 

また、配信環境を整え、イベントの準備やリハーサルを行う手間や人件費も発生します。実施準備時には、オンライン機材の導入や管理にかかる初期コストも視野に入れておくことが重要です。

運営や準備に多くの人員を割く必要がある

会場側の準備とオンライン側の準備の両方に人材を割く必要があるため、必要な人員が多くなってしまう点がデメリットといえます。

 

会場側には、イベント当日にも多くの人員が必要です。会場設営や受付、会場案内、進行、撤収作業、安全確保など、非常に多くの人手がかかります。

 

一方、オンライン側では、配信機材の操作や管理に精通した人やトラブルへの対処ができる人など、配信関係の技術や専門的な知識を持つ人員が必要です。

 

ハイブリッド開催では、上記のように多くの人員を確保し、役割分担や連携を図らなければなりません。

イベントをハイブリッド開催する際の流れ

イベントをリアルとネット上の両者で開催する場合は、従来の会場型やオンライン型のイベントとは、開催の流れが少し異なります。

 

一般的なイベント開催の流れとは、どのあたりが異なるのか、以下の6ステップに分けて具体的に確認しましょう。

ロードマップを作成する

イベントをハイブリッド開催する際には、はじめに全体的な計画表（ロードマップ）を作成しましょう。

 

開催までの準備期間や参加人数など、基本的な情報をロードマップに記入します。イベントの目標やコンセプトを明確にしておくことで、イベントの規模やスケジュールを想定しやすくなるでしょう。

 

イベントの目標やコンセプトが明確になったら、イベント開催日から逆算して、必要な作業や期限を設定します。

開催場所を決定する

全体のロードマップができたら、次のステップとして、イベントの開催場所を決定しましょう。会場の確保とオンライン配信の準備を並行して進めなければならないため、会場を早めに決める必要があります。

 

開催会場は、インターネット回線や電源などの設備が整っており、音響や照明なども考慮しなければなりません。会場の規模を決めるためにも、会場参加者とオンライン参加者それぞれの割合もあらかじめ想定しておくことをおすすめします。

講師やゲストを手配する

会場が決まったら、イベントで登壇する講師やゲストを手配しましょう。講師やゲストはイベントの内容を決める重要な要素であり、集客にも直接影響を与えます。

 

会場とオンラインの両方で講演を行った経験がある講師を手配すると、全ての参加者に対して興味深い講演ができ、イベントの質を高められるでしょう。また、人気講師はスケジュールが埋まりやすいため、イベント開催日に合わせて早めに手配する必要があります。

オンライン側の配信方法を決める

会場開催の準備が整ったら、オンライン側の配信方法を決めなければなりません。イベントのオンライン配信にはさまざまな媒体やツールが活用されますが、イベント内容やターゲットに合わせて選ぶことが重要です。

 

例えば、動画や写真を多く見せたいのであればYouTubeやInstagramなどの視覚に訴える媒体、参加者とのコミュニケーションに重点を置いたセミナーならZoomやTeamsなど、双方向性の高いツールが適しています。

 

配信できる媒体には有料のものと無料のものがあるため、イベント規模や予算に応じて適切な媒体を選ばなくてはなりません。

参加者を募集する

イベントの開催が決定したら、参加者を募集するという最も重要なステップに進みます。ターゲットに合わせた適切な集客の施策を行うことが重要です。

 

参加者を募集する際には、ハイブリッド開催の利点を存分にアピールしましょう。最大の売りは、会場参加とオンライン参加を選べることです。

 

限定グッズの配布やプレゼント抽選会など、来場者特典を設けるのも良いでしょう。

会場とオンライン配信環境を整備する

会場とオンライン配信両方の環境を並行して整備しなくてはなりません。照明や音響設備、ステージや客席など、設営スケジュール通りに準備を進めましょう。

 

並行して、オンライン配信環境も整えていきます。映像や音声が届かないなどのトラブルが発生しないように、綿密な準備を行いましょう。オンライン参加者が会場の雰囲気を感じられるよう配慮することも大切です。

 

会場とオンラインの両方でリハーサルをし、当日のトラブル発生を予防することも忘れてはいけません。

ハイブリッド開催がおすすめなイベント

ハイブリッド開催には、メリット・デメリットの両方があり、メリットを活かすためには、適しているイベントを見極めることが重要です。

 

リアルとネット配信の両者を使った方法におすすめなイベントには、以下のようなものがあります。

社内の研修会や勉強会

ハイブリッド開催は、会場とオンラインの両方に対応できるため、リモートワークや在宅勤務などの多様な働き方に合わせた参加が可能です。

 

会場に参加した場合は、社員同士のコミュニケーションを直接深められます。オンラインがあることで、支社の社員が本社の研修会・勉強会に参加できるため、スムーズな情報交換も促進されるでしょう。

求職者向けの採用イベント

求職者が企業の担当者と直接交流する採用イベントでは、リアルと画面越し両者のメリットを存分に活かすことが可能です。

 

リアルだけではなく配信があれば、地方から参加したいという求職者のニーズも満たせるため、有望な人材と出会う機会が増える可能性があります。

 

会場だけで開催される場合、遠方から訪れる求職者の宿泊費は負担になりますが、ネットからの参加が可能になればその心配もありません。もちろん会場で担当者と話をしたいという場合は会場に来て対面できるなど、選択の幅があるのも利点です。

セミナーや学会

セミナーや学会は、専門的な情報を発信したり、高度な知識を学び合ったりする場であるため、オンライン配信のアーカイブを後から見返せるハイブリッド開催との相性は抜群です。

 

会場のキャパシティに制限されず、遠方からの参加にも対応できるため、世界中の人々にセミナーや学会の内容を届けられるメリットもあります。

まとめ｜ハイブリッド開催で参加者の幅を広げよう

本記事では、リアル会場とオンライン会場の両方でイベントを開催する、ハイブリッド形式のイベントについて解説しました。

 

デメリットもありますが、参加者の幅を広げたり、双方向のコミュニケーションを促進したり、多くのメリットもあります。メリットを最大限に活かすことで、さまざまなイベントにおいて大きな成果を上げられるでしょう。

 

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