2024.11.21
社内イベントは意味がない。とお考えの企業様へ！企業成長へのきっかけ作りを解説します。
社内イベントをもっと簡単に！ワンストップサービスの魅力と選び方
社内イベントを成功させるためには、企画から準備、当日の運営、事後フォローまで、多くの工程をスムーズに進める必要があります。
しかし、これらをすべて自社で対応するのは大変な労力がかかります。
そこで注目されているのが「社内イベントワンストップサービス」です。
この記事では、わたしたちGROWSが提案している「社内イベントワンストップサービス」の魅力や選び方、具体的な活用事例をご紹介します。
ワンストップサービスとは？
ワンストップサービスは、イベントの企画から準備、運営、そして事後フォローまで、イベントに必要なすべての工程を一括してサポートするサービスのことです。
この仕組みを利用することで、イベント担当者が抱えがちなさまざまな課題を解決し、よりスムーズで効率的なイベント運営が実現します。GROWSのワンストップサービスをご紹介させて頂きます！
従来のイベント準備との違い
イベントを開催する際、多くの業務が発生します。
たとえば、会場の手配、装飾や演出の企画、必要な音響機材の準備、当日の進行管理などです。
通常は、これらの業務を複数の業者に依頼し、それぞれとのやり取りを行う必要があります。
しかし、この方法にはいくつかのデメリットがあります：
- 業者間の調整が煩雑
スケジュール調整や連絡ミスが発生しやすく、全体の進行が滞る可能性があります。
- 責任の所在が不明確
問題が起きた際に「どこに問い合わせるべきか」がわかりにくいことがあります。 - 全体の把握が難しい
各業者に任せる部分が増えると、イベント全体の進行状況を把握するのが困難になります。
これに対し、ワンストップサービスでは、すべてを一社に任せることができるため、こうした課題を一気に解消できます。
ワンストップサービスの具体的な内容
ワンストップサービスが提供するサポート内容は非常に幅広く、以下のような業務を網羅しています
- 企画・立案
イベントの目的に応じて、魅力的なテーマやコンセプトを提案します。初めての担当者でもプロのアドバイスをもとに理想のイベントを形にできます。
- 会場選定と手配
イベントの規模や内容に適した会場を提案し、予約や調整も一括で対応します。人気の会場も独自ネットワークで確保できる場合があります。
- 装飾や演出プランの作成
イベントの雰囲気を盛り上げる装飾や、参加者を楽しませる演出プランを専門家が設計します。
- 音響・映像機材の準備
イベントに不可欠な機材の選定から設置、オペレーションまで対応。トラブルにも迅速に対応できるプロがサポートします。
- 当日の進行管理
イベント当日は、進行表に基づき全体を管理。予期せぬトラブルにも柔軟に対応し、成功をサポートします。
- 事後フォロー
アンケートの集計や参加者への報告資料の作成、写真や動画の提供など、イベント後のタスクもすべて対応します。
なぜ「一社での対応」が大きなメリットなのか？
ワンストップサービスの最大の利点は、「一社での対応」による手間と時間の大幅な削減です。
イベント準備の際に多くの担当者が感じるストレスや課題が、ワンストップサービスを利用することで一気に軽減されます。
例えば：
- コミュニケーションの簡素化
担当者は窓口を一本化することで、複数業者とのやり取りを行う必要がなくなります。
- スケジュール管理の効率化
全体のスケジュールが統一されるため、遅延やミスが減少します。
- 品質の一貫性
すべての工程を一社が管理するため、各部分のクオリティが揃い、イベント全体の完成度が高まります。
どんなイベントでも適用可能？
ワンストップサービスは、イベントの規模や種類を問わず柔軟に対応可能です。以下のような社内イベントにも適しています
- 社員総会や表彰式のようなフォーマルな場
- 社内運動会やファミリーデーといったカジュアルなイベント
- 忘年会やクリスマスパーティーなど、季節感を活かした企画
こうしたサービスを利用することで、どんなイベントでもスムーズかつ効果的に実施することが可能です。
ワンストップサービスは「頼れるパートナー」
ワンストップサービスは、イベント担当者にとって心強い味方です。経験豊富なプロにすべてを任せることで、効率的に準備を進め、クオリティの高いイベントを実現できます。初めての担当者はもちろん、忙しい業務の合間にイベントを準備しなければならない方にも、ぜひ活用を検討していただきたいサービスです。
これで、ワンストップサービスの概要や利点がより具体的にイメージできるのではないでしょうか。
社内イベントにワンストップサービスを利用するメリット
社内イベントの準備は、業務の一環とはいえ、想像以上に労力と時間がかかるものです。GROWSの提供する社内イベントワンストップサービスは、
こうしたイベント準備におけるさまざまな課題を解決し、担当者の負担を大幅に軽減する心強い存在です。
以下では、その具体的なメリットをさらに詳しく解説します。
手間を大幅に削減
イベント準備でよく聞かれる課題の一つが、「やり取りが煩雑で大変」という声です。
たとえば、会場手配は一社、装飾や演出は別の会社、映像機材はまた別の業者、といったように、複数の業者との調整が必要になります。
その結果、担当者様は以下のような負担を抱えることになります
- 連絡の遅れや情報共有ミスによる進行の遅れ
- 業者間の調整に時間を取られる
- トラブル発生時の対応に追われる
ワンストップサービスを利用することで、これらの負担は一気に解消されます。
一社にすべてを任せられるため、連絡窓口が一本化され、情報の伝達ミスやスケジュールの調整負担が大幅に減少します。
その結果、イベント準備の効率が飛躍的に向上し、担当者は他の業務にも専念できるようになります。
専門知識によるクオリティ向上
社内イベントワンストップサービスのもう一つの大きな魅力は、プロの専門知識を活用できる点です。
私たちGROWSのイベント専門のプロフェッショナルチームは、これまでにさまざまな規模やジャンルのイベントを成功させてきた経験があります。
そのため、以下のようなサポートが可能です！
- 企画段階でのアイデア提供
初めてイベントを担当する場合、どのようなコンセプトや演出が良いか迷うことも多いものです。プロのプランナーが目的や参加者に合った最適なプランを提案してくれるため、イベントの方向性が明確になります。
- 細部まで行き届いた演出
装飾や照明、音響の使い方など、プロならではの工夫が施され、参加者の印象に残るイベントが実現します。
- トラブル対応力
長年の経験から、予期せぬトラブルにも柔軟に対応できるノウハウを持っているため、安心して任せることができます。
結果として、私たちはイベントの質が格段に向上し、参加者の満足度を高めることができます。
短期間での準備が可能
イベントの準備に十分な時間が取れるとは限りません。
特に、年度末のキックオフや急なプロジェクトの発表イベントなど、短期間で準備を整える必要があるケースは少なくありません。
このような場合にも、GROWSのワンストップサービスは力を発揮します！
- 業者間の調整が不要なため、スケジュールの遅延がない
- 必要な物品や機材の手配も迅速に行える
- 経験に基づいた効率的な進行管理で準備時間を圧縮できる
このスピード感は、時間的制約のあるイベント担当者にとって非常に大きなメリットとなります。
コスト管理がしやすい
イベント準備において、予算管理は常に大きな課題です。
個別に業者を手配した場合、それぞれのコストが見えにくく、予算を超過してしまうリスクがあります。
しかし、ワンストップサービスでは、一括管理による透明性の高いコスト管理が可能です。
具体的なメリットには以下が挙げられます：
- 予算オーバーを防ぐための提案
クオリティを保ちながら、無駄を削減するプランを提案してくれるため、コストパフォーマンスが向上します。
- トータルコストの明確化
初期段階で全体の費用が明確になるため、計画が立てやすく、予算内で収めることが可能です。
- 無駄なコストの削減
プロが必要なものと不要なものを見極めて提案してくれるため、支出を最適化できます。
ワンストップサービスを利用することで、イベント準備の手間を削減し、質の高いイベントを短期間かつ適正なコストで実現することが可能です。
特に、初めてイベントを担当する方や、大規模なイベントを任されている方にとって、私たちのワンストップサービスは強力な味方になります！
これまでに課題を抱えていた方は、ぜひ一度社内イベントワンストップサービスの利用を検討してみてください。社内イベントがスムーズに進行し、成功へと必ず導きます！
ワンストップサービスで対応可能な社内イベントの種類
ワンストップサービスは、幅広い種類のイベントに対応しています。以下はその一例です！
- キックオフミーティング
新年度や新プロジェクトの始まりを全社員で共有する場に。 - 社員総会や表彰式
重要な会議や社員の功績を称える場を華やかに演出。 - 社内運動会やファミリーデー
社員同士の絆を深め、家族も楽しめるイベントに。 - 忘年会・新年会・クリスマスパーティー
季節のイベントを盛り上げる企画もお任せ。
ワンストップサービスの具体的な提供内容
GROWSの社内イベントワンストップサービスの魅力は、イベントの企画から運営、事後フォローまで、すべてを一括して依頼できることです。
ここでは、具体的な提供内容をさらに掘り下げ、ワンストップサービスがどのようにイベントの成功を支えているのかを詳しく解説します。
企画立案・アイデア出し
どんなイベントも、まずは企画立案からスタートします。これは、イベントの成否を左右する非常に重要な段階です。
ワンストップサービスでは、経験豊富なプランナーが次のようなサポートを行います
- 目的の明確化
イベントの目的（社員間の結束強化、ブランドイメージの向上、新製品の発表など）をクライアントと共有し、それを達成するための企画を提案します。
- テーマとコンセプトの設定
例えば、「未来志向のイノベーション」をテーマにした展示会や、「家族の絆」をテーマにしたファミリーデーなど、イベントに軸となるコンセプトを設定します。
- クリエイティブなアイデアの提供
平凡な内容ではなく、参加者の記憶に残る仕掛けや演出を提案します。たとえば、VR体験を取り入れたり、参加型のゲーム要素を加えたりと、オリジナリティ溢れるアイデアを提案しています。
会場選定と手配
会場選びはイベントの成功に直結します。
ワンストップサービスでは、イベント規模やテーマ、参加者の動線までを考慮した上で、最適な会場を提案しています。
- 会場選びのポイント
会場選定では、アクセスの良さ、収容人数、設備の充実度が重要です。私たちGROWSのネットワークを活用することで、人気の会場や独自性のあるスペースを押さえることが可能です。
- 予約と交渉の代行
会場のスケジュール調整や料金交渉、契約書の確認など、細かな手続きもすべて代行してくれます。
- テーマに合った空間演出の提案
単なる会場の手配だけでなく、空間全体を活用した演出もサポート。例えば、プロジェクションマッピングを活用して会場全体を彩るといったアイデアも実現可能です。
装飾、演出、機材準備
イベントの印象を決定づける要素の一つが、会場の装飾や演出です。視覚や聴覚を刺激する演出や機材準備まで、細部にわたって対応します。
- 装飾プランの設計
テーマに基づいたデザインを提案し、看板、テーブルセッティング、ステージの装飾などを細かくプランニングします。
- 音響・映像機材の選定と設置
高品質な音響や映像設備の準備もすべてお任せ。プロが操作することで、スムーズな進行と感動的な演出が可能になります。
- 特殊演出の提供
例えば、ドローンを使った撮影やバルーンアート、サプライズ演出など、特別な体験を参加者に提供します。
当日の進行管理と運営サポート
イベント当日は、トラブルなく進行させることが成功の鍵です。
ワンストップサービスでは、次のようなサポートを提供しています。
- 詳細な進行表の作成
各スケジュールを細かく設定し、関係者全員と共有することで、時間管理を徹底します。
- スタッフの配置と管理
受付、誘導、ステージ進行など、必要な役割に適切なスタッフを配置します。経験豊富な運営スタッフが当日の流れをサポートします。
- トラブル対応力
突発的なトラブル（機材トラブルやスケジュール変更など）にも柔軟に対応するため、イベント担当者は安心して進行を見守ることができます。
事後フォロー！イベントの価値を次に繋げる
イベントは終了後のフォローまでが一連の流れです。ワンストップサービスでは、事後対応も丁寧に行います。
- アンケート集計と分析
参加者の声を集め、イベントの良かった点や改善点を分析します。次回の企画に活かすことが可能です。
- 写真や動画の提供
イベント中に撮影した記念写真やハイライト動画を提供。社内報やSNSで共有することで、参加者の満足度をさらに高めます。
- 成果報告書の作成
イベントの成果をまとめた報告書を作成し、クライアントに提供します。これにより、イベントの価値が具体的な数字やデータで見える化されます。
ワンストップサービスは、イベント担当者の負担を軽減するだけでなく、プロフェッショナルな視点でイベントを成功に導きます。
企画から事後フォローまで一貫して対応するこのサービスは、「忙しい中でも完璧なイベントを作りたい」という担当者様に寄り添ったサービスです。
ワンストップサービスを選ぶ際のポイント
ワンストップサービスは便利な反面、選ぶイベント会社によってそのクオリティや満足度が大きく変わる可能性があります。
そこで、最適なパートナーを見つけるために押さえておきたいポイントを、より詳しく解説します。
是非参考にしてください！
実績と経験を確認
ワンストップサービスを提供する会社を選ぶ際、まず注目すべきなのが過去の実績や経験です。
成功したイベントの事例やクライアントの声をチェックすることで、その会社の実力や信頼性を評価することができます。
- 過去の事例を確認する方法
公式ウェブサイトやカタログに掲載されている実績だけでなく、SNSや口コミサイトでの評価もチェックしましょう。また、似た規模や内容のイベント事例があると安心です。
- 業界やイベントの種類ごとの経験値
表彰式やキックオフ、ファミリーデーなど、自分のイベントに近い経験が豊富であれば、より的確な提案やサポートが期待できます。
- 見学や相談会への参加
イベント会社が主催する見学会や相談会に参加し、直接担当者と話すことで、会社の雰囲気や提案力を肌で感じることができます。
対応範囲の広さ
ワンストップサービスを選ぶ最大の理由は、すべてを一括で任せられる便利さです。したがって、その会社がどこまでの範囲をサポートしてくれるのかを事前に確認することが重要です。
- 企画から運営、事後フォローまでカバーしているか
初期のアイデア出しだけでなく、会場手配、当日の運営管理、終了後のアンケート分析まで、ワンストップサービスの強みをフルに活かせる会社を選びましょう。
- 特別な演出やカスタマイズへの対応力
特殊な演出やユニークな要望にも対応できる柔軟性があるかどうかも重要です。例えば、プロジェクションマッピングやライブ配信対応など、時代に合ったサービスを提供しているかを確認してください。
コミュニケーションのスムーズさ！相談しやすい相手を選ぶ
イベントの準備期間中、サービス提供会社との密な連携は不可欠です。
そのため、コミュニケーションの取りやすさは選定時の重要なポイントです。
- レスポンスの早さ
質問や相談に対して、迅速に対応してくれるかどうかを確認しましょう。レスポンスが遅いと、準備スケジュールに影響が出る可能性があります。
- 提案力と具体性
あなたの要望をしっかりと聞き取り、それに基づいた具体的な提案をしてくれるかどうかが、理想のイベントを実現するための鍵となります。
- 相性と信頼感
長期間にわたり密接にやり取りをする相手なので、担当者の人柄や対応力も重視しましょう。特に、自分たちのイメージやアイデアを共有しやすい担当者だと安心です。
コストパフォーマンス
価格が安ければ良いというものではありません。サービス内容と費用が釣り合っているか、コストパフォーマンスをしっかりと見極めましょう。
- 見積書を細かく確認
提供内容が曖昧だったり、不明な項目が含まれていないかを確認しましょう。透明性が高い見積書を出す会社は信頼できる場合が多いです。
- 安すぎる価格への注意
市場価格よりも極端に安い場合は、品質や対応力に不安が残ることがあります。安価なサービスに飛びつかず、内容をよく確認してください。
- オプションの柔軟性
必要なサービスだけを選択できるかどうかもポイントです。不要な項目を削除できる柔軟性があると、予算内で効率的に利用できます。
ワンストップサービスを選ぶ際には、実績や対応範囲、コミュニケーション力、そしてコストパフォーマンスを総合的に判断することが大切です。
適切なパートナーを選ぶことで、準備の負担が軽減され、プロフェッショナルなサポートのもと、理想のイベントを実現することができます。
このポイントを参考に、ぜひ自社に最適なワンストップサービスを見つけてください。
成功するイベントの裏には、信頼できるパートナーの存在があります。私たちGROWSの社内イベントワンストップサービスは実績も豊富な為是非ご相談ください！
社内イベントでワンストップサービスを最大限活用するコツ
ワンストップサービスは、イベントの準備や運営を効率化し、成功に導く強力なサポートですが、
ただ依頼するだけではその効果を十分に発揮できない場合があります。
以下のポイントを押さえることで、サービスのメリットを最大限に活かし、より満足度の高いイベントを実現しましょう。
イベントの目的やテーマを明確に伝える
イベントを成功させるための第一歩は、目的とテーマを明確に設定し、それをサービス提供会社に正確に伝えることです。
- 目的を具体化する
例えば、「社員の士気を高めたい」「新商品の認知度を拡大したい」「家族ぐるみの交流を促進したい」といった具体的な目的を伝えましょう。目的が明確であれば、提案される企画も的確になり、イベントの方向性がブレません。
- テーマを共有する
テーマはイベント全体のトーンや雰囲気を決定づけます。「未来志向」「感謝と絆」「楽しくカジュアル」といったキーワードを提供会社に伝えると、装飾や演出の具体案が出やすくなります。
- 具体的な参加者像を伝える
参加者の年齢層や性別、好みなども重要な情報です。たとえば、若い世代が多い場合はトレンドを意識した演出を、年配者が多い場合は落ち着いた雰囲気を重視した提案を得られます。
希望する演出や装飾のイメージを共有
サービス提供会社はプロですが、具体的な要望を伝えることで、より満足のいく提案を得ることができます。希望のイメージを共有する際のコツを以下に挙げます。
- 具体的なイメージを例示する
過去に見たイベントや写真、デザイン例などを見せながら、「この雰囲気を再現したい」などの要望を伝えるとイメージが共有しやすくなります。
- 演出や装飾の優先順位を伝える
「ステージの演出を目立たせたい」「会場全体の装飾はシンプルで良い」など、特に力を入れたい部分を伝えることで、より効果的なプランを提案してもらえます。
- 「やりたくないこと」も明確にする
必要なものだけでなく、避けたい雰囲気や演出も伝えることで、ミスマッチを防ぐことができます。例えば、「派手すぎる装飾は避けたい」などの意見も重要です。
定期的なミーティングで進捗を確認し、必要なフィードバックを行う
一度依頼したらすべてを任せきりにするのではなく、定期的に進捗を確認することが重要です。コミュニケーションを継続することで、完成度が高いイベントが実現します。
- 進捗ミーティングのタイミングを決める
契約時に「企画段階」「装飾デザインの決定後」「本番直前」など、進捗確認のタイミングを明確に決めておくとスムーズです。
- 具体的なフィードバックを行う
提案を受けたら、感想や修正点を具体的に伝えましょう。例えば、「色合いをもう少し明るくしたい」「この演出を加えたい」といった要望を正直に伝えることが大切です。
- 不明点をその場で解決する
ミーティング中に疑問点や懸念があればその場で解消するよう心がけます。後からの修正は手間やコストがかかるため、早めの対応が重要です。
活用のコツを押さえることで得られるメリット
これらのポイントを意識することで、次のようなメリットを得られます
- イベントの方向性が明確になる
提供会社とのすれ違いを防ぎ、イメージ通りのイベントが実現します。
- 無駄なコストや労力を削減できる
不要な変更や調整が減り、効率的に準備が進められます。
- 参加者の満足度が向上する
細部までこだわった企画・演出により、参加者が心から楽しめるイベントになります。
まとめ
ワンストップサービスはプロに任せられる安心感が魅力ですが、利用者自身も主体的に関わることでその価値を最大限に引き出すことができます。
目的やテーマを共有し、進捗を確認しながら協力することで、期待を超えるイベントが実現するでしょう。
初めて利用する方でも、上記のコツを押さえれば安心して進められます。ぜひ、ワンストップサービスを活用し、参加者全員が満足する成功のイベントを目指してください！
