【社内イベント相談コーナー】社内イベントの担当になったけど、何から始めればいいかわからない方へ。

初めて社内イベントを担当しています。プロジェクトの発足から依頼されたのですがどのように進めていくことが良いでしょうか？教えてください。

「何から手をつければいいかわからない」は、実は一番多い悩みです

社内イベントの担当に突然指名されて、

「で、まず何をすればいいんだろう？」と立ち止まってしまう。

この状態、実はかなり多いです。

GROWSに寄せられる相談の中でも、最初に出てくるのがこの悩みだったりします。

やる気がないわけでも、責任感がないわけでもありません。ただ、社内イベントは進め方を体系的に教わる機会が少なく、「前例を見ながらなんとなく進める」ことが当たり前になりがちです。前任者は異動している、資料は古い、聞ける人もいない。そんな状況で戸惑うのは、ごく自然なことだと思います。まずは「自分だけじゃない」というところから、安心してもらえたらと思います。

社内イベントの担当者は、研修などもなくいきなり任されることも多く、一任されてしまうことも少なくありません。大切な業務な割にライトに依頼が来ることも多々あります。

なぜ社内イベントは「最初の一歩」が見えにくいのか？

社内イベントが難しい理由のひとつは、プロジェクトの全体像が見えにくいことです。営業や採用のように、KPIや評価軸が明確に決まっている仕事と違い、社内イベントは「何をもって成功とするか」が人によって違います。

盛り上がったか、学びがあったか、社長の想いが伝わったか。どれも正解ですが、最初から整理されているケースは多くありません。その結果、「とりあえず去年と同じで」「大きな失敗だけはしないように」という進め方になり、余計に判断が難しくなります。迷っているのは能力の問題ではなく、構造的にそうなりやすい仕事だから。まずはそこを理解しておくことが大切です。

GROWSが最初に整理するのは、この3つ

GROWSが社内イベントの相談を受けるとき、いきなり企画や演出の話から入ることはほとんどありません。最初に整理するのは、とてもシンプルな3つです。
ひとつ目は「このイベントは誰のためのものか」。ふたつ目は「終わったあと、何が残っていれば成功と言えそうか」。そして三つ目は「今回はやらなくていいことは何か」。
完璧な答えでなくて構いません。ぼんやりでもいいので、この3点を言葉にすると、判断に迷ったときの軸が生まれます。社内イベントは、最初の整理ができるかどうかで、その後の進めやすさが大きく変わります。

まずは目的や達成したいことを整理しましょう。枝葉の話を先に動いてしまうと方向性を見失います。プロジェクトに大切なことは全員の方向性を合わせることです。

社内イベントは「個人業務」ではなく、プロジェクトとして考える

社内イベントを任されたとき、多くの場合「担当＝全部ひとりでやる人」になってしまいがちです。でも本来、社内イベントは個人業務ではなく、れっきとした社内プロジェクトです。

最初にやってほしいのは、「誰が関わるプロジェクトなのか」を整理すること。決裁をする人、内容に口を出す人、当日協力が必要な人。このあたりを軽く書き出すだけでも、あとからの混乱はかなり減ります。
そして可能であれば、役割を小さく分けます。「全部をお願いする」ではなく、「ここだけ相談する」「ここだけ確認する」という関わり方で十分です。社内イベントは、最初から完璧な体制を組まなくても進められます。大事なのは、ひとりで抱え込まない前提を最初に作っておくことです。

社内プロジェクトとして進めるときの、最低限の進め方

社内イベントをプロジェクトとして進めるとき、細かい管理表やガントチャートは最初から不要です。むしろ、シンプルな進め方の方がうまくいきます。
GROWSでは、社内向けのイベントでも「決めることを段階で分ける」ことをおすすめしています。まず決めるのは、開催の目的と大枠の方向性。次に、開催日・形式・規模。最後に、具体的な中身や演出です。
この順番を飛ばしてしまうと、「それ、誰のためだっけ？」「結局何がやりたいんだっけ？」と、途中で立ち戻ることになります。プロジェクトとして進めるコツは、前に進むことよりも、迷わず判断できる状態を作ること。そのための順番を守るだけで、進行はかなり楽になります。

全部を完璧にやろうとしなくて大丈夫です

初めて担当すると、「抜け漏れなく、ちゃんとやらなきゃ」と思いがちです。でも正直に言うと、すべてを100点で実現できる社内イベントはほとんどありません。
演出はシンプルだったけど、メッセージは伝わった。進行は少しバタついたけど、参加者の空気は良かった。そういうイベントの方が、あとから「やってよかった」と言われることも多いです。
最初から完璧を目指すよりも、「今回は何を大事にするか」を決めておくこと。その方が、結果的に納得感のあるイベントになります。担当者ひとりで背負い込まなくて大丈夫です。

まずは、この中からひとつだけやってみてください

「何から始めればいいかわからない」と感じているなら、次のうちひとつだけで構いません。
上司に「今回のイベントで一番大事にしたいことは何ですか？」と聞いてみる。去年のイベントで、評判が良かった点だけを拾ってみる。参加者の立場で「正直これは必要かな？」と書き出してみる。
大事なのは、完璧な計画を作ることではなく、一歩動くことです。ひとつ動くと、不思議と次にやるべきことが見えてきます。社内イベントは、動きながら形にしていく仕事です。

ひとりで抱え込まなくていい、という選択肢

社内イベントの担当は、相談相手が社内にいないケースも多い仕事です。「こんな初歩的なことを聞いていいのかな」「まだ何も決まっていないし」と思ってしまう気持ちも、よく分かります。
でも、何も決まっていない段階だからこそ、外に話して整理した方が楽になることもあります。GROWSでも、「まだ企画は白紙です」という状態から相談を受けることは珍しくありません。
社内イベントは、ひとりで抱え込む仕事ではありません。行き詰まったときは、壁打ち相手を見つける。それも立派な進め方のひとつだと思っています。

180時間の業務削減も夢じゃない。GROWSの「イベラク」で変わる、社内イベントの可能性

GROWSの制作事例をご紹介！