【社内イベント相談コーナー】イベント会社の相見積もりは何社に取るべき？

社内イベントの担当者です。企画中なのですが、イベント会社の合い見積もりは何社くらいとることが適正でしょうか？教えてください。

まず結論！2〜3社が最適です

「相見積もりを取るように！」という指示を受けたことありませんか？

相見積もりは何社とることが正解なのか？

意外とこの質問には明確な答えがあります。答えは2〜3社です。1社では比較ができませんし、5社以上になると判断がぶれてしまいがちです。

相見積もりの目的は価格を叩くことではなく、「適正な基準を持つこと」です。2社だとAとBの違いが見えます。3社あると傾向が見えます。このくらいがちょうどいいかと思います。

多すぎると検討が目的化してしまい、少なすぎると判断材料が足りなくなります。担当者さんにとって最も現実的で、社内説明もしやすいのが2〜3社かなと思います。

相見積もりで間違えていけないことは、金額比較のみを行うことです。各社条件をそろえるのは意外と難しく、それぞれの会社に考え方があります。あくまでも傾向値を探るもの＋複数社の担当者さんとやり取りをして一番自分に合う会社を選んでいきましょう。

1社だけにするリスクもあります。

「知り合いの紹介だから安心」「大手だから間違いない」そう思って1社に絞るケースもあります。

でも、それは基準を持たないまま決断することになってしまいます。その提案が本当に適切なのか、金額が妥当なのか、比較対象がないと分かりません。結果として、社内で説明が弱くなることもあります。

相見積もりは、イベント会社を疑うためではなく、自分の判断に根拠を持つために行うものです。複数社話を聞くことで良さを感じることもできます。一度聞いてみることもいいかなと思います。

相見積もりが多すぎると起きてしまう問題

一方で、安心感を求めて5社、6社と声をかけると、別の問題が起きてしまいます！

提案の方向性がバラバラになり、軸がぶれやすくなります。そして最終的には価格が一番安い会社に流れやすくなります。しかし価格だけで選ぶと、目的とのズレが生まれやすい。しかも社内調整も複雑になり、「比較資料を作ること」が仕事になってしまいます。

相見積もりは数を増やすことは目的ではないので、WEBサイトなどをよく見て一次選定をすることをお勧めします。

イベント会社の中においても得意領域が違います。社内イベントを得意とする会社もあれば、研修寄りの会社もあります。フォーマルな企画が得意な会社もあればエンタメが得意な会社もあります。しっかり検討しましょう！

比較すべきは金額ではない

見積もりを並べると、どうしても総額に目がいきます。本当に見るべきはそこではありません。こちらの目的をどれだけ理解しているか、提案の具体性はどうか、運営体制は明確か、修正に柔軟に対応してくれるか。

見積もりの内訳が分解されているかどうかも重要です。総額よりも単価を見ることが相見積もりを取る際の必要な考え方です。

どんなに安くても企画の目的が伝わらなければ意味がありません。企画の意図をしっかりくみ取ってくれている企業を選びましょう。

総額ではなく、単価を見るようにすると相見積もりの味方としては正しい味方になります！

まとめ

相見積もりは2〜3社とりましょう。
同条件で依頼し、価格ではなく目的理解と提案力を比較します。
そして最終的には「この会社と一緒に作りたい」と思えるかどうかで決めることがおすすめします。

担当者の仕事は、最安値を選ぶことではなく、会社にとって最適なパートナーを選ぶことです。迷ったときは、ひとりで抱え込まず相談してください。パートナー選びも、イベント成功の大切な設計の一部だと考えます！

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