なぜ社内イベントは毎年ゼロからの仕事になるのか｜担当者が疲弊する本当の原因を解説します

社内イベントが毎年「初めての仕事」になるのは、担当者の能力不足ではなく、業務として引き継がれない構造に原因があります。兼務で役割や評価が曖昧なまま進められ、判断の背景やプロセスが残らないため、毎回ゼロから考え直すことになるのです。イベントをその年限りで終わらせず、考え方や過程を会社の資産として残すことで、担当者の負担は減り、社内イベントは毎年積み重なる仕事に変えていけます。

毎年、同じところで立ち止まっていませんか？

社内イベントの担当になったとき、まず最初にやることは何でしょうか。
多くの人が、前回の資料を探すところから始めます。

共有フォルダを開いて、去年の進行表や企画書を眺める。でも、そこでふと手が止まる。

「これ、どういう理由でこうなったんだっけ？」と。

資料は残っているのに、判断の背景がわからない・・・。
なぜこの企画になったのか、なぜこの演出を選んだのか、なぜこの順番だったのか。その「考えた痕跡」が、どこにも見当たらない。結果、今年もまた一から考え直すことになる。毎年やっているはずなのに、気持ちはまるで初めての仕事です。

これ、担当者の能力の問題ではありません。
むしろ真面目な人ほど、この状況にしんどさを感じます。「去年も大変だったのに、また同じところからか…」と。社内イベントが“経験値のたまらない仕事”になっている会社では、だいたいここで人が疲弊してしまうポイントです。

社内イベントの担当者さんが異動したり退職したりと引継ぎが発生する際には、同じことが繰り返されることが多くあります。その企画に至る背景なども含めて記録を残しておきましょう！

社内イベントが引き継がれない会社の共通点

「ちゃんと資料は残してます！」
そう言われる会社は多いです。実際、進行表も台本も、写真も動画も揃っている。でも、引き継がれないのはなぜでしょうか。

理由はシンプルで、結果しか残っていないからです。
どんな選択肢があって、どこで悩んで、なぜそれを選んだのか。そのプロセスが共有されていない。だから次の担当者は、毎回同じ分岐点で立ち止まることになります。

もう一つ多いのが、「うまくいった」「盛り上がった」という評価だけが残るケースです。

それ自体は悪いことではありません。ただ、それだけだと次に活かされません。盛り上がった理由が言語化されていないからです。

社内イベントが引き継がれない会社では、イベントが仕事ではなく個人戦になっています。その人が頑張った、で終わってしまう。結果、担当者が変わった瞬間に、すべてがリセットされる構造ができあがってしまうのです。

社内イベントは、まさに個人戦になり領域です。プロジェクトを任された方の個人技として解決してくことも多く、企画を遂行していくためには強い思いが必要になるからです。属人化してしまうことは避けられないこともありますが、しっかり思いや履歴は残していきましょう。

「盛り上がったかどうか」しか残らないイベントの末路とは！

イベントが終わったあと、よく聞く言葉があります。
「盛り上がってよかったですね」「みんな楽しそうでしたね」

もちろん、それは大事なことです。
ただ、もし社内イベントの成果がそれだけだとしたら、次の年はまた同じ苦労をすることになります。なぜなら、その評価は“感想”であって、“判断材料”ではないからです。

上司や役員から「今年はどうだったの？」と聞かれたとき、説明ができない。数字も言葉もなく、「まあ、雰囲気は良かったです」としか言えない。すると次はこう聞かれます。「じゃあ、今年はどうするの？」

ここでまたゼロに戻る。
去年の経験が、何の助けにもならない。盛り上げること自体が目的になってしまうと、イベントはその場限りの消費物になります。楽しかったけど、何も残らない。結果として、毎年同じところからスタートすることになるのです。

社内イベントをその年限りにしてしまう最大の原因とは！

多くの会社で、社内イベントは「点」で考えられています。
この日、この時間、この会場。この一日をどう乗り切るか。それ自体は間違っていません。

でも、その視点だけだと、イベントは必ず単発で終わります。

イベントが終わった瞬間、プロジェクトは解散。
振り返りは「反省会」で終わり、忙しさの中で流れていく。「また来年考えよう」が合言葉になる。気づけば、同じ悩みを毎年繰り返す状態が出来上がっています。

問題は、担当者さんの意識ではありません。
そもそも「次に使う前提」で設計されていないこと。ここが一番大きい。最初から今年限りとして組み立てている以上、残らないのは当然なのです。

社内イベントの基本は単年プロジェクトが前提となります。単年完結だからこその企画設計をしていきましょう！

毎年「ラク」になる会社が、実はやっていること

一方で、社内イベントが年々ラクになっていく会社もあります。
彼らが特別なことをしているかというと、そうではありません。完璧な資料を作っているわけでも、細かくマニュアル化しているわけでもありません。

ただ一つ違うのは、考えたプロセスを残していることです。
なぜこのテーマにしたのか。どこで迷ったのか。結果どうだったのか。次にやるなら何を変えたいのか。それを言葉にして残していることがおおくあります。

これがあるだけで、次の担当者はずっとラクになります。
ゼロから考え直さなくていい。「去年はこう考えたんだな」という土台の上で、判断ができます。

経験が会社のものになっていく感覚で作っていきましょう！

社内イベントを「仕事」として引き継ぐという考え方

社内イベントの担当者は、ほとんどの場合、専任ではありません。
総務、人事、広報、時には営業や企画の仕事を抱えながら、その合間でイベントを担当している。

これが現実です。にもかかわらず、社内では「イベント担当」という役割が、

業務として明確に定義されていないケースが多くあります。

担当ではあるけれど、どこまでが自分の仕事なのかは曖昧。
誰に相談すればいいのか、どこまで決めていいのかも分からない。評価基準もなく、成功しても失敗しても、きちんと振り返られることは少ない。結果として、イベントは「空いた時間でなんとか回す仕事」になり、属人化していきます。

だからこそ、社内イベントを、ちゃんとした仕事として扱う視点が必要になります。
派手な演出を増やす前に、まず考えるべきなのは「この業務をどう引き継ぐか」。判断の背景や考えたプロセスを残すだけで、次の担当者はゼロから悩まずに済む。兼務であること自体は変えられなくても、仕事の質は変えられます。

毎年ゼロからやらなくていい。
それは担当者の負担を減らすためでもあり、社内イベントを会社の仕事として積み上げていくためでもあります。

【まとめ】毎年ゼロからやらなくていい社内イベントへ

社内イベントが毎年「初めての仕事」になるのは、担当者の頑張りが足りないからではありません。
多くの場合、それはそうならざるを得ない業務構造の中で任されているからです。

兼務で、時間もなくて、正解も分からない。
それでも「失敗したくない」「ちゃんとやらなきゃ」と思って、手探りで進めている。
現場でたくさんの担当者さんと話してきましたが、そういう方ほど、本当はすごく真面目で、責任感が強い人だとおもいます。

だからこそ、イベントを派手にする前に、まず考えてほしいのは「どう残すか」。
どんな理由で決めたのか、どこで悩んだのか、何がうまくいって、何が難しかったのか。
そのプロセスが少しでも言葉として残れば、次の担当者は、ゼロから苦しまなくて済みます。

社内イベントは、本来その場限りで終わるものではありません。
会社の考え方や文化がにじみ出る、大切な仕事です。
だからこそ、毎年担当者だけが消耗していく形ではなく、会社として積み上がっていく形に変えていけるはずです。

GROWSは、「とりあえず盛り上げるイベント」をつくる会社ではありません。
担当者さんの立場や、社内の事情、業務の現実を踏まえたうえで、
どうすればこの会社にとって無理のない形になるかを一緒に考えることから始めています。

「うちの場合はどうなんだろう」
「今のやり方、ちょっと苦しいかもしれない」

もし、この記事を読んでそんな気持ちが少しでも浮かんだなら、
まだ何も決まっていなくて大丈夫です。整理がついていなくても構いません。

まずは、今の状況を聞かせてもらうところから。
それが、社内イベントを毎年積み重なる仕事に変える最初の一歩だと、僕たちは思っています。

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