【なるほど!納得】オンライン社内イベントを成功させる!かしこい準備の進め方を紹介!


オンライン社内イベントを成功させるなら、企画・検討段階からさまざまな準備が必要です。

ゴールに向けて、どのような流れで段取りを組んでいけばいいのか。

イベント担当者が覚えておきたいポイントや注意点を、チェックしてみましょう。

 

ターゲットに向けたイベントを選定!

イベントの企画担当になったら、まずはどのような内容で開催するのか、検討をはじめましょう。

イベント選定は、ターゲットの顔を思い浮かべると、最適な答えが見えやすくなります。

はじめから、○○のイベントを行う、と決まっている場合は、

このステップは飛ばして次の準備に取り掛かってください。

コロナ禍の中、イベントをオンラインへ切り替える企業が増えています。

 

社員総会や式典、表彰式、入社式、研修、忘新年会、ファミリーデー、社員旅行など、

どんなイベントもオンライン化できますので、ぜひ新しいスタイルにチャレンジしてみてください。

 

イベント開催までのスケジュールを確認!

どんなイベントを行うのかが決まったら、イベント当日から逆算して、

やるべきことをスケジュールにしましょう。

 

 

・イベントチームを作る。

・予算を検討する。

・参加者を募る。

・参加者へ連絡する。

・当日のプログラムを決定する。

・必要なアイテムを購入する。

・制作を進める。

・配信会場を設営する。

・イベント会社を選定する。

・台本を作成する。

・リハーサルを行う。

 

など、一つのイベントでもたくさんの“やること”があります。

どのタイミングでどこまでやっておくのか、見える化しておくとスムーズに進められます。

 

担当者は、イベントだけに専念すれば良いのではなく、普段の業務と並行して作業を行う例が一般的です。

イベント準備で仕事に影響を与えないためにも、無理のないスケジュールを組んでおきましょう。

 

オンラインイベント配信のツールを決める!

オンラインの社内イベントを計画するなら、配信ツールが欠かせません。

オフラインイベントの会場選びと同じくらい重要ですので、よく検討しましょう。

オンライン社内イベントでよく使われるのは、ZoomやYouTubeですが、

それ以外にも目新しいツールがたくさん出てきています。

 

・リアルタイムでつながるのか、録画したものを配信するのか。
・同時に何人接続できるのか。
・接続可能時間はどのくらいか。

といった基本的なことはもちろん、

 

「多くの人の顔を見ながら、会話を楽しむタイプのイベント」

「イベント会場の様子を、社員全体へ配信したいタイプのイベント」

など、イベントの種類によって、選ぶべきツールが変わります。

発生する費用がそれぞれ違いますので、予算面も考えながら決定しましょう。

 

「イベントに合ったツールが分からない……」

という場合は、イベント会社へ丸投げするという方法もあります。

 

弊社でも、開催するイベントに最適なツールやプランを提案しております。

幅広い最新オンラインツールに精通しておりますので、困った時はなんでもご相談ください。

 

オンライン向けの企画・内容を検討!

これまでオフラインで行ってきたイベントをオンライン化する場合。

また、新しいオンラインイベントを計画する場合。

オンラインに合った形での、企画が求められます。

どのようなイベントであっても、オフラインと同じ形で進行するのは不可能、

柔軟なアイデアで、対応していきましょう。

 

難しく感じるかもしれませんがイベントの主役になる人が輝ける、

楽しめる形で検討していくと、企画や内容が頭に浮かびやすくなります。

 

表彰式であれば、感動が届く演出。

入社式であれば、嬉しいゲストや熱いメッセージ。

ファミリーデーであれば、参加した家族が笑顔になれる企画。

忘新年会を行うなら、乾杯のお酒やおつまみを事前に届けておくなど、考え方は無限大!

 

不要になった会場代を利用し、豪華なる司会者やパフォーマーを呼ぶ。

オフラインでは不可能な、海外に住む社員とのやりとりなど、オンラインだからこそできることもたくさんあります。

 

今後もオンライン社内イベントに参加したくなる、盛りだくさんな内容を用意してみましょう。

 

社内でできないことは社外へ依頼

オンライン社内イベントの準備は、慣れていない方も多く、

自社だけでは難しい部分もあります。そんな時には、イベント会社の手を借りてみてください。

 

特に、リアルタイムでつながるイベントは、当日のトラブルを極力減らす必要があります。

 

撮影に慣れたプロへ依頼する。

配信中のトラブル対応を業者にお願いしておく。

など、オンライン配信に携わることを、専門業者へ任せることで、担当者がイベント進行に専念できます。

 

配信だけでなく、

「オンラインイベントで流す映像を用意してもらう」

「ゲームやクイズなどの、楽しい余興を入れてもらう」

といった相談も可能!

 

オンライン社内イベントがはじめての場合は、特に分からないことばかりです。

弊社では、企画段階からご担当者様に寄り添い、最適なアドバイスを行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

 

まとめ

オンライン社内イベントは、テンポよく準備するのが大切。
会場を押さえる、食事を用意する、舞台を設営するといった大掛かりな準備が必要ない一方で、オンラインならではの気配りや喜んでもらう仕掛けが必要になります。

「心に残るオンライン社内イベントを企画したい!」
それなら、数多くのイベントを成功へ導いていた弊社がお力になります。

アイデア豊富、フットワークの軽さに定評のあるスタッフへ、小さなことでも遠慮なくご相談ください!

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

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