【200名~300名規模オンライン社内イベント】zoomやGoogle meetを使うオススメの事前準備を解説


新型コロナウイルスの影響で社内イベントがどんどんオンライン化されています。

オンライン化の流れは大きくイベント業界を変えています。

「集まる価値」ということの追及は今後考えなくてはいけない題材になりそうです。

 

そんなオンライン化の中。

多くの企業様からご相談を頂きます。

 

・オンラインで社内イベント開催したいが、どのように開催すればよいのか?

・普段使っているzoomやGoogle meetは使えるのか?

・全員在宅でも実施可能なのか?

 

分からないことだらけですよね?

これは仕方ないことです。

初めてのことはわからないことだらけで何から手を付けてよいのかわかりません。

今回は、実際にある企業様の事例を基に、今後オンラインで社内イベントを開催しようとしている企業様の役に立てればと思います。

 

当日のプログラム・本番スタートです!

 

200名から300名規模のオンラインイベントということで、

15分前からOPEN状態を作り、誰でも入室できるようにしておきました。

開始直前だと、離脱者が増えますのでなるべく早めの開場を心がけると良いかと思います。

そして、開場したらサムネイルを設定しておきガイダンスを表示しておきましょう。

 

サムネイル状態では、

各参加者にアナウンスした方が良いことがあります。

 

・マイクとカメラのオフの協力

 

これは、システムの重さを改善するため、音のハウリングなどの関係でオフにしてもらうことをおススメしています。

そして、チャット機能などのコメント欄も開放し大いに盛り上がって盛りましょう。

 

さて、今回は、プログラムの解説ではなく、

こういった会を安心して進行できるようには、どのような準備をした方が良いのか?

この辺りを解説していきます。

 

 

起こりうるトラブルと解決策

参加人数が増えてくると発生するトラブルも大きくなってきます。

以下の内容は起こりうるトラブルですので、注意した方が良いでしょう。

 

◇音のハウリング

キーンなどの音。

ハウリングが起こってしまうと、一気にイベントの進行が止まります。

かなり不快感のある音が出ます。普段使っているzoomやGoogle meetでも起こったことありませんか?

基本的にハウリング起こる原因は、マイクから入った音がスピーカーで再生され、その音をもう一回マイクが拾ってしまうと怒ります。

例えば、zoomで同じミーティングを隣に座って音を出しているとハウリングします。

 

イベント時でのポイントは、

・話す人以外は全員ミュート設定をする

・音をイヤホンやヘッドホンを使って聞いてもらう

 

このポイントを意識するだけで音の問題は解決に向かいやすくなります。

 

 

◇音が聞こえない

ハウリングを意識してミュート設定をしていると、

自分が発言の際にミュート解除を忘れてしまい音が聞こえないという現象が起こります。

これは参加者にルールとして共有することで解決できます。

あとは、チャット機能などを開きっぱなしにしてもらい、緊急時の連絡はできるようにしておきましょう。

 

 

◇映像・音が乱れる

ほとんどの場合ネットワークの環境が原因です。

音声が乱れたり、映像がカクついたりと現象は様々ありますが、一気に集中力が低下します。

そして何より、イベントの進行が止まってしまいます。

結果的にイベントの進行がうまくいきませんので、特に神経を使う部分です。

 

社内で実施する場合、ほとんどが社内ネットワークで配信をすると思います。

以下の内容は確認しておいた方が良いです。

 

・無線ではなく有線で接続をする

・参加者のカメラをオフにする

・バックグランドで動いているアプリケーションを止める

・ブラウザで他のサイトを開かない

・ブラウザをリロードする

 

この辺りの対策を打つと改善されやすくなります。

事前のガイダンスなどで流しておいたり、司会台本に落とし込み、司会者からも注意喚起をすると

イベントの進行が安定します。

 

◇システムが落ちる

負荷が大きいとシステムだダウンします。

ダウンしてしまった場合再起動しますが、一回離脱してしまいます。

 

・インターネットの回線速度

・バックグランドのアプリケーション

 

がおおよその原因です。

ネット環境に不安のある場合には、事前にチェックしておいた方が良いかと思います。

 

 

オンラインの表彰式や社内イベントを実施の際に、事前準備した方が良いこと

全社員がオンラインで参加する表彰式などのイベントは、会社にとって大きな時間になります。

準備具足や確認不足が要因でイベントにトラブルが発生して中断してしまっては、最悪の事態になってしまいます。

最低限、ここだけは確認しておいた方が良いというポイントを最後にご紹介します。

 

◇運営マニュアルを作成しよう

オフラインの際に運営マニュアルのような当日の進行表だったり、役割分担だったり、当日の準備物などを整理したものを作成するかと思います。

オンラインも同様です。

運営マニュアルを整理し、当日の準備や確認に抜け漏れが発生しないようにしましょう。

そして、オンラインでは特にシステム回りの確認は絶対に行いましょう。

 

こちらの記事でもご紹介しています。

関連記事:zoomを使った社内イベントのシステム設計図を公開。オンラインでも変わらない価値を創出します

 

 

◇進行台本を作成しよう

運営マニュアルと同時に進行台本は必ず作成しましょう。

進行台本とは、当日の1日の流れを具体的にトークレベルで落とし込んだ資料となります。

イメージはこちらです。

 

 

このような進行台本を作成するようにしましょう。

特に作成する際のポイントは、司会のトークと映像・BGMなどのタイミングなども記載していきます。

 

関連記事:付加価値の高いオンライン表彰式の成功のカギは進行台本。作成のポイントを実例付きでご紹介

 

 

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