【3密対策×社内イベント】徹底した感染防止対策を実施して社内イベントを開催するテクニック


テレワーク化が進み、オンラインでのコミュニケーションが一般化してきました。

オンラインでも一定のコミュニケーションは取れている。

年に一度の表彰式やパーティーなどの懇親会は何とか非日常感のあるコミュニケーションの場として設計したい。

ただ、感染防止リスクは最低限に抑えたい。

 

こんな課題感は常にあるのがご担当者ではないでしょうか?

そこで、今回は最も大切な徹底した感染防止対策テクニックをご紹介いたします。

 

 

新型コロナウイルスがもたらした社内イベントへの影響とは

私たちの携わっている社内イベントの業界も大きな影響を受けました。

これは社内イベントだけに限らずともイベントの業界は大きく影響を受け、新しいイベントの形を我々としても模索する必要があると

強く感じさせてもらいました。

 

数千名様が参加されるようなイベントの場合1年前から企画をし実際に制作が動き、多くのスタッフが稼働し始めます。

多くのクライアント様から、急遽オンライン型のイベントへの切り替え、計画の日程変更などのご相談を受けています。

 

オンライン型のイベントのソリューションとしては、弊社では「vision live」というサービスを開始させていただき、

オフィスの会議室を配信スタジオ化させオンラインイベントが開催できるサービスをご用意しております。

詳しくは、こちらのサイトをご覧ください。

 

http://visionlive.jp/

 

 

ただ今後も、コロナウイルスの影響はしばらく続くことも想定すると、オンラインだけのイベントでは解決できない

コミュニケーションも発生してきています。

 

例えば、ある企業様ではテレワークに切り替え暫く経つが部署間のコミュニケーションが希薄になってきた。

何となく一体感が薄れてきた。

 

などの課題感を感じている企業も出てきています。

コロナウイルスがあと1年続いたことを想定すると、時代の流れに合わせたオンライン型のイベントと併せて、

リアルだからできる、リアルだから伝えられるコミュニケーションの価値を追求したいと思います。

 

感染リスクを最小限に抑えながらリアルな場にもこだわった社内イベントを追求していきたいと思います。

 

 

 

感染リスクを抑える基本的対策

 

 

 

感染リスクを抑えイベントを行う際に、最低限抑えておくべき対策ご紹介させていただきます。

どのようなイベントでも導入可能なものかと思いますので、

まずはご紹介させていただきます。

 

 

1.衛生備品の設置

最低限のリスク対策として衛生備品は用意しましょう。

  • アルコール消毒液
  • スタッフ用マスク(参加者用)
  • ビニール手袋

 

アルコール消毒液は、会場の入り口、お手洗いの入り口など人の出入りする箇所には設置しましょう。

またオリジナルのパウチなども設置し、参加している社員の皆様にアピールするなどの施策を追加してみてはいかがでしょう。

 

スタッフ用のマスクだけでなく、忘れてしまった人などの為にも在庫として余分に当日は用意しておくことをお勧めします。

ビニール手袋も何かと使うシーンがありますので用意しておいて無駄になることはありません。

 

 

2.ソーシャルディスタンスなレイアウト

人と人が密接にならないようなソーシャルディスタンスを意識したレイアウトを組みましょう。

例えば、行列ができそうな受付、ホワイエの喫煙スペース、展示物前などは人が多く集まりやすくなりますので工夫が必要です。

 

そして、場内もソーシャルディスタンスを意識したレイアウトを組みましょう。

 

【担当者様必見】ソーシャルディスタンスで社内イベントを開催。イベント会場のレイアウトを作成してみた。

 

こちらの記事でもソーシャルディタンスレイアウトについて解説しています。

レイアウトを組んでみると、意外と座席数が取れなくなります。

 

座席数が取れない場合の解決策としては、

メイン会場+サブ会場などの設計にし、双方向のライブ通信で行うなどの工夫も可能です。

このメインとサブを同一の会場内で2部屋用意したり、場合によっては東京と大阪など拠点数を変えることで

一つの集団を「密」にしないという企画も検討してみてはいかがでしょうか?

 

 

3.混雑コントロール

「密」が発生しそうなエリアは事前に特定させ、対策を講じましょう。

事例としては、

  • ベルトパーテーションで導線を作る。
  • 受付にソーシャルディタンスマークを貼る
  • 誘導のパネルを設置する

 

などです。多くの人が集まるイベントでは、人が溜まりやすい場所を特定し事前にコントロールすることが大切です。

 

 

4.運営マニュアルの作成

何はなくとも運営マニュアルは作りましょう。

イベントの当日は多くのスタッフ、参加者が場内を動きます。

事前の感染リスク対策を講じるためにも当日の運営マニュアルを作成することをお勧めします。

 

運営マニュアルには、多くの情報が集約されますが、通常のイベント進行にプラスして感染対策の内容も記載しリスクヘッジをしていきましょう。

情報の混乱は当日のオペレーションの混乱を招きます。

 

想定外のことが起こることも想定し、対策を決めておくことであわてることなく対応ができるようになります。

弊社でもマニュアル作成には特に力を入れサポートしています。

 

 

受付が全てを制する!アップグレード感染対策

 

感染リスクを最小限に抑えるポイントは、受付で決まります。

会場内でどんなに感染対策を行っていても、多くの感染者が会場に入ってきてしまっていては防ぎきれません。

入り口で感染者を会場内入れない策が取れるかがカギです。

 

 

感染防止パネル

受付の方が感染してしまっては困ります。

受付にはアクリルパネルなどで感染防止対策を施しましょう。

 

最近コンビニやスーパーなどのレジにはビニールシートが張ってあるとおもいます。

ビニールシートですとあまり見た目も良くないので、こういったアクリルパネルを設置することも可能です。

サイズはいろいろありますので、是非ご相談ください。

 

 

検温システム・サーモグラフィー

体温の高い方を入り口でキャッチするには、自己申告だけでなくデジタル機械で計測も可能です。

体感だけではわからない体調管理をデジタルで確認することで多くの仲間の安全を守ることが可能です。

 

ご予算に合わせて様々な機械が用意されているので、

イベントのスペックに合わせて設計が可能です。

 

 

 

 

換気用機材

会場内の換気を良くし、感染のリスクを低減させます。

色々な機材がありますが、送風機や扇風機などが代表的なものです。

受付だけでなく、場内に設置することも効果を発揮します。

 

 

オペレーションで防ぐ!感染対策

 

機材を用意することは、感染症の拡大を防ぎます。

ただ、機材や備品だけあっても本当の意味での感染症対策にはなりません。

オペレーション・つまり人に徹底する必要があります。

 

 

会場内で出来る感染予防対策

  • 消毒を徹底する。1時間に1回など休憩のタイミングで座席やドアノブなど必要な個所の消毒を行いましょう。
  • 換気を定期的に行い、空気の循環を行いましょう
  • 座席の間隔の確保を行いましょう。2mは難しいかもしれませんが50cm以上は離しましょう。

 

 

参加者の感染予防対策

  • 出勤・出発前に検温
  • 体調不良時は参加をやめる・参加を控える
  • 受付やお手洗いなどでの手指の消毒
  • マスクの着用

 

 

感染症の予防のためには、正しい知識が必要不可欠です。

オペレーション上注意するべき個所や注意点などは是非ご相談ください。

 

 

ライブ配信・収録配信を活用しよう

 

様々な感染症対策を行うと、参加できない方もいらっしゃいます。

体調のすぐれない方などへのケアとしてライブ配信や収録配信なども検討しましょう。

 

youtubeなどを使った配信は比較的容易にできますし、

その収録映像を事後記録として社内共有などもとても簡単にできます。

 

配信を企画する際に注意した方が良いのはカメラの画質やネット回線など通常のイベントでの注意点と少し違った

確認ポイントが発生します。

 

GROWSでは、「vision live」 という配信に特化したサービスをご用意しています。

是非、ご活用ください。

 

 

Vision Liveのご紹介

 

GROWSでは、オンラインに特化したイベント企画サービスを展開しています。

今回ご紹介させていただいたサービス、その他企画をトータルでプロデュース致します。

 

 

  • 社長の思いをオンラインで届けたい
  • 会社の方針や経営戦略を共有したい
  • 表彰式を行いたい
  • セミナーを開催したい
  • ワークショップを開催したい
  • 社内会議で使っているシステムを使いたい(zoom/teamsなど)
  • セキュリティなども考慮した企画を行いたい

 

など、企画に応じてすべてのご要望に応える形でカスタマイズが可能です。

御社の思いを形にするオンラインサービスを是非、お試しください。

 

GROWSでは、オンラインに特化した企画を多数ご用意していますので、

一度ご相談ください。

 

 

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

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