イベント会社が教える。社内イベントの見積りチェックのポイントは?


社内イベントをイベント企画会社に依頼すると、

まず見積り書を受け取ると思います。

つい価格の高い安いに目が行き、最初に価格交渉をしたくなる方が多いと思いますが、

その前に必ず確認しておいた方が良いことがいくつかあります。

今回はそのチェックポイントを解説します。

 

(1)各明細の確認をする!

大抵の見積り書には、「企画費」、「会場費」、「映像制作費」等、

価格の内訳が記載してあります。

もし内訳記載のない見積り書だった場合は、依頼して内訳を確認しましょう。

大切な事は、担当者がその内訳をしっかり把握し、自社内で説明ができるくらいまで理解することです。

もし不明点があれば、疑問がなくなるまでしっかり確認をしましょう。

イベント企画会社特有の言い回しや、書き方がある場合もあるので、

質問することは恥ずかしいことではありません。

ここで詳細な説明を避けるような会社、担当者は要注意です。

 

一般的に企画費というのは、その企画を考える時間や場所、

細かく言うとPCの電気代などもそうかもしれません。

各社定義が違う所がございますので確認をしてみましょう。

逆に、それに準ずるものが全くなかったりする場合、提案にオリジナリティがなかったり、

意向を踏まえてもらえなかったりとする場合もありますので、しっかり確認しましょう。

 

(2)その見積りでお願いできる範囲を明確にする!

まずはその見積りで、イベントの何をどこまでお願いできるのか

(逆に言えば、見積りに含まれないことは何か、やってもらえないことは何か)を

まずはしっかり確認しましょう!

ここをしっかり確認しないと、途中で追加料金が発生して予算超過してしまったり、

こんなはずじゃなかったと後々トラブルになりがちです。

見積りの中で追加が必要な項目、不要な項目があればこの段階でしっかり相談、確認しましょう。

 

(3)発注依頼が具体的になった後に金額の交渉をする!

複数のイベント企画会社に見積りを依頼した場合、

発注が確定せず明細の確認もしないうちから、全社に対し価格交渉を始める方をたまにお見かけします。

もちろんコスト削減の姿勢は素晴らしいのですが、少しもったいないと思う事もあるので、

価格交渉の良いタイミングをご説明します。

まずは前述の通り、明細の確認と依頼できる内容を確認したら、

社内でイベント会社の選定に入るかと思います。

ここで1、2社に絞れる場合もあれば、数社での再検討になる場合もあるかと思います。

もし価格面での交渉をお願いするのであれば、このタイミングがお勧めです。

「お願いしたいのだけど、金額面でもう少し検討してもらいたい」という

前向きな相談ができるので、見積りを見てすぐに価格交渉に入る場合よりも、

割引を頑張ってくれる会社が多いように感じます。

また、予算面でイベント企画会社に発注自体が難しいと思われる場合も、

全て任せるのではなく自社で対応することを増やすことで、

見積りの価格変更が可能な場合もあります。

まずは担当者に相談してみましょう。

 

以上、見積りのチェックポイントを簡単にご説明しました。

社内イベント運営をイベント企画会社に依頼すると、

当日まで長いお付き合いとなります。

担当者の良いパートナーとして信頼できる会社をしっかり選び、

安心してイベント当日を迎えられるとといいですね。

 

社内イベントはコミュニケーションの場

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか?

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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