オンライン社内イベントの運営マニュアル。成功させるための企画ステップを解説します。


コロナウイルスの影響もあり、多くのイベントが中止・延期になっています。

その中、オンラインでイベントを行いたいというご相談を多くいただき、運営を行ってきています。

 

今回は、そのオンライン社内イベントの基礎のなる企画の作り方と運営のテクニックをご紹介させていただきます。

「オンラインイベントの担当者」「社内イベントの担当者」さんに向けた記事をアップしたいと思います。

 

 

私たちGROWSは、社内イベントを専門としたイベント会社です。

オフラインでのイベントを主に行ってきていましたが、最近特にオンラインのイベントに力を入れ多くの企業様のイベントを成功に

導いてきました。

 

  • 2000名を超える大手外食企業様の表彰式
  • 某大手通信会社様の表彰式
  • 1500名以上の大手広告会社様の方針発表会・キックオフ

 

など実績は多数ございます。

今回は、そこから培った企画のポイントをご紹介していきます。

 

 

①企画フェーズ

まず、企画です。

価値の高いオンラインイベントを企画するためには、この企画のフェーズがとても大切です。

過去、オフラインのイベント担当者様もオンラインのイベントを企画するのは初めての方も多いはずです。

 

どんなことができるのか?

何から手を付けてよいのか?

誰に相談してよいのか?

 

分からないことだらけかと思います。

まず最初にお伝えしたいことです。

 

スケジュール管理を意識しましょう。いつものオフラインイベント以上に調べることが多くなります。

企画を練る時間が多くなります。

いつもより多めに企画の時間を確保することをお勧めします。

 

傾向として、オンラインイベントの準備期間が短い傾向があります。

コロナウイルスの影響もあり、いきなりオンラインに切り替わった!などの状況はあるかと思いますが、

まずは余裕を持ったスケジュールを引きましょう。

私たちの推奨する準備期間としては、2ヵ月~3か月くらいをご提案させていただいております。

 

次に、目的の整理です。

・オンラインのイベントをなぜ行うのか?

・オンラインのイベントで何を実現したいのか?

 

オンラインという特殊な環境下で何を実現したいのか?がブレると企画ブレます。

またオンラインでは、オフラインと違い本番の時間設計なども短く設計することが多くなります。

つまり、内容をより凝縮させる必要があり、極力無駄を省いたエッセンスをドリップした状態のオンラインイベントを企画する必要があります。

 

オンラインイベントのメリットは、こちらです。

  • いつもより多くの人にリーチできる。

 

ことにあります。いつもは全員参加できなかったけど、オンラインなら全員参加できる。

予算を抑えながらより多くの人にメッセージを届けることができる。

などの要素があります。

もちろん、デメリットもありますが、少々のデメリットを凌駕するほどオンライン社内イベントの価値を高めることも可能です。

 

実際に、弊社のクライアント様も「オンラインのイベントイイね!」となり、

次回もオンラインにしようかと検討するクライアント様も多くいます。

 

 

配信プラットフォームの検討

企画の段階で考えなくてはならない大きな要素として、どのツールを使うか?

という議論があります。

今、とても多くのツールやサービスがリリースされています。

良くご存じのところだと、zoomやyoutubeなどがメジャーかもしれません。

そのほかにも、teamsやgooglemeet、ミルビー、Vcubeなど挙げだしたらキリがありません。

 

「何のツールを使うのか?」に関しては、それぞれのツールに強み・弱みがありますので、

一度プロに相談することをお勧めします。(もちろんGROWSはいつでもOKです!)

ツールによってかなり違いが出ますので、気を付けましょう。

 

考える際のポイントとしては、なるべくツールはシンプルな設計にすることをお勧めします。

色々凝った企画も良いのですが、もし自力でオンラインの社内イベントを実施しようと思った場合には、

シンプルな設計にすることが絶対条件になります。

そして、視聴者(参加者)の目線に立った時に、どう見えているか?

を意識して考えましょう。

 

画面構成・シーン構成

どのような画面を配信したいのか?

企画内容と同時に考えましょう。

なぜなら、どのような画面を配信したいのか?

によって、必要な映像機材が変わってきます。

 

例えば、zoomの画面だけでよければ、特に複雑な機材は必要ありません。

ただ画面の構成をしたい。演出をしたい。

などの企画がある場合には別途必要な機材が発生してきます。

こちらのように、どのような画面を作るか?

企画において、大切な要素となります。

 

 

イメージはこちらです。

 

 

グリーンバックなどを活用すると、特殊な合成画面でイベントを進めることもできます。

 

 

是非、色々検討してみましょう。

 

トンマナ

当日の進行をイメージしたときに、どのようなトンマナで進めたいのか?

も決めましょう。

・エンタメ要素ありでいきたいのか?

・シンプルな会の設計でいきたいのか?

 

トンマナの設定次第で映像の構成・進行台本のセリフや流れが大きく変わっていきます。

オンラインならでは。という要素を盛り込んだ企画にするのか・あくまでもシンプルに設計するかは、

各企業様の色によります。

社風も大事な要素となりますので、是非社内での議論の時間を持ってください。

 

例えば、企画としてはテレビ番組のように仕立ててみたり、ニュースのような進行にしたりと

バラエティは豊かに選択できます。

いつものオフラインイベントでは出すことのできない、「オンライン」ならでは名要素を盛り込んでみてはいかがでしょうか?

 

企画フェーズの最後はプログラム作成

企画フェーズとしては、当日の進行プログラムまで完成させましょう。

会が何時から始まって、何時に終わるのか。

それぞれのコンテンツの時間割を作成し、1枚のフォーマットにまとめます。

企画フェーズでは、この1枚が完成すれば一旦OKかと思います。

次は、準備制作フェーズです。

 

 

②準備・制作フェーズ

当日のプログラムが完成したらいよいよ準備・制作フェーズです。

ここから具体的に企画を形にしていく作業となります。

内容によって準備するものは大きく変わっていきますので、今回は基礎となるもののみご紹介させていただきます。

 

オンラインイベントを制作するにあたって、やらなければならないことは以下です。

 

・タスクスケジュールの作成

・配信システム図の作成

・必要機材のピックアップと手配

・映像の制作

・スタジオとなる会場の手配と内容の決定・手配

・スタッフ人数の洗い出しと役割分担と手配

・出場者への各種連絡

 

などが挙げられます。

いくつかピックアップしご紹介していきます。

 

タスクスケジュールの作成

制作を開始するにあたっては、必ずマスターとなるタスクスケジュールを作成しましょう。

発生する可能性のある業務を一覧化させ、タスク化させておくことで抜け漏れなく本番を迎えることができます。

前述しましたが、2ヵ月から3か月くらいの時間があると余裕を持った制作が組めます。

 

マスターとなるタスク表を公開させていただきます。

参考としてください。

 

 

配信システム図の作成

オフラインのイベントでも作成しますが、特にオンラインイベントの場合は配信のシステムズは重要となります。

配信のシステムを間違いないように組まないと企画が実現しません。

オンラインイベントの場合、基本的に画面の中ですべてが完結します。

 

・映像がしっかりと出力されない

・音声が流れないやノイズは発生している

・システムがダウンしてしまう

 

など、システム図が間違っていると、大きくイベントのクオリティは下がってしまいます。

注意しましょう。

しかしこのシステム図に関しては、なかなか初めての場合設計が難しいかもしれません。

一度、イベント会社にご相談するのが良いかと思います。

 

関連記事:zoomなど社内ツールを使ってオンライン表彰式を開催する際のおすすめシステム図の解説

 

関連記事としてこちらでもご紹介しています。

・zoomでライブ中継をしたい。

・映像をスイッチングしたい

・画面を合成したい

 

全てこのシステム図で決まってきます。

オンラインイベントにおいては配信のシステム図がとても大事になりますので、

この辺りは慎重に確認をするようにしましょう。

 

配信周りを外注するのか?内製するのか?

の判断も発生してくるかと思います。なかなか全ての業務を内製するのはクオリティ面からみても大変です。

一部部分のアウトソースなども検討してみてはいかがでしょうか?

 

必要機材のピックアップと手配

上記のシステム図と連動してきますが、システム図が完成すると必要な機材がピックアップされます。

これら必要機材の準備に入ります。

専門的な機材になる場合には、外部へのアウトソースを検討されると良いかと思います。

 

 

映像の制作

制作段階で意識するべきポイントの一つに映像が挙げられます。

オフラインでのイベントでも同様ですがイベントにおいて映像というのは大きな価値を持っています。

進行にメリハリをつけたり、伝えたいメッセージを凝縮し演出したり、盛り上げたり感動させたりと、

使い方によって大きな価値を生み出します。

 

オンラインイベントにいおいても同様です。

特にアタック系の映像を多く活用するケースが多いかと思います。

例えば、「●●賞」などのタイトルのようなものが一般的かと思います。

 

イメージサンプルご紹介させていただきます。

デザインは様々ございますので、一部のみご紹介です。

 

 

最後に

社内イベントのオンライン化が進んでいます。

オンラインでのイベント企画・運営は多くの企業にとって初めての企画であったり、初めてのチャレンジになります。

初めてのチャレンジというのは、誰もが一歩を踏み出しずらい環境があります。

社内稟議も、どのように価値を表現してよいかわからないかもしれません。

 

ただ、ここから数年のスパンで考えた際にはオンラインでの社内イベントの一つのソリューションとして主流になることは確実です。

既に実施をされたお客様からは、オンラインイベントの価値を感じていただき、オフラインとの組み合わせを事業計画に落とし込んでいる企業もあります。

不明な点、もっと知りたい点などありましたら、是非GROWSまでご相談ください。

 

Vision Liveのご紹介

 

GROWSでは、オンラインに特化したイベント企画サービスを展開しています。

今回ご紹介させていただいたサービス、その他企画をトータルでプロデュース致します。

 

 

  • 社長の思いをオンラインで届けたい
  • 会社の方針や経営戦略を共有したい
  • 表彰式を行いたい
  • セミナーを開催したい
  • ワークショップを開催したい
  • 社内会議で使っているシステムを使いたい(zoom/teamsなど)
  • セキュリティなども考慮した企画を行いたい

 

など、企画に応じてすべてのご要望に応える形でカスタマイズが可能です。

御社の思いを形にするオンラインサービスを是非、お試しください。

 

GROWSでは、オンラインに特化した企画を多数ご用意していますので、

一度ご相談ください。

 

 

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

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