プロが教える。社内イベント企画時のマニュアル作成の価値とテクニックをご紹介


社内イベントの担当者になったら、まず何から行いますか?

イベントの担当者になったものの、何をどうしていいのか迷ってしまうことが多いと思います。

前任者から「前回と同じようにやれれば大丈夫」といわれたものの、

特に初めての場合は内容こそ同じようにやればいいものの、いざ実行する段階になっては戸惑うことが頻繁に起こります。

これは、担当者あるあるの話であり、多くの企業様で同じ悩みを伺うことがあります。

 

イベントは参加者のみならず、企画運営するスタッフもそれなりの人数が必要となることから、

全体を統率し円滑にスタッフが動けるようにしなければなりません。

  • あの備品どこにあったっけ?
  • 私、何をすればいいの?
  • 次、誰の番だっけ?

こういった大小のたくさんの質問がイベントの本番日は飛び交います。

それを担当者一人で全員に個別に伝えていくことは至難の業です。

おそらく一人では対応が難しいかと思います。

かといって、スタッフ人数を増やせばいいかというと、それも間違います。

 

そこで必要なのがイベントマニュアルです。

イベントマニュアルを作成することで、軽微な質問はマニュアル上でクリアし、

起こり得る事態に関しては事前にシュミュレーションし、落とし込みを行っておきます。

イベントの大小は問わず、マニュアルの作成はほぼマスト事項とも呼べるものです。

GROWSがサポートさせて頂くイベントにおいては、必ずイベントマニュアルを作成させて頂き、

当日迎えるようにしています。

 

そもそもイベントマニュアルとは何だろうか?

 

船で航海に出る時、海図がなければ目的地に到達することが出来ません。

モノを作るとき、設計図がなければ組み立てることが出来ません。

 

もっと分かりやすく考えると旅行に行くときには、ルートを決めたり、

予算を決めたり、事前に多くの事を決めていくと思います。

イベントもマニュアルも同じで、事前の設計図ががなければ成功させることが出来ないのです。

 

ではマニュアルとはどのように考えて作成すればいいのでしょうか?

それはドラマや演劇などで使われる台本をイメージすればいいと思います。

台本は知っての通り、ストーリー全体の起承転結をオープニングからエンドロールまですべて時系列で表記してあります。

そしてキャスティングの配役ごとにセリフやその状況が記載されていますよね。

あれと同じ要領で作成すればいいのです。

つまりマニュアルがあることでスタッフ全員が

★イベントの全体像を把握できる

★各人の役割が明確になる

★進行度合いが分かることで自分の行動が逆算して知ることができる

といったメリットがあるのです。

 

スタッフ同士がそれぞれの役目をマニュアルを通じて知ることで、

どのような連携を取るべきかが分かるだけでなく、イベント進行の流れが把握できていますから、

どうすれば参加者に感動を与えられるか、どうすればよりサプライズを演出できるか、

といった配慮をすることが出来るようになるのです。

 

これによってイベント参加者の感情に最大限の働きかけが出来る事で、

記憶に残る印象深いイベントとして成功に導くことが出来ます。

 

イベントマニュアルのもう一つの役目

 

イベントマニュアルは台本のように時系列でスタッフの役目を詳細に記していくということが分かりましたが、

その役目はそれだけではありません。

それは「手引書」とか「指南書」としての役目もあるという点で、

台本と大きく異なるといえるでしょう。

 

備品の準備や設営の手引き、緊急時の対応、スタッフ間の連絡の取り方・・・

こういったこともイベントマニュアルには記載することが必要で、

スタッフが「これさえあれば迷うことはない」と思える内容であることが望ましいのです。

 

つまり「よくある質問」とか「困った時のために」といった説明書きがありますが、

それと同様の内容も組み込むことで、どのスタッフも戸惑うことなく円滑なイベント運営が可能となる、

いわばQ&Aのようなものです。

 

こうしたマニュアルを作成することで、スタッフ全員が道に迷わないというメリットとともに、

事前にこれを見ることでリアリティをもって想像ができるため

「ここをこうしてみたら」とか「この部分は私が担った方がもっと効率が良くなるのでは」

というような、前向きで革新的な意見がどんどんと出てくという効果もあります。

 

これこそがマニュアルが重要であるポイントと言っても過言ではありません。

 

全体を知ることでわかる各スタッフの立ち位置

 

マニュアルがあることで全体像が把握でき、

自分の行動を事前に予測することが出来るようになります。

この点はイベントをやる上でとても重要なポイントであり、

スタッフの一人一人が自分の全体における役目を知ることで、

単なる細分化されたセクションでの完結ではなく、

全体の中で役割と他との連携が分かるため、各ポジションでの働きに連続性、関係性が強く現れます。

 

これは成功するイベントのスタッフに共通してみられる特徴で、

スタッフ間の言葉だけではないやり取りが非常にスムースであるということです。

 

全体が分かっていて、他のスタッフの役目を理解しているからこそできることであり、

人気店や有名店と言われる店のスタッフにも共通してみられる現象です。

 

このようにイベントのマニュアルによって、そのイベントの結果を左右するといっても決して過言ではない程、

大切なことですので、担当者として悩んだ場合には是非イベント会社にご相談してみることをお勧めします。

GROWSでは、マニュアルの設計やアドバイスも行っておりますので、

何なりとご相談ください。

 

プロが作成するイベントマニュアルを公開!

 

社内イベントはコミュニケーションの場

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか?

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

growstoiawase

 

 

GROWS

growstoiawase

GROWS