2024.12.22
ご担当者様必見！社内表彰式の事例から見る表彰式の設計方法を解説します
企業は、なぜ効果の低い社内イベントをいつまでも続けてしまうのか？改善策を提案
社内イベントは社員同士の絆を深め、企業文化を形成する重要な役割を果たします。しかし、時には「形だけのイベント」や「参加者の期待に応えられないイベント」を繰り返してしまうことがあります。これでは、せっかくのイベントも逆効果になりかねません。
本記事では、なぜ効果の低い社内イベントを続けてしまうのか？その原因を掘り下げ、改善のための具体的な対応策をご紹介させて頂きます。結果、働く人たちのワクワクが想像できればと思います。
1. 目的が曖昧なまま開催している
社内イベントが形骸化してしまう原因の一つは、「目的」が曖昧なまま開催されることです。この問題は、典型的な課題にもなります。
特に、毎年同じ時期に開催されるような恒例行事は注意が必要です。こうしたイベントは「毎年やっているから今年もやる」といった惰性で進められてしまうことが多く、開催すること自体が目的化してしまいがちです。注意したいところです。
例えば、社員旅行を例に考えてみましょう。「みんなで楽しむため」「リフレッシュの機会を作る」というざっくりとした理由だけで実施される場合、旅行の具体的な目的が共有されないまま進行することが多々あります。
結果的に、参加者の関心を引くような企画が不十分だったり、日程やスケジュールが社員の生活リズムに合わなかったりして、不満が残ることもあるのです。社員が「ただ忙しいスケジュールに組み込まれただけ」と感じるようなイベントは、逆効果になりかねません。
では、どうすればこの課題を解決できるのでしょうか？
重要なのは、イベントの目的を再定義することです。「なぜこのイベントを行うのか」「社員にどんな価値を提供したいのか」を明確にすることが第一歩です。
たとえば、社内のチームワークを強化することが目的であれば、チーム間のコミュニケーションを促進するアクティビティを取り入れたり、一方通行にならない仕掛けが良いかもしれません。
また、新しい事業ビジョンを共有する場であれば、経営陣によるプレゼンテーションや、社員からのフィードバックを集めるワークショップ形式が効果的になったりもします。
さらに、この目的達成の進捗を測るためには、KPI（重要業績評価指標）を設定することも効果的です。例えば、イベント後のアンケートで満足度を数値化したり、イベントをきっかけに業務効率や離職率が改善されたかを分析したりする方法があります。
このように、イベントの成果を可視化することで、次回以降の企画改善にも役立てることができます。
最終的に、社員が「このイベントに参加して良かった」と感じるためには、企画側が「なぜやるのか」を深く掘り下げることが不可欠です。その一歩が、目的の明確化と、その目的を達成するための具体的な手法を考えることにあります。これにより、単なる行事ではなく、社員の心に響くイベントを実現することができるようになるはずです。
2. 参加者視点の欠如
イベント企画において「参加者視点を欠く」というのは、参加者の期待やニーズを十分に考慮しないまま主催者側の都合だけで計画を進めてしまうことを指しています。
これにより、イベントの目的が達成されないばかりか、参加者の不満を引き起こす可能性すらあります。実際にどのような問題が生じるのか、具体例を挙げながら解説していきたいと思います。
まず、よくある失敗例として挙げられるのが、「これをやれば社員は喜ぶだろう」という一方的な視点で企画が進むケースです。たとえば、若い社員が多い職場であれば、体を動かすイベントがウケるはずだと勝手に決めつけ、スポーツ大会を実施したとします。
しかし、実際には運動が苦手な社員もいれば、忙しい業務の合間を縫って参加している社員もいます。その結果、一部の人は楽しめても、全員にとって満足度の高いイベントにはならず、「ただ疲れただけ」「参加しなければよかった」と感じる社員が出てきてしまう可能性があります。
また、別の例では、繁忙期に長時間のイベントを企画してしまう場合です。
主催者が「この時期しか日程が取れない」と考え、参加者の業務負担を十分に考慮しないまま開催に踏み切ると、社員のストレスや不満が高まります。業務が滞る中で強制的に参加させられた社員にとって、そのイベントは「余計な負担」と感じられ、イベントの本来の目的であるリフレッシュやモチベーションアップには繋がりづらくになります。このような問題を防ぐためには、どうすればよいのでしょうか？
ひとつは、事前に参加者の意見をしっかりと把握することです。簡単で効果的な方法としては、アンケートの実施です。社員にどんなイベントを求めているのか？何に興味があるのか？をヒアリングし、その声を企画に反映させることで、参加者に寄り添ったイベントが実現可能になります。
例えば、「社員同士の交流を深めたい」という声が多ければ、チーム対抗のゲームや共同作業を取り入れるイベントを企画したり、「短時間でリフレッシュしたい」という声があれば、業務に支障をきたさないランチタイムイベントやワークショップを検討すると効果的かもしれません。
さらに、多様な年齢層やバックグラウンドを持つ社員がいる場合、それぞれのニーズに応えられる工夫も必要です。たとえば、若手社員だけでなく、ベテラン社員も楽しめるような幅広いアクティビティを用意することで、誰もが参加しやすい雰囲気を作り出すことができます。このように、多様性を意識した企画を進めることで、全員が満足感を得られるイベントとなっていくはずです。
「参加者視点」を取り入れることで、主催者と参加者の信頼関係も強化されます。一方的に押し付ける企画ではなく、社員の声を反映した企画を目指すことが、成功への鍵と言えますね！
3. 社内リソースの割り振りが不十分
イベント企画の成功には、準備段階からのリソースの確保が欠かせません。しかし、準備時間や予算、人的リソースが不足していると、どれだけ良いアイデアを持っていても実現できず、結果として中途半端なイベントになってしまいます。この問題はどのように発生するのか？そしてどのように解決するのかを解説していきます！
まず、準備時間が十分に確保されていない場合、担当者目線では「とりあえず間に合わせる」ことを優先してしまいがちです。この結果、企画の練り込みが浅くなり、具体的なスケジュールや段取りが曖昧なまま当日を迎えることになります。
たとえば、参加者に配布する資料が不足していたり、音響や照明といった設備が当日になって問題を起こしたりすることがあります。こうしたトラブルは参加者に不信感を与えるだけでなく、担当者自身のストレスも増大させてしまいます。
次に、予算が限られている場合です。限られた予算内でイベントを実施しようとすると、重要な部分にリソースを割り振れず、クオリティが低下してしまう可能性があります。たとえば、ケータリングの質を下げざるを得なかったり、プロの司会者や運営スタッフを雇えず、社内の人員だけで進行を担当した結果、ぎこちない運営となってしまうことがあります。参加者に「違和感」が伝わり、イベントの印象が大きく損なわれてしまいます。
さらに、人的リソースが不足している場合です。たとえば、少人数のスタッフでイベント全体を担当しなければならないと、役割分担が曖昧になり、重要な業務が手薄になる可能性があります。
当日、受付や誘導、トラブル対応に追われて現場が混乱すると、イベントそのものが成功したとしても、スタッフや担当者が疲弊してしまうという悪循環に陥ってしまいます。
これらの課題を解決するためには、まずスケジュールを早い段階で作成し、準備期間をしっかりと確保することが重要です。
たとえば、イベントまでの全体的な進行表を作成し、タスクごとの締め切りを明確にすることで、段取り不足を防ぐことができます。予算が限られている場合でも、事前に優先順位をつけて、参加者に直接影響を与える部分（ケータリングや演出など）に重点的にリソースを配分する工夫が必要です。
人的リソースが不足している場合には、外部のプロフェッショナルに依頼することも一つの選択肢です。私たちのようなイベント会社に相談することで、経験豊富なスタッフが準備や当日の運営をサポートしてくれます。
これにより、主催者自身の負担を軽減しつつ、高品質なイベントの実現が可能となります。イベントの質を高めるためには、限られたリソースをどのように効果的に使うかが鍵となります。十分な計画と工夫、そして必要に応じてプロの力を借りることで、リソース不足の課題を乗り越えることができます。
4. 社内スタッフのスキル不足
イベント運営が成功するかどうかは、スタッフの経験値に大きく左右されてしまいます。特に、イベントの企画から当日の運営までを不慣れなスタッフだけで進める場合、予期しないトラブルや運営の不手際が起こりやすくなってしまいます。このような状況が具体的にどのような問題を生むのか？さらにそれを防ぐための方法について解説します。
経験不足のスタッフが抱える大きな課題の一つが、突発的なトラブルへの対応力の欠如です。例えば、イベント当日にプロジェクターが動作しない、参加者が予定外の人数で来場するといった事態が発生した場合、対応が遅れたり混乱を引き起こしたりすることがあります。こうした問題は、イベント自体の進行を妨げるだけでなく、参加者の信頼を損なう結果にも繋がります。
また、事前準備の重要性を十分に理解していないことも、経験不足の運営スタッフにありがちです。準備段階で細かな確認を怠ると、当日に必要な備品が不足していたり、進行スケジュールが曖昧だったりといった状況を招いてしまいます。こうした小さなミスが重なり、大きな問題に発展することは珍しくありません。例えば、受付で混雑が起きたり、企画の進行がスムーズにいかなかったりするケースがあります。
では、どのようにしてこのような課題を克服できるのでしょうか？
一つの有効な方法が、事前のオールスタッフMTGを実施することです。運営スタッフに対して、イベントの流れを説明し、どのような役割をそれぞれのスタッフが担当するを具体的に指導します。また、想定されるトラブルを未然にリストアップし、それに対処する方法をQAとしてまとめることで、とうじつに対応できるよう情報を共有しておきましょう。
機材のトラブルに備えて予備の設備を用意したり、参加者の誘導の流れを事前に確認しておくといった準備が、トラブルの影響を最小限に抑えるために効果的です。
さらに、社内のリソースだけで解決が難しい場合は、外部パートナーの活用も検討しましょう。経験豊富なイベントプランナーや運営会社にサポートを依頼することで、運営全体の質が向上し、スタッフの負担を軽減できます。
私たちGROWSのようなイベント専門スタッフは、これまでの経験に基づいて予期せぬ事態にも迅速に対応できるため、イベントの成功確率を格段に高めることが可能です！
5. 結果を振り返らない・・・
イベントが終了した後にその結果や課題を振り返らない風土は、効果の低いイベントを繰り返す大きな原因となってしまいます。特に、イベント後のフィードバックを収集しない！それを活かさない場合、同じ問題や失敗が次回のイベントでも繰り返されてしまいます。これでは、イベントのクオリティ向上は望めませんし、参加者の満足度も下がる一方です。
例えば、ある会社で社員懇親会が開催されたとします。その際、参加者の多くが「ゲームの時間が長すぎた」「食事の内容が期待外れだった」という不満を抱いたにもかかわらず、イベント終了後にその声を聞き取るアンケートやヒアリングが行われない場合、主催者はその問題に気づかず、次回も同じ内容のイベントを実施してしまう可能性があります。
これでは、参加者の満足度はさらに低下し、「また同じようなイベントに参加させられる」といったネガティブな印象を生む結果となってしまいます。
また、イベント運営スタッフの間で振り返りを行わない場合、運営上の問題点や成功の要因が共有されないため、改善の余地が見えにくくなってしまいます。イベント進行中に受付で混雑が発生したり、アクティビティの進行がスムーズに行かなかった場合でも、それを改善するための具体的な対策が話し合われなければ、次回も同じ問題が再発する可能性が高いのです。スタッフと振り返りMTGを行うことで、新たな運営上の課題が出てくるかもしれません。
イベント終了後に参加者アンケートを実施することが重要です。
アンケートでは、イベント全体の満足度や具体的な改善点、次回に期待する内容を尋ねることで、参加者のリアルな声を聞き取ることができます。たとえば、「会場のアクセスが悪かった」「スケジュールが詰め込みすぎていた」などの具体的なフィードバックが得られれば、それを基に次回の計画を修正することが可能です。
振り返りミーティングを運営スタッフで行うことも大切です。この場では、イベント全体の良かった点と課題を洗い出し、次回への具体的な改善案を話し合いましょう。
たとえば、「受付の混雑を防ぐために、事前登録を徹底する」「進行役を増やしてスムーズなタイムマネジメントを行う」など、実践的な対策を決めることができます。また、このミーティングを通じて、成功した部分も明確にすることで、運営チーム全体のモチベーションを向上させる効果も期待できるとおもいます。
イベントの振り返りを行うことは、一見すると時間がかかる作業に思えるかもしれません。しかし、このプロセスを省略せず、毎回しっかりと行うことで、イベントの質を継続的に向上させ、参加者にとって満足度の高い体験を提供することが可能になります。「振り返り」を習慣化することこそが、企業イベントを成功させる鍵と言えます！
まとめ
効果の低い社内イベントが繰り返される背景には、目的の曖昧さやリソース不足、経験の浅さなど、さまざまな原因が存在します。これらの課題を一つずつ解消していくことで、イベントの質は大きく向上します。株式会社GROWSでは、プロの知見を活かして、企業ごとに最適なイベント企画をサポートしています。「効果的な社内イベントを実現したい」とお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。社員の心に響くイベントを、一緒に作り上げていきましょう。
