初めての担当者様必見！社内イベントを簡単に実施するテクニックを解説いたします。

社内イベントは社員同士の交流を深め、会社全体の一体感を高める大切な機会です。

しかし、「準備が大変」「何から始めればいいかわからない」と感じている担当者も多いのではないでしょうか。

今回は、初心者でも簡単に社内イベントを成功させるテクニックを詳しく解説します。

限られた時間やリソースで、満足度の高いイベントを実現するための具体的なコツをお伝えします！

ゴールを明確にしましょう！

社内イベントを成功させる第一歩は、イベントの「ゴール」、つまり何を達成したいのかを明確にすることです！

これが曖昧なままだと、準備が進む中で方向性がぶれたり、無駄な作業が増えたりする原因になります。

具体的な例を挙げて考えてみましょう。

ゴールの例

  • 社員間のコミュニケーションを深めたい
    → 例えば、部署を超えた交流が増えることが目標の場合、席替えやチーム対抗のゲームを企画に取り入れるとコミュニケーションが活性化されます。
  • 新人を歓迎し、職場に馴染ませたい
    → 新人が自己紹介しやすい環境を作ることをゴールとし、簡単なプレゼンやアイスブレイクゲームを含めます。新人紹介の映像を作ったり、新人にスポットの当たるシーンを増やすことで歓迎感を演出します。
  • モチベーションアップにつなげたい
    → 社員表彰式や会社のビジョン共有を企画に取り入れることで、達成感や連帯感を育むことができます。社員表彰式は全体へのインパクトも大きいためお勧めの企画でもあります。

これらのゴールが決まれば、それに合わせて必要な内容や準備物が自然と見えてきます。

なぜゴールが重要なのか？

イベントのゴールは、すべての企画や準備の基盤となります。

ゴールが明確だと、以下のようなメリットがあります。是非参考にしてください！

  1. 準備がスムーズに進む
    • やるべきことと不要なことが明確になるため、無駄な作業を減らせます。
    • 「とりあえず何か楽しいことを…」と考えるよりも、効率的にアイデアを出せます。
  2. 参加者の満足度が上がる
    • ゴールがはっきりしていると、イベントの内容が自然と目的に合ったものになり、参加者が「参加してよかった」と感じやすくなります。
  3. トラブル時の判断がしやすい
    • 途中で変更が必要になった場合でも、ゴールに立ち戻って考えることで、適切な選択ができます。

ゴールを具体的に設定する方法「SMARTの法則」

初心者でも分かりやすくゴールを設定できる方法が、SMARTの法則です。

以下に具体例を挙げて解説します。

SMARTとは？

  • S：Specific（具体的）
    ゴールは漠然としたものではなく、具体的に設定しましょう。
    例：「社員の交流を増やす」→「部署を超えた5人チームで協力するゲームを実施する」
  • M：Measurable（測定可能）
    成功かどうかを測る基準を作りましょう。
    例：「400人の社員がイベントに参加し、そのうち80％がアンケートでポジティブな感想を回答する」
  • A：Achievable（実現可能）
    現実的に達成できる目標に設定しましょう。
    例：「全社員を対象にした豪華なパーティー」→「部門ごとに小規模で実施する」
  • R：Relevant（関連性がある）
    会社や参加者にとって価値のあるゴールか確認しましょう。
    例：「会社の目標（チーム連携強化）と一致しているか？」など
  • T：Time-bound（期限がある）
    明確な期限を設けて計画を進めやすくしましょう。
    例：「イベントの案内メールを2週間前までに送る」

アドバイス

  1. まずは1つのゴールを設定する
    たくさんのことを一度に達成しようとすると混乱します。最初は「1つだけ」大切なゴールを決めましょう。
  2. 小規模から始める
    いきなり全社員を対象にしたイベントではなく、特定のチームや部署を対象にした小さなイベントから始めると成功体験を得やすいです。まずは小さく始めて大きく育てることも大切なことです。
  3. 先輩や周囲に相談する
    過去のイベントでどんなゴールを設定したか、他の担当者に聞いてみましょう。同じ会社内で参考にできる事例があると安心です。

短期間で実現可能な計画を立てる

1ヶ月以内に社内イベントを企画・実施する場合、準備期間が短いため、無駄のない計画が重要です。

ここでは、イベント初心者でも実践しやすい具体的な方法を解説します。

タイムラインを作成する

短期間の計画では、「何を、いつまでに行うのか」を明確にすることが必要です。
例えば、以下のようにスケジュールを立てると分かりやすくなります。例えば1ヶ月で制作する場合のパターンをご紹介します！

タイムラインの例（4週間前スタート）

  • 4週間前
    • イベントのゴールを設定
    • 予算を確定
    • 企画案を作成
  • 3週間前
    • 会場を予約（オンラインイベントならツール選定）
    • 参加者への案内を作成
    • タスクを担当者に分担
  • 2週間前
    • ケータリングや装飾などの手配
    • プログラム内容の詳細決定
    • 必要な備品のリストアップ
  • 1週間前
    • 案内メールやリマインダー送信
    • プログラムのリハーサル実施
    • 当日準備のチェックリスト作成
  • イベント当日
    • 準備から進行までスケジュール通りに実行
    • イベント終了後、片付けと簡単な振り返り

ポイント

  • 期限を具体的に設定する：たとえば「3週間前に会場予約」と日付を明記すると管理が楽になります。
  • マイルストーンを決める：タイムラインに節目を作り、進捗を確認するポイントを設けましょう。

優先事項を絞り込む

限られた期間で全てを完璧にするのは難しいため、何に力を入れるかを明確にすることが重要です。

具体例：優先順位の決め方

  1. 重要度が高いもの：イベントの目的に直結するものを優先します。
    例：交流を目的とするならゲームやアクティビティを重視。
  2. 時間と労力を削減できるもの：簡素化できる部分を削減します。
    例：装飾は簡易的なものにし、会場全体ではなく写真映えするスポットだけを飾る。
  3. 準備が複雑なものは避ける：手間のかかるアイデアは排除。
    例：大規模な演出や特殊な機材を使う企画は避ける。

ポイント

  • 「やらないこと」をリスト化する：力を入れない部分を事前に決めると迷いが減ります。
  • 他社事例を参考にする：似たようなイベントの成功例を調べると優先順位が見えやすくなります。

必要最低限のリソースを確保する

短期間でのイベント準備には、社内外のリソースをうまく活用することが鍵です。

社内のリソースを活用する方法

  • 担当者を巻き込む
    イベント準備を1人で抱え込むのは非効率です。小さなタスクでも分担することで負担を減らしましょう。
    例：会場準備担当、プログラム運営担当、リマインダー送信担当などを分ける。
  • 社員の得意分野を活かす
    社員の中にデザインが得意な人や進行役に向いている人がいれば、そのスキルを活かしましょう。
    例：装飾担当としてDIYが得意な社員を指名。

外部のリソースを活用する方法

  • ケータリング業者の活用
    食事や飲み物の準備に時間をかけず、業者に一括手配を依頼します。
    例：飲み物の提供だけなら、1人分のドリンクパックを用意する業者が便利。
  • イベント専門のレンタルサービス
    必要な備品をまとめてレンタルすると、購入や手配の手間を省けます。
    例：椅子や机、マイクセットをイベント会社から借りる。

ポイント

  • 小さなタスクもリスト化する：初心者ほど見落としがちなので、備品リストなどを細かく作成。
  • 外部の専門家に相談する：初めての業務はプロに相談すると、効率的な方法を教えてもらえます。

短期間でのイベント準備は、「タイムライン」「優先事項」「リソース活用」の3つを軸に計画を立てることで実現可能です。初心者でも、具体的な手順と適切なサポートがあれば成功させられます。迷ったときは、1つずつ優先順位を決めて取り組むことを意識しましょう！

効果的なチーム分担術

社内イベントの準備を成功させるためには、チームでの分担作業が欠かせません。

担当者1人で全てを抱え込むと、時間も労力も足りなくなりがちです。

ここでは、イベント準備初心者にも分かりやすいように、チーム分担の具体的な方法や実例を詳しく解説します。

チームを編成する

まずは、イベント準備の各タスクに応じて役割分担を考えます。初心者の方は以下のような分担例を参考にしてください。

チーム分担の具体例

  1. 企画担当
    • イベントのコンセプトを考える
    • プログラム内容を決定する
    • 必要なアイテムや設備のリストアップ
      • 例：社員交流イベントなら、ゲームやクイズなどの具体案を考える。
  2. 運営担当
    • 当日の進行を管理
    • スケジュールの確認と進行表の作成
    • トラブル対応の準備
      • 例：司会を決めたり、プログラムが円滑に進むように調整。
  3. 会場準備担当
    • 会場のレイアウト決定
    • 装飾や備品の配置
    • 音響や映像設備の準備
      • 例：椅子や机の配置、プロジェクターやマイクの動作確認。
  4. 広報・招待担当
    • 社員への告知や招待メールの送付
    • イベントに関する情報発信
    • リマインダーの送信
      • 例：メールや社内掲示板で日程や参加方法を周知。
  5. 後処理担当
    • イベント終了後の片付け
    • アンケートの回収・集計
    • 写真や動画の整理と共有
      • 例：会場の清掃や装飾の片付け、次回の参考資料作成。

タスクを細分化する

分担をさらに明確にするため、各役割のタスクを細分化しましょう。細かく分けることで、担当者が「自分が何をすればいいのか」を明確に理解できます。

具体的なタスク例

  • 企画担当

    • ゲームのルール説明資料を作成
    • 必要な景品のリストを作成して手配

  • 運営担当

    • 進行表の作成と配布
    • タイムキーパーを設定

  • 会場準備担当

    • 必要な備品（ホワイトボード、プロジェクターなど）のリスト化
    • 当日の設営スケジュールを作成

  • 広報・招待担当

    • 招待メールにアクセス地図や服装の注意事項を記載
    • 参加者リストを更新して共有

  • 後処理担当

    • アンケートフォームの作成（Googleフォームなどを活用）
    • 撮影した写真を社内SNSで共有

進捗を管理するツールを活用する

効率的なチーム分担には、タスクの進捗を管理するツールの活用が非常に役立ちます。以下のツールは初心者にも使いやすいのでおすすめです。

おすすめツール

  • Googleスプレッドシート

    無料で利用可能な表計算ツール。タスクやスケジュールをリスト化して共有可能。
    例：進行表や備品リストをリアルタイムで更新。

  • SlackやMicrosoft Teams

    チーム内のコミュニケーションをスムーズにするツール。リマインダー機能やチャット機能が便利。
    例：「本日中にタスクAを完了してください」とリマインダーを送信。

チーム内の役割を明確化する

イベント準備中の混乱を防ぐため、各担当者の役割を明確にしておくことが重要です。初心者でも簡単に進められるように、役割を紙やデジタル文書にまとめておきましょう。

  • 名前と担当タスクを一覧表にする

    例：「田中さん：会場準備担当」「佐藤さん：招待状送付担当」など。

  • 役割ごとのリーダーを決める

    各分担に責任者を置くことで、タスクの管理がスムーズになります。

  • 定期的に進捗を確認する時間を設ける

    チームミーティングを週1回などの頻度で開催し、進捗や問題点を共有します。

明確化のためのポイント

チーム分担の成功例を参考にする

以下は、実際に効果的だったチーム分担の事例です。

成功例1：チーム分担でスムーズな新人歓迎会

  • ゴール：新人社員が部署の先輩と打ち解けること。
  • 分担：広報担当が参加者リストを管理、企画担当がアイスブレイクゲームを考案、会場準備担当が小規模な会議室をセッティング。
  • 結果：全員が自分の役割をこなしたことで、当日までにスムーズな準備が完了。

成功例2：役割分担が明確だった忘年会

  • ゴール：社員全員がリラックスして楽しむこと。
  • 分担：運営担当がタイムスケジュールを管理し、司会進行をスムーズに実施。後処理担当が写真を整理してSNSで共有。
  • 結果：トラブルもなく、参加者から高い満足度を得られた。

ポイント

チームで分担することで、準備の負担を軽減し、スムーズにイベントを進めることができます。初心者でも、役割分担と進捗管理をしっかり行えば成功する確率がぐっと上がります。ぜひこれらの方法を取り入れて、初めてのイベント準備を成功させてください！

「手間を減らす」ための具体的テクニック

社内イベントを企画する際、担当者の大きな課題の一つが「準備に時間や労力がかかりすぎる」ことです。特に初心者にとっては、何から手をつければいいのか分からず、無駄な作業に時間を取られがちです。ここでは、効率よく準備を進める具体的なテクニックを初心者にも分かりやすく解説します。

テクニック①テンプレートを活用する

イベント準備の中で、毎回ゼロから資料や案内文を作成していると時間がいくらあっても足りません。テンプレートを使うことで、手間を大幅に減らせます。

具体例

  1. 招待メールのテンプレート

    • 内容例：
      件名: ○○イベントのお知らせ 本文: こんにちは、○○部の皆さま このたび、○○イベントを開催いたします。 日時: ◯月◯日（◯曜日）◯時～ 会場: ◯◯（住所またはオンラインURL） 詳細については、添付ファイルをご確認ください。 ご参加お待ちしております！
    • 使い方：日時や会場情報だけ変更して、簡単に案内を送信。

  2. 進行表のテンプレート

    • 内容例：

      時間 内容 担当者 備考
      10:00〜10:15 開会の挨拶 山田さん マイク使用
      10:15〜10:45 チーム対抗ゲーム 佐藤さん 道具は会場準備済み
      10:45〜11:00 表彰式・閉会 鈴木さん 賞品を準備

    • 使い方：フォーマットを固定化し、内容を埋めるだけで完成。

  3. アンケートフォーム

    • ツール例：Googleフォーム、Microsoft Forms
    • 内容例：
      • 質問：「イベントをどの程度楽しめましたか？」
      • 回答形式：5段階評価（1=全く楽しくなかった、5=非常に楽しかった）

　ポイント

  • インターネットで検索すると、無料のテンプレートが多数見つかります。まずはシンプルなものから使ってみましょう。
  • 自分で作ったテンプレートは、次回以降も使えるように保管しておきます。

テクニック②ワンストップサービスを利用する

複数の業者やサービスを個別に手配するのは非常に手間がかかります。一括手配が可能なサービスを活用することで、効率的に準備を進められます。

具体例

  1. ケータリングサービス

    • サービス内容：軽食やドリンクを一括注文できる。
    • 初心者向けのポイント：
      • 個別のドリンクや料理を用意するよりも一括注文のほうが簡単。
      • 例：「1人500円で提供できるランチセット」など、予算に応じたプランを選ぶ。

  2. レンタル用品サービス

    • サービス内容：椅子、テーブル、音響機材、プロジェクターなどをまとめて借りる。
    • 初心者向けのポイント：
      • 「◯人向けセット」といったプランがあるサービスなら、必要なものが揃っていて安心。

  3. イベント企画運営代行

    • サービス内容：会場設営から進行管理までをプロが代行。
    • 自分でやるのが不安な場合、部分的に外部に任せると負担軽減可能です。私たちGROWSの専門分野です。
    •  

テクニック③シンプルな装飾を選ぶ

装飾はイベントの雰囲気を盛り上げますが、過剰に凝りすぎると準備が大変になります。シンプルかつ効果的な装飾を選ぶことがポイントです。

具体例

  1. テーマカラーを決める

    • 例：「ブルーとホワイトで統一」「会社のコーポレートカラーを使う」
    • シンプルな配色でも統一感が出てプロっぽい印象に。

  2. バルーンを活用

    • 準備物：カラーバルーン、ガーランド
    • 設置：会場の入り口や写真スポットに配置。
    • 効果：コストが低く、簡単に華やかな雰囲気を作れる。

  3. バックドロップ（背景パネル）

    • 準備物：布や紙を使った簡易的な背景。
    • 設置：会場の目立つ場所に設置し、写真撮影スポットとして活用。
    • 初心者向けポイント：素材は軽量なものを選ぶと取り扱いが楽。

テクニック④タスクを「見える化」する

準備するタスクが多いと、漏れや重複が発生しがちです。タスクを「見える化」して管理することで、効率的に進められます。

具体例

  1. チェックリストの作成

    • 内容例：
      • ✅ 会場予約済み
      • ✅ 招待メール送信済み
      • ✅ 必要な備品リスト作成

  2. 進捗管理ツールを使う

    • ツール例：Trello、Googleスプレッドシート
    • 使い方：各タスクに締め切りと担当者を記入し、完了したものを「完了リスト」に移動。

ポイント

  • 紙のリストや付箋でも十分効果的。まずは簡単な方法から始めましょう。
  • チーム内で共有できるツールを使うと、進捗を全員が把握できます。

 

「手間を減らす」ためには、テンプレートの活用、一括手配サービスの利用、シンプルな装飾、タスクの見える化といった工夫が有効です。これらのテクニックを活用することで、初心者でも効率よくイベント準備を進めることができます。

まずはできることから取り組み、徐々に自分なりのコツを掴んでいきましょう！

当日運営をスムーズにするコツ

イベント当日をスムーズに運営するためには、準備段階での工夫と当日の進行管理が非常に重要です。特に初心者の場合、「当日何をすればいいのか」が明確でないと混乱を招きやすいものです。ここでは、当日運営を成功させるための具体的なステップを解説します。

まず、当日の準備を確実に進めるためには、チェックリストを事前に作成しておくことが有効です。

チェックリストには、当日必要なアイテムやタスクをリストアップし、一つずつ確認しながら進める方法がおすすめです。

例えば、資料やマイクなどの機材、飲み物や装飾品といったアイテムを忘れないようにリストに含めましょう。また、スケジュールに沿って進行するためには、プログラムの内容や役割分担をチェックリストに含めることも重要です。

このように、すべてをリスト化することで、準備漏れやタスクの重複を防ぐことができます。

次に、当日の運営をスムーズにするためには、役割分担を明確にしておくことが必要です。

例えば、進行管理役、受付担当、トラブル対応役、アクティビティ担当など、それぞれの役割を事前に決めておくことで、全員が自分の役割に集中できます。

司会進行を担当する人は、プログラム全体のタイムスケジュールを把握し、進行が遅れた場合に調整できるよう準備しておきます。

受付担当は参加者を迎え入れ、スムーズに案内できるように必要なリストや資料を手元に用意しておきます。トラブル対応役は、予期せぬ事態に備え、機材の予備や会場内の問題解決に対応できるよう準備しておくと安心です。

また、イベントでは予想外の事態が起こることも珍しくありません。

そのため、あらかじめ予備プラン（プランB）を準備しておくと、トラブルが発生した場合でも柔軟に対応できます。

例えば、マイクが動作しない場合は、声を張り上げる必要がないように会場レイアウトを調整する、

プロジェクターが使用できない場合は紙の資料を参加者全員に配布するといった具体的な代替案を考えておきましょう。

さらに、屋外イベントの場合、雨天時に室内で実施できる会場を事前に確保しておくと安心です。このように、「何が問題になる可能性があるか」をあらかじめ想定し、それに対する解決策を準備しておくことが重要です。

イベント当日の直前には、最終確認をしっかり行うことも欠かせません。

会場設備が問題なく動作するか、必要な物品がすべて揃っているか、受付やステージの配置が参加者にとって分かりやすいかを確認します。

また、スケジュールに遅れがないよう、開始前に全スタッフで最終的な打ち合わせを行い、細かい役割分担や流れを再確認しておきましょう。この段階で気づいた小さな問題は、開場前に解決しておくことが大切です。

当日のスムーズな運営は、準備段階の工夫と役割分担の徹底によって大きく左右されます。

事前にチェックリストを作り、役割を明確にし、予備プランを用意することで、初心者でも落ち着いて対応できる環境を整えられます。

トラブルが起きても柔軟に対応できるよう備えることで、参加者にとって満足度の高いイベントを実現できるでしょう。

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