社内イベントの成功を左右するといっても過言ではない『企画書』。

イベントを開催する場合、イベントの企画書がなくては準備が進められません。

 

とはいえ、中には「企画書にはどんな内容を入れるの？」と戸惑ってしまう方もいるかもしれません。

そこで本記事では、イベントの企画書について詳しくご紹介します。

企画書に入れる内容や、作成時に意識したいポイントなどもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

 

初めて社内イベントの担当者になった際に、最初にぶつかるのが企画書の壁です。

いきなり「書いてください！」といわれてもなかなか筆が進まないものです。

今回は、そのなかなか筆が進まない方にも参考にしていただける内容としております。

是非ご覧ください。

 

そもそもイベントの企画書とは？

社内イベントの企画書を作る目的は、主に以下の２つです。

 

● イベントの概要をまとめてアイデアの実現につなげる

● 上司や社内の稟議資料や部内資料として用意する

 

イベントの企画書は、イベントに関する概要が一目で分かる資料にしなくてはなりません。

誰が見てもすぐに理解できる内容がベストなので、分かりにくい企画書では意味がなくなってしまいます。

 

また、イベントの企画書は、上司や社内稟議に提案する際に用いられることが多いため、

企画書一つで提案が通りにくくなる可能性もあるのです。

つまり、イベントを開催するためには、土台となる企画書の作成が非常に重要になります。

 

内容の各論まで書き出すとパワーポイントだけが厚くなり、意外と見られない！などという努力が無駄に

なってしまうケースもしばしばあります。

最初の企画段階では、

 

イメージを伝える。

いいね！やってみよう！

 

そんな気持ちにさせることを意識すると良い企画書になります。

社内イベントの特性上、WEB検索ではなかなか情報が出てこないこともあります。

例えば、

「社内イベント　企画」などと検索してもあまり直接的なコンテンツは出てこないことが多々あります。

その際には、ぜひ我々のようなイベント会社に一度相談してみてしまうのも一つです。

 

（あまり大きな声では言えませんが、外注するしないは置いておいてアイデアを集めることは良いことです。

プロの知見なども参考にして企画を検討してみましょう。）

 

イベントの企画書に書くべき内容とは？

社内イベントの企画書には、以下の内容を入れと良いです。

ざっとですが、羅列させていただきます。

 

● イベントタイトル
● 開催する目的や目標
● ターゲット
● 実施内容やコンテンツ
● 開催日時・場所
● 参加費用
● 参加人数
● 当日までのスケジュール
● 当日のスケジュール
● 必要な備品関係
● スタッフの人数と役割分担
● 会場のレイアウトやイメージパース

企画書の情報が不十分だと、提案時に相手からの質問が増えたり、

準備がスムーズに進められなかったりします。

そのため、具体的かつ明確に内容を盛り込み、粒度の高い企画書を作成することが大切です。

ここまで作れたら、完璧です！

 

しかし！

なかなかここまでたどり行くのはハードルありますので、まずはできることころから着手していきましょう。

目的やターゲットの明確化・会場のレイアウトイメージ・プログラムの進行表

会場イメージの写真、せめてこのあたりだけ整理できれば最低限の企画書としてはクリアしています。

 

 

イベントの企画書を書く際に意識したい5つのポイント！

ここからは、イベントの企画書を作成する際に、意識したいポイントを5つご紹介します。

 

①目的とゴールを決める

イベントの企画書を作成するにあたって、目的とゴールを明確にしましょう。

 

目的とゴールがあいまいだと、そもそもイベントを開催する意味がなくなってしまいます。

イベント開催の目的とゴールが決まれば、ターゲットやコンテンツもスムーズに決まるでしょう。

イベントを成功させる第一歩として、必ず最初に設定すべきポイントです。

 

②ターゲットやペルソナを明確にする

イベントの目的とゴールが決まったら、ターゲットとペルソナも明確にしましょう。

ターゲットやペルソナによって、イベントの集客方法や宣伝方法は変わってくるため、必ず決めておきたいポイントです。

イベントを成功させるためにも、ターゲットとペルソナはしっかり絞り込んでおくことが大切です。

 

③イベントの効果を測る方法を決める

イベントの効果を測定する具体的な方法も決めておきましょう。

イベントを開催するとなると、金銭的なコストだけでなく、多くの時間や労力を消費します。
そのため、どんなに準備をしても高い効果が出なくては意味がありません。

以下のように、あらかじめイベントの効果測定方法を明確にしておけば、イベント終了時もスムーズに情報収集ができます。

 

④予算とスケジュールを決める

予算とスケジュールは、できるだけ細かく決めるのが大切です。

予算をざっくり決めるのでは意味がありません。「本当にこの金額が必要」と根拠を示すためにも、

予算の内訳まで細かく記載しましょう。

また、スケジュールは当日のタイムスケジュールはもちろん、

当日までのスケジュールもできるだけ細かく記載しておきましょう。細かく明記することで、「何をいつまでに準備すればいい

のか」が分かるようになります。

 

なお、万が一トラブルが発生しても焦らなくていいように、余裕をもったスケジュールを組んでおくのがポイントです。

 

⑤担当者と役割分担を明確にする

イベントの企画書を作成する際は、担当者と役割分担も明確にする必要があります。

担当者と役割分担があいまいだと、イベントをスムーズに進められなくなってしまいます。
また、トラブル時もスムーズな対処ができなくなってしまうので、注意しましょう。

社内だけでなく、社外の人も役割分担に加わる場合は、漏れのないよう記載しておきましょう。関係者が多い場合は、各部門のリーダーも決めておくことで、イベント運営がスムーズになります。

 

イベントの企画書を書く際の注意点

さいごに、イベントの企画書を書く際の注意点を3つご紹介します。

● 誰が見ても理解できる内容にする
● 主観的な意見や考えは入れないようにする
● 企画書の制作は余裕をもって取りかかる

ここまでご紹介したように、イベントの企画書はイベントの土台となる大切な資料です。
専門用語や略語の多用は控えて、誰が見てもすぐに理解できる内容にしましょう。

 

GROWSがイベントを成功させるためのご提案をいたします！

イベントの企画書について、入れる内容や、作成時に注意したいポイントなどご紹介しました。

イベントを成功させるためには、企画書の制作が必要不可欠です。

今回ご紹介したポイントや注意点を踏まえて、イベントの成功のためにクオリティの高い企画書を作成しましょう。

年間100件以上のイベントを運営しているGROWSでは、多く他社実績などもありますので、

ぜひお気軽にご相談ください！

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

 

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