意外と知らない?社内イベントの安定させる為に必要な「進行」と「運営」の役割とは?


社内イベントを企画し当日を無事終えることは、担当者にとってはとても大きなミッションの一つです。

本番間近になると夜も眠れない。なんという方もいるのではないでしょうか?

本番日が近づけば近づくほど確認項目はより細かくなり量が増えてきますし、

関係各所からの問い合わせも増えてくるものです。

「この前伝えたのに!」

なんていう情報の行ったり来たりも当然あります。

さて、そんな社内イベントですが、事前の準備が大事なのは当然なことです。

社内の情報整理も大事ですし、細かいタスクを消し込んでいくことも大事なことです。

今回は、準備がしっかりできていることを前提として、当日をどうすればよりよくなるのかという観点で

お伝えさせて頂こうと思います。

 

イベントを司る体制図

イベントの当日に安全に安心して運営する為に大事なことを「役割分担」です。

特に、大きく言うと「運営チーム」と「進行チーム」と分けていくことをお勧めします。

進行チームは、イベントのプログラムを時間に沿って進めることに注力していきます。

運営チームは、イベントに来場した参加者が満足して帰ってもらえる事に注力していきます。

この役割はとても大きく、イベントの基本中の基本とも言われています。

 

担当者は基本的に全体統括

イベントの担当者は、基本的には、全体統括というポジションを取るのが一般的です。

全体統括の役割は、進行チームと運営チームが計画通りに動いているかを俯瞰して確認し指示を出す役割です。

基本的に社内イベントの場合、ご担当者さん以外に全体を把握して参加している方は意外と少なく、

1人の方が走り回ってイベントを進行・運営している姿を見かけます。

こうなってしまうと、全体感でイベントをとらえることが出来ずにクオリティの担保が出来なくなってしまいます。

イベントを成功に導くためには、誰かがクオリティチェックをする必要があるのです。

 

イベント当日は、何が起こるかわかりません。

急な欠員もあるかもしれませんし、トラブルやイレギュラーはいつも発生するものです。

担当者自身にタスクが山盛りですと、判断し行動することが出来なくなってしまうので、なるべくタスクを持たない

用に、進行チーム、運営チームに任せていくことをお奨めします。

 

運営チームの役割とは?

まず運営チームの一番の役割は、来場してくれている社員やゲストが滞りなく着席し、

イベントを楽しめる環境を作ることです。

その為に必要な情報は整理し運営チームのリーダーに引き継ぎましょう。

主には、

イベント全体の概要・タイムスケジュール

会場レイアウト・備品配置図

受付フロー

誘導フロー

辺りが社内イベントでは、引き継がないといけないことがかもしれません。

特に運営マニュアルなどを整理し、情報を正しく運営チームに落とし込むことをお勧めします。

 

受付が一番大きな役割になることが多いと思いますが、

来場時に配布するものがあれば、配布の段取りを、リスト管理するのであれば名簿管理を、

受付で滞留しないように何名配置し、どのように誘導するかは担当者が事前に設計しておく必要があります。

 

後は、誘導でしょう。

場外誘導・場内誘導と、大きくは2つに分かれます。

最寄駅からの動線上に配置箇所を決め、誘導を行ってもらいます。

何時から何時まで誘導のポジションに人は立つのかなどを事前に決めておき、対応して頂きます。

 

その他にも、会場のレイアウト変更や、席張りの設置、配布物のアッセンブリなど、

進行チームに関わらない部分を担当するのが、運営チームの役割となります。

 

進行チームの役割とは?

進行チームは、舞台上・プログラムを円滑に進めることです。

舞台上の事ですので、非常に神経を使うポジションでもあります。

演出等によっては、テクニカルが複雑になる場合があり、そういった場合は進行チームは外注するなんて

言うケースも多くあります。

GROWSでも進行チームのみ手伝わせて頂くことは実は多くあります。

 

進行チームのやることは、

イベント本番前のリハーサルから司会者や登壇者へのタイミングや段取りの伝達。

音響スタッフ・映像スタッフなどのテクニカルチームにそれぞれのタイミングを確認し、

一発勝負のイベントを成功に導くというとても大事な役割があります。

イベント全体の動きを把握しながら、指示を出す必要がある為、進行チームのリーダーは、舞台につきっきりに

なります。

またテクニカルな部分は、音響機材・映像機材を操作しなくてはなりません。

会場さんがやってくれる場合がありますが、別途費用が発生することもありますので、確認が必要です。

事前に会場との刷り合わせも必要になってくるので、より事前の段取りが求められます。

 

その他、ゲストが来る場合やタレントさんが来る場合などはそれぞれ役割も発生するので、

進行チームのリーダーは気が気ではありません。

最も信頼のおけるスタッフを配置することをお勧めします。

 

実際の体制図のご紹介

今回は、あるイベントの体制図をご紹介させて頂きます。

ちょっとイメージがわかないなあという方は是非参考にして頂ければと思います。

こちらです。

体制図は、イベント本番日の指示系統を明確にします。

誰がリーダーで誰が担当者なのかを明確にすることで、情報の混乱を防ぎます。

また進行チーム・運営チームそれぞれが役割を持って動くことが出来る為に、管理をしやすくなりますね。

それぞれの細かい担当者の役割分担などは是非ご相談ください。

 

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