成功する企業イベントの共通項目。イベントを成功させるタイムスケジュールとは?!


企業イベントは、社内向けイベントと社外向けイベントから成り立ち、

その対象となるターゲットを絞って、そこにフォーカスした企画を立ち上げていくことで成り立っています。

 

そのため参加者が何を望み、どのような状態になって欲しいのかという、

終着点のイメージを明確にすることまでが優れた出口戦略であるといえるでしょう。

しかし実務的には多くのスタッフや協力者が必要であり、それを統率していかなければならないため、

行動指針を示すようなマニュアルの存在が必要となってくることでしょう。

その集大成がイベントマニュアルともいわれるものですが、

イベントの企画段階で全体のタイムスケジュールを決めて足並みをそろえて置くことが望まれます。

大成功を収めたイベントの共通項目には、しっかりとしたタイムスケジュールの存在が欠かせないのです。

●タイムスケジュールの流れ

イベントを行うに当たっては、少なからずヒト、モノ、カネが動きます。

参加人数や場所といった規模が大きくなれば当然のことながらこの3要素も比例していきます。

関係者であればだれがいつ何をしているのか、という細かい役割や動きが視覚化されることで、

全体の中で自分がどの位置にいてどのような関係性になるのかが客観的に理解できます。

自分の見える範囲しか見ていないと、それが全体とどのようなつながりを持っているのかがわかりません。

これでは目的もなくただ森の中をさまよっているに等しいいと言えるでしょう。

この状態のまま進んでいくと、出来上がりにズレや不具合が生じてしまいます。

そうならないために必要なのがタイムスケジュールです。

その流れは、おおまかに次のようになります。

告知 → 準備(調達、手配等) → タスク管理 → 本番 → フォロー

告知は、イベントのPRです。

多くの人に効果的に呼びかけ、興味や関心を引くための工夫が求められます。
そのためにも対象となるターゲットの関心事項や希望といったニーズを事前にアンケートで探るなどの準備も必要かもしれません。

準備とは、モノの調達や手配を着々と行うことであり手分けして進めていきます。

そのためリーダーが全体を鳥瞰することで、進捗状況を把握でき過不足などの判断を下すことが可能となります。

タスク管理とは、準備の延長上にあるものでスタッフや協力者の役割分担を管理するものであり、本番に向けての最終調整と客観的な診断を下すステップです。

このとき大切なことが、このイベントの目的が現在の進捗との間に不具合となるようなズレが生じていないかをチェックします。

そして本番です。

本番は先にも話したように、イベントマニュアルを用いて関係者は情報と理念の共有を行い、迷うことなくスムーズな運営を行います。

タイムスケジュールが全体の流れを示し、本番当日はイベントマニュアルが手引書となる、そんなイメージです。

そして大切なのがフォローです。

フォローとはイベント参加者へのアンケートを取るなどして反応を探り、

次回に活かすための貴重な情報としたり、ヒト、モノ、カネである3要素にかかわった人たちへの

謝意を示すといったことまでも含めます。

フォローは本番当日と同様に重要な意味を持っていますので、

イベント自体の目的が達成されたかどうかということとともに、関係性の強化といったビジネススキルの向上にもつながる大切な行為です。

 

●ベストよりもオンリーを

タイムスケジュールを含め、イベントの企画においてベストを目指していこうと気負ってしまうと、

いつの間にか「成功」という二文字に惑わされてしまい、本来の目的やターゲットとなる参加者の

思惑を見失ってしまう場合があります。

あくまでも主役は参加者であり、そのためにキックオフの段階で、

そのイベントの目的や成果を明確にイメージしているのですから、そのことを終始忘れてはいけません。

成功することは大切ですが、それイコールベストというよりも、

そのイベント独自のオンリーを追求した方が成功の近道となるでしょう。

独自の工夫、独自のアイデア、規定概念に捕らわれず自由は発想で企画すれば、おのずとタイムスケジュールもそれに連動していきます。

もしそのヒントが欲しいのであれば、イベント専門会社に相談し委託することも選択肢の一つとして

企画段階から計画することも有効な手段と言えるでしょう。

 

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