社内イベントを開催しよう!最初のタスクは会場探しです。ポイントをご紹介。


社内イベントのご担当者さまなら、一度は頭を悩ませたことのある会場探し。

会場探しは、実は結構時間がかかり、大変な作業なのです。

これは、やったことのある人にしかわからないともいえるほど、業務が煩雑になります。

会場検索は、一つの会場を決め打ちで決まってしまえばいいのですが、

なかなかそのようにはいかないのが現実です。

それぞれの会場には、良いところ、懸念点が必ずあります。

また、イベントの企画内容によっても、会場の使い勝手は変わってきます。

企画の最初の段階では、コンテンツも決まっていない中ですが、会場は決めなければいけません。

 

何個かの会場を選択し、その中から選んでいくプロセスになるわけですが、

世の中には多くの会場が存在しており、どの会場が一番いいのかを選ぶのは大変です。

しかも、会場の空き状況をリアルタイムに確認するには、実は電話をかけるかメールで問い合わせるなどの

アナログな方法しかないのも、担当者を悩ませるポイントです。

 

検索サイトで調べて、良いなぁと思った会場でも、いざ電話をかけてみると埋まっている。

仮予約が入っている。利用に制約があるなど・・・。

電話を切って、別の会場でまた同じことを繰り返す。

結構大変です。

しかも、一度問い合わせをすると結構営業の電話も増えてくるのが難点です。

「〇月〇日の件なのですが…」などという電話も増えます。

また、そこに時間を取られます。

これを1件1件やるのは、非常に非効率です。

 

会場検索サイトを使ってみよう

検索サイトで、会場検索と入れると結構色々なサイトが出てきます。

■会場ベストサーチ様

https://kaijosearch.com/

■会議室.com様

https://www.kaigishitu.com/

等です。

探したら、結構色々なサイトがありますので、参考にしてみると良いと思います。

しかし、この検索サイトにも難点があります。検索をかけてもある程度のリストアップは可能ですが、

空き状況を探したりなると、各検索サイトに依頼をかけるか、自分で電話をかけるという作業が発生します。

つまり、検索でリストアップはある程度可能ですが、そこからの作業は発生してしまうのです。

楽になったのか、なってないのかは疑問が残りますね・・。

それぞれの会場検索サイトにも、リストアップから提案までをワンストップでやってくれるサービスが付帯しています。

こういったサービスを使ってみるもの良いかもしれません。

ただ、どのサービルも有料となっているのがほとんどです。

考え方ですが、会場のリストアップから選定、下見調整などの時間をコストとして考えると

その部分の外注化という考え方はありかもしれませんね。

 

イベント会社にお願いする。

次にご紹介する方法は、私たちのようなイベント会社に会場の検索をお願いするパターンです。

意外と知られていないのですが、イベント会社も会場の検索・代行をしている場合が多くあります。

イベント会社は、多くのイベント会場で運営を行っていますので、ある意味 会場に関していえば、

プロフェッショナル集団ですので、細かい会場の情報や確認事項のピックアップ、懸念ポイントなど、

見る視点が当日の運営をイメージしていますので、通常の検索サイトにお願いするよりも、

知見もプラスしてくれるので、お勧めです。

(自分たちで言うのも変ですが・・(笑))

 

確認しておいた方が良い会場のこと

会場の検索の段階では、広さ・アクセス・簡単な設備など、本来確認すべきことの全ては、

確認できないことが多くあります。

その次に行うことが下見です。

下見で特に大事な部分をお伝えさせて頂きます。

 

会場アクセス

最寄駅から・車で行った場合、などいくつかのパターンに分けて自社からのアクセスを検討しましょう。

地方からの参加者が多い場合などはケアが必要になります。

場合によっては、バスをチャーターなどの対策も必要かもしれません。

アクセスの悪い会場ですと、誘導案内のスタッフが必要など、余計の人員がかかってしまします。

 

会場の広さ

会場内の収容人数は大事な要素です。そもそも会場内に収容できるのか確認しましょう。

ただ、広ければいいわけではなく、適正な広さが大事です。

来場者の予測を行い、適正な会場の広さを検討しましょう。会場内のレイアウトなどによっても

変わってくるため、下見時には大体のイメージは持って行った方が良いと思います。

この辺りも事前に、イベント会社などにご相談しておくものありですね。

 

会場を抑える時間

時間は、当日だけでなく、その前後も考えましょう。

特に会場の仕込みが多かったり、朝早めに開始の場合は、準備の時間も考えると前日の夜間帯なども

検討が必要になります。

会場の撤収作業なども場合によっては考えておいた方が良いです。

撤収の定義が会場によって違ったりしますので、要確認ポイントですね。

 

使用料金

料金の定義も会場によって様々です。時間ごとの会場もあれば、区分ごとの所もあります。

無駄のないかり方をする為にも良く確認しておきましょう。ホテルやホールによっても変わってきますので、

要注意です。

そして、キャンセル費は、しっかり確認しておいた方が無難です。

 

機材や会場備品関係

テクニカルなはなしですが、やりたいイベントを実現する為には、必要な機材があります。

それら機材を会場が保有している場合と保有していない場合とでは大きく仕様の金額が変わってきます。

会場も外部からレンタルしている場合は、その分コストも上がってきますので要注意ですね。

 

ネット環境

ネット環境も確認しておいが方が無難でしょう。

Wi-Fiが飛んでいるのか同課は重要なポイントです。コンテツウによってスマホを使う場合なども

各キャリアの電波状況も確認しておきましょう。

 

 

会場の確認すぺきポイントをいくつかご紹介させて頂きました。

会場を検討する際に、参考にして頂ければと思います。

ともあれ、まずは会場のリストアップです。

リストアップが大変・・というご担当者様。

まずは、ご相談ください。

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GROWSでは、「会社行事.com」という、社内イベントの企画コンテンツサイトを運営しています。

是非、こちらも併せご覧ください。

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お打ち合わせ内容を基に、企画制作をサポートさせて頂きます。
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