表彰式の外注を検討しているご担当者様へ。外注のメリットとデメリット


皆さんの会社は、表彰式を実施されていますか?

表彰式は、社内イベントの中でもポピュラーで効果の高い企画として多くの会社や団体で実施されているかと

思います。

その中でも、表彰式を自社内で企画から当日の運営まで実施している企業様や団体様も多いと思います。

 

しかし、組織の拡大、担当者の退職、業務量の増大など、会場を探すだけでも手いっぱい・・・。

毎年実施するケースも多いので、プログラムや表彰式の演出もマンネリ化してしまっているなどの

企画担当者様の悩みもなかなか解決されないものです。

 

価値のある表彰式を作り上げるには。

表彰式は、必然的に受賞対象者にスポットが当たるものです。

毎日の営業、現場、各業務で頑張った社員・スタッフにとっては、日ごろの努力の結果が褒め称えられる場として、

モチベーションを感じられるイベントとも言えます。

受賞対象者にとっては、とても思い出となり価値のある1日になります。

 

一方、表彰式において大事なことは、受賞対象者以外の参加者にとって

「次は自分があのステージに立ちたい」と思ってもらえるかです。

その思いが、来年の頑張り、明日からの頑張りに繋がり、来年のスターを生み出します。

この好循環を生み出せ他組織は強く、そして継続的に発展することが期待できます。

そしてその好循環が会社を良くし、強い会社を作り上げていきます。

そんな価値のある表彰式を企画設計することが、担当者の役割ともいえるでしょう。

 

演出一つでムーブメントは起こせる

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そうはいっても、なかなかいつもやっているイベントに変革を起こすことは、

簡単なことではありません。難しいよ。

というようなご意見を板d買うケースもあるかもしれません。

確かにいきなり全てを100%動かすことは難しいかもしれません。

しかし、毎回ちょっとした変化、工夫、オリジナリティを加えていくことで、一つのムーブメントを

起こすことは可能です。

私たち表彰式を専門に行う会社の指名かもしれませんね。

映像1本で会場の雰囲気を一気に変える。なんていう演出も実績があります。

 

そろそろプロに相談してみようか・・・

組織も大きくなってきて、

業務負荷も増えてきたな、働き方改革をしよう。

そんな背景の中、そろそろイベント会社に相談してみようかと考えている担当者様に今回は、

イベント会社に外注するメリットとデメリットをご紹介させて頂きます。

 

 

イベント会社に頼むメリットとは?

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☑企画が尖ります。

まずは、当然かもしれませんが、イベント会社は年間何件もの表彰式を実施しています。

多くの表彰式を実施する中で得たナレッジ、経験などから様々な企画をご提案が可能です。

自分たちだけでは、マンネリ気味になっていた表層式を変えたい、参加者にもっと伝えたい。

そんな悩みを解決するパワーを持っています。

 

☑本業へのパワー配分が可能になる。

社内のスタッフで表彰式を企画運営しようとした場合、

スタッフ全員が通常業務と並行して役割分担をすることになります。

実は、これは隠れた残業が増えたり、本業がおろそかになったりとデメリットが多く発生しやすい状況でも

あります。外注を行うと、その分の時間を確保することが可能になります。

分かりやすい例ですと、表彰式で映像を使おうと思った時に社内で誰か制作する方がいると思うのですが、^

映像の編集は思った以上に時間がかかるものです。

こういった事前の業務時間を足していくと意外と多くの時間を割いていたなどの事例もございます。

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こちら、弊社のクライアント様にご協力いただき、算出してみた事前の制作にかかった時間です。

おおよそ464時間。社員の方の時給を考えると464時間×時給1800円=83万円。

このくらいのコストがかかっている計算にもなります。

外注することで、こういった業務時間を削減するだけでなくコスト削減も可能にすることが出来ます。

 

☑引継ぎ漏れがなくなる

組織に異動はつきものです。そして場合によっては担当者様の退職などもあるでしょう。

そういった時の引継ぎロスも発生してしまう場合があります。

外注を上手に使うと、こういった管理コストが削減されます。

イベント会社には、各クライアント様のデータや情報を管理する体制が整っています。

いざという時にも対応できるというのが、外注のメリットともいえるでしょう。

 

☑ワンストップ

特に、GROWSではワンストップということを意識しています。

表彰式を実施しようとすると、各所への連絡や確認事項、手配が発生します。

それら諸々の発注を全て取りまとめます。

これは実がとても担当者からすると業務が楽になり、且つ管理がしやすくなります。

  • 会場の手配
  • 会場との調整
  • 必要備品の洗い出しと発注
  • 表彰状の作成
  • 当日のスタッフの手配
  • 演出に必要な機材の洗い出しと手配
  • 上映する映像の制作
  • お弁当の手配
  • その他備品のご用意

などなど、挙げだしたらキリがありませんが、全部まるっとお願いが出来る。

これはとても安心して依頼できます。

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ちなみに、GROWSでは表彰式を安心してお任せいただけるように、上記のような運営マニュアルや進行台本の

制作を必ず行います。

こういったナレッジも外注のメリットといえます。

 

外注のメリットは実はたくさんあります。

是非、参考にしてみてください。

 

逆にデメリットもある?

表彰式の外注は。とてもメリットのあることだとイベント会社側からも思います。

しかし、一方デメリットも実はありますので注意が必要です。

 

その一番は、業務がブラックボックス化しやすいということです。

外注したはいいが、放ったらかしなどのようなことがあると、どんどん業務がブラックボックス化していきます。

これでは、本来の目的から外れてしまいます。

そうならない為にもイベント会社の担当者とは密に会話をしたり、本番間近以外にも様々な情報交換を

行っていくことをお勧めします。

 

いかがでしょうか?

今回は、表彰式の外注のメリットデメリットをご紹介させて頂きました。

メリットの多い、表彰式の外注をご検討中のご担当者様は、一度GROWSまでご相談ください。

GROWS

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GROWSでは、「会社行事.com」という、社内イベントの企画コンテンツサイトを運営しています。

是非、こちらも併せご覧ください。

kaisyagyouji.com

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表彰式サポートの申込みの流れ

①お問い合わせフォームよりご連絡ください3。
弊社営業担当よりご連絡させて頂きます。
②お打ち合わせ
御社の抱える課題感、悩み事なんでも聞かせてください。
③ご提案
お打ち合わせ内容を基に企画書を作成させて頂きます。
御社の課題を解決する企画をご提案いたします。
④制作
お打ち合わせ内容を基に、企画制作をサポートさせて頂きます。
定期的にお打ち合わせやお電話、メールでのコミュニケーションを
取りながら、進めていきます。
マスターのスケジュールに基づいて制作を進めていきますのでご安心ください。