コロナの影響で、企業イベントのオンライン化が進んでいます。表彰式や総会、懇親会、入社式や内定式といった式典など、さまざまな場面で、オンラインが選ばれるようになりました。

Zoomなどのツールが浸透したこともあり、今後もオンラインイベントへ注目が集まると、予測されています。その一方で、オフラインにはオフラインの良さがあるのも事実です。

それぞれのメリット・デメリットをチェックして、どの形式を選ぶのがベストなのか、検討してみましょう。

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オンラインイベントとオフラインイベントの違い

オンラインイベントとオフラインイベントは、参加の仕方が大きく違います。オンラインの場合は、パソコンやスマホといったツールが必要になるため、年齢層が高い世代にとっては、参加自体がハードルになる場合もあるでしょう。

オフラインイベントは、誰でもその場所へ行けば参加できるものの、会場が遠くて足を運べないケースも考えられます。イベントを行う際には、集まってほしい人がストレスなく参加できる形になっているか、たしかめながら計画を立てましょう。

イベントの主要になる人物との距離も、それぞれ違いがあります。

オフラインイベントは、直接集まった人の目を見て話せますが、人数が多い場合、フォローが行き届かない場合もあるでしょう。オンラインイベントの場合は、すべての参加者に、同じ情報を届けられますが、話に耳を傾けているのか、どのくらいの熱量で参加しているのかについては、どうしても分かりにくくなります。

イベントの内容を誰へ、どのように届けたいのか。

この部分を事前に考えておくと、選ぶべき開催の形が見えてくるでしょう。これらを踏まえて、オンラインイベント、オフラインイベント、それぞれのメリット・デメリットを、くわしくチェックしてみましょう。

「オンラインイベントを開催するメリット」

メリット1　全国どこからでもつながれる

オンラインイベントは、全国はもちろん、海外ともつながれます。大規模なイベントで、人がたくさん集まる場合も、人数に合わせた会場を用意しなくて良いので、準備する側の負担を減らせます。

これまでは、子どもがいるから参加できない、介護があるから家を空けられない、といった理由で参加を諦めていた層も、オンラインイベントなら問題ありません。

メリット2　コストパフォーマンスが良い

同じ規模、内容のオンラインイベントとオフラインイベントを比較した場合、オンラインイベントの方が、費用を圧倒的に抑えられます。

会場費だけでなく、遠方からの参加者の交通費や宿泊費なども減らせるため、イベントにかかる経費を抑えたい企業には、オンラインイベントがおすすめです。

費用を抑えた分、イベントの中身やお土産、ゲストや司会といった部分に、お金をかけられるというメリットもあります。

メリット3　コメント機能で意見を言いやすい

オフラインイベントでは、人数が多くなれば多くなるほど、全員の声に耳を傾けるのが難しくなります。入社間もないような社員は特に、口を開きにくい、言いたいことを言いづらい、という場面があるでしょう。

その点、オンラインイベントなら、だれでも気軽にコメントを発信できます。直接の会話ではないので、役職や立場関係なく、ざっくばらんな声が集まるでしょう。寄せられた意見をその場で上手に集計し、生かせれば、より活気あふれる社内イベントになります。

こちらの記事では、LIVECANVASというコミュニケーションを紹介しています。

【表彰式・懇親会】スマホのスワイプから始まるコミュニケーション！LIVECANVASの実力を解説

「オンラインイベントを開催するデメリット」

オンラインイベントのメリットの裏側にデメリット＝苦手なこともあります。まずはデメリットも理解していきましょう。

デメリット1　ネット環境のトラブルが考えられる

オンラインイベントは、「配信時になんらかのトラブルが起きて、通信が切れてしまった」「参加者側のトラブルで、イベントに入れなくなってしまった」といった問題が起きる可能性があります。

開催する場合は、オンラインイベントに慣れた業者へ依頼したり、不測の事態に対応できるように、リハーサルを重ねたりして、用意周到に準備しましょう。

デメリット2　デバイスによっては画面が見にくい

オンラインイベントへパソコンから参加した場合、画面が大きいパソコンであれば、「オフラインよりもイベント用のスライドや人物を、見やすい」といったメリットが得られます。

しかし、スマホや、サイズの小さいタブレットなどで参加した場合、どうしても画面が小さく、見づらい印象になってしまいがちです。

事前に、どのくらいの人数がスマホから参加するのか確認の上、話している人の顔や、スライドなどを、できる限り大きく映すように配慮しましょう。

デメリット3　進行にはコツが必要

オンラインイベントは、直接顔が見えない分、テンポのよい進行や、上手に参加者を巻き込む展開が求められます。式典などの真面目な場なら良いのですが、表彰式や懇親会など、盛り上がりが求められる場面は、内容に注目しましょう。

オフラインイベントをオンラインでつないだだけでは、イベントの楽しさ、面白さを存分に伝えられません。オンライン向けの仕掛け、台本を用意して、飽きさせないイベントにしましょう。

「オフラインイベントを開催するメリット」

メリット1　直接会える・話せる

オフラインイベントのメリットは、なんといっても直接会える、話せる点です。普段は会えない別の部署の人たちと、楽しい時間を共有できるまたとない機会ですから、貴重な時間を有効活用しましょう。

オンラインでも対話はできますが、微妙な表情を読み取ったり、個別に話したりは、難しくなります。イベント後に2次会へ行くといった行動ができるのも、オフラインイベントならではです。

メリット2　五感をフル活用して、その場の雰囲気を共有できる

オフラインさながらの、凝った演出を行うオンラインイベントが増えていますが、それでも、オンラインにはできないことがあります。

それは、その場の熱気や雰囲気を感じ取ったり、食事や飲み物の味や香りを共有したり、といった部分です。表彰式やパーティーなどのイベントは、その場の熱で、大いに盛り上がります。

たった一度の瞬間を、大切な仲間と共有したいなら、オフラインイベントを選んでみましょう。

メリット3　トラブルへ臨機応変に対応できる

オンラインであっても、オフラインであっても、イベント時のトラブルはつきものです。オンラインの場合は、通信に問題があると、その後の進行ができなくなることもあります。

しかし、オフラインなら、会場側にトラブルが合った場合も、進行に不手際が合った場合も、カバーが簡単です。

イベント会社を間に挟んでいる場合は特に、万が一のトラブルまで考えて運営できるので、とっさに対応できます。絶対に失敗できないイベントの場合は、オフラインを選択の上、イベントに慣れた業者へ依頼しましょう。

以下の記事では、オフラインイベントの事例を紹介していますので、あわせてチェックしてみてください。

社内NO1は誰だ？社内コンテストをオフラインで開催。NO1の技術を学び共有・賞賛しよう！

「オフラインイベントを開催するデメリット」

デメリット1　準備に時間がかかる

オフラインイベントのデメリットは、準備に時間がかかることです。大規模なイベントの場合、1年くらい前から会場を手配する必要があり、会場設営などの準備も大掛かりになるでしょう。

オンラインイベントであれば、参加者が増減したり、急に内容が変更になったりしても、対応が簡単です。

準備期間が少ない中、焦って進めなければいけないという状況なら、思い切ってオンラインへ切り替えるという手段もあります。

デメリット2　内容が行き届かないケースがある

相手の顔が見えやすいオフラインイベントですが、規模が大きい場合、舞台や演台から遠くにいる人にまで、声や内容が届かないケースがあります。

オンラインであれば、全員にイベントの様子をアップで伝えられますが、オフラインで全員を1か所に集めるのは、難しいですよね。このような事態を防ぐなら、参加した全員が満足して帰れるように、顔が見えやすい会場の設営やモニターの準備などを行いましょう。

参加者の満足度をアップしたいなら、数多くのイベントを手掛けている、専門業者に依頼するのがおすすめです。

デメリット3　コストパフォーマンスが悪い

オフラインイベントは、会場費、人件費、企画費、制作費などが、どうしても高額になります。参加者が増えれば増えるほど、これらの費用も高くなり、会社によっては経営を圧迫する場合もあるでしょう。

さらに、予期せぬ理由で、イベントが中止になってしまった場合、多額なキャンセル料や準備した品の支払いが発生するケースもあります。

オフラインイベントを予定している場合は、予算を事前にしっかり立て、計画的に進めましょう。

オンライン・オフラインイベントを開催するまでの10の手順

ここからは、オンライン・オフラインイベントを開催するまでの手順を10のステップにわけて紹介します。事前に開催の流れを知ることで、見通しを立てながら進められるでしょう。

目的や具体的な目標数値を決める

イベントの開催を決めたら、まずは方向性を固めます。方向性を決めるには目的やゴールを設定する必要があります。例えば、企業において顧客向けにイベントを実施するのであれば「お問い合わせ数を◯%向上させる」などといった具体的な数値を交えると、ゴールまでが見通せるでしょう。

また、イベントを開催して終わりにせず、改善活動まで行うことが重要です。イベント終了後に効果測定ができるよう、KPI（重要業績評価指標）の設定をしておくと良いでしょう。

KPIとは事前に定めた目標数値がどれくらい達成したかを把握するための指標です。KPIを設定する際は、無理のない数値設定を心掛けましょう。

イベントのターゲットを決める

目標を設定したら、イベントのターゲットを決めていきましょう。目標を達成するにはターゲットを明確に決め、求められる内容で進めることが重要です。

参加者の人物像が具体的であると、より必要な要素をイメージしやすくなります。具体的には、年齢や性別だけでなく職業や住まい、具体的な悩みごとなどを決めるとニーズを把握できます。

「多くの人に参加してほしいから」といってターゲットを広げすぎてしまうと、イベントの内容が対象者にそぐわなかったり、中身が薄くなったりするため注意が必要です。

予算を設定する

目標やターゲットを定めイベントでやるべきことを明確にしたら、次に予算を決定していきましょう。予算は必要な機材や設備、参加する人の人件費などが挙げられます。

予算を決める際は「どこにどれくらい使うか」を明らかにしたうえで決定しましょう。もしも具体的な予算が想定できない場合は、一度外部に必要な予算の見積もりをとるのもおすすめです。

提供するコンテンツを決める

イベントの外枠が固まったら、具体的にどのようなコンテンツを提供するかを決めていきましょう。開催内容はオンラインイベントとオフラインイベントで少しずつ異なります。

オフラインイベントの場合は講義や研修、ファンイベントなど内容を問わず現地にゲストを招く必要があります。そのため余裕を持ったスケジューリングが必要です。

一方で、オンラインイベントの場合は参加者も集まりやすいため、スケジューリングがしやすいというメリットがあるでしょう。イベントをどの開催方法で実施するのか、また誰を招くのかを明確にしましょう。

開催場所と日時を決める

コンテンツが決まったら、開催日時を決定します。あわせてオンラインの場合は配信の場所も決めましょう。

オフラインイベントの場合は会場を用意し、全員が集まることになりますが、オンラインイベントの場合は参加者がそれぞれ自宅からデジタルデバイスで参加することになります。

運営担当者はどこでオンラインイベントを配信するのか、またハイブリッド開催を行うのかなどを決定しましょう。

集客や告知方法を決める

イベントの具体的な内容が定まったら、集客方法を検討します。どれだけ魅力的なイベントであっても積極的にアプローチしなければ参加者は増えません。集客はオンラインで行うとコストを抑えながら進められるでしょう。

具体的な集客方法としては、自社の公式ホームページに掲載したり、SNSに投稿したりといった方法があります。他にもある程度費用をかけられる場合は、Web広告を活用する方法もおすすめです。

また、すでにメールマガジンを運用している場合は、メールを送るといった方法も効果的です。

タイムスケジュールを作成する

次にイベントのタイムスケジュールを作成します。タイムスケジュールを事前に決定しておくことで、当日、参加者がスムーズに動けるようになります。

開催時間を定めたうえで、各コンテンツにどれくらい時間をかけるのかを明確にしましょう。この時点で、台本の作成も実施しておくと、進行がスムーズになります。

リハーサルを実施する

タイムスケジュールの見通しがたったら、リハーサルを行いましょう。特に、オンラインイベントの場合は、機材の故障やインターネット環境の不具合で進行が止まってしまう可能性があります。そのため、事前に同じ環境で接続がスムーズに行えるかを確かめておきます。

当日に起こりうるトラブルを想定して、対処フローを決めておくのもおすすめです。トラブルがあることを想定して当日を迎えると、万が一の際も落ち着いて対応できます。

当日はスケジュールに沿って進行する

当日はタイムスケジュールに沿って進行しましょう。イベント開催時は数時間前から機材を運び込み、配信準備を行います。

できる限りスケジュールに沿って進行しながらも、イレギュラーな事態が起きた場合は、落ち着いた対応が求められます。

イベント終了後はPDCAサイクルを回す

イベントが無事終了した後は、ただ解散するのではなく、振り返りを行いましょう。イベントの良かった点と悪かった点をピックアップし、悪かった点については改善策を考えます。

イベントを開催するたびにPDCAサイクルを回すと、次回のイベントでよりクオリティの高いコンテンツを提供できます。特に、何度も同じイベントを実施する場合は、この振り返りがKPI数値の向上に効果を発揮するのです。

オンライン・オフラインイベントを成功させるためのコツ

ここからはオンラインイベント・オフラインイベントを成功させるために知っておきたい4つのポイントを紹介します。イベントはターゲットを定めて実施することから「ターゲットがどのようなものを求めているか」「どうしたら参加しやすいか」を考えて実施しましょう。

参加しやすい日時を設定する

イベントを開催する際はオンライン、オフライン問わず、参加しやすい日時を設定しましょう。ターゲットの生活スタイルに合わせて日時を設定するのがおすすめです。例えば、ビジネスパーソンの場合は平日の夜や休日の開催が適しています。

一方で、主婦層をターゲットにする場合は平日の日中など、参加しやすい日時が異なります。そのため誰に届けるかが重要になるのです。

なお、オンラインイベントであればアーカイブで残せるため、当日参加できないターゲットも後日視聴という形でカバーできる点がメリットとしてあります。

ターゲットの興味を引くコンテンツを準備する

日程をターゲットに合わせたとしても、興味の持てるコンテンツでなければ参加してもらうのは不可能です。そのため、コンテンツも主催者視点ではなく、参加するターゲットを想定して準備しましょう。

この際、ターゲットが参加できるコンテンツを取り入れると一体感が生まれます。オンラインにおいてもターゲット同士で交流できる時間を設けると、主体的に参加してもらえるでしょう。

SNSを活用して集客する

魅力的なイベントの場合、SNSで拡散すると効率的に集客を行えます。どれだけ魅力的なコンテンツを用意しても、集客できなければ望んだ結果は得られません。事前にSNSでイベントを告知し、連動してメルマガでイベントの内容を送付することで、参加者を多く募れるでしょう。

なお、SNSでの集客は主催者側もコストをかけずに情報発信できるメリットがあります。さらにイベントに興味がある人が拡散を行うことで、興味を持っていない層にまでアプローチできる可能性もあります。

イベント終了後のフォローを忘れない

イベントが無事に終了した後は、参加者に対してお礼のメールやフォローアップが欠かせません。お礼と合わせてアンケートを実施するのも良いでしょう。

また、イベント終了後に自社のSNSをフォローしてもらい、今後のイベントの情報を発信することも重要です。アンケートをもとにイベントの改善を行い、ターゲットと持続的な関係を築き上げましょう。

オンライン・オフラインイベントの集客方法

ここからはオンライン・オフラインイベントの集客方法を6つ紹介します。集客方法はさまざまですが、コストやターゲットの導線に合わせた選定をおすすめします。集客に予算をかけすぎると、イベントのコストがかさんでしまうため注意が必要です。

Web広告を用いた宣伝

1つ目は各種サイトに表示されるWeb広告を用いた集客方法です。Web広告は多くのユーザーにアプローチしやすいメリットがあります。しかし、Web広告を打ち出すには一定の費用が求められるため、予算設定が欠かせません。

予算の範囲内で効率よく集客を行うには、掲載するメディアやターゲットを絞る必要があります。イベント開催時に決めたターゲット層に適した媒体でのアプローチを行いましょう。具体的にはFacebookやInstagram、Yahoo!広告などが挙げられます。

自社サイト内での告知

自社サイトの閲覧数が多い場合は、そちらで告知するのもおすすめです。頻繁に自社サイトやオウンドメディアを訪れた人がイベントに興味を持ち、参加してくれる可能性が高まります。

なお、自社サイトで情報を公開する場合は、イベントの開催が伝わりやすいページ設定が大切です。公式サイトのトップに分かりやすく記載したうえで、メルマガも配信し、確認してもらう取り組みが欠かせません。

申し込みフォームを用意している場合は、自社サイトのため直接誘導できる点もメリットのひとつです。

公式LINEやメルマガによる告知

公式LINEやメルマガでのイベント告知も効果的です。既存の顧客だけでなく、見込み客や新規顧客に対してアプローチできるメリットがあります。例えば、自社のLINEやメルマガにすでに登録しているユーザーに対して宣伝を行い、高い集客力を目指すのも一つの手です。

一方で、SNSと組み合わせてイベントを機に公式LINEやメルマガに登録してもらうのも良いでしょう。この場合もターゲット層に合わせた宣伝テキストの作成が求められます。

公式LINEやオウンドメディアは告知だけでなく、イベント開催後に定期的な情報提供を行うことも必要です。告知のみの使用にとどめないように注意しましょう。

YouTubeを活用した宣伝

イベントの告知はテキストだけでなく動画を用いる方法もあります。動画の場合、視認性が高まるため、よりターゲットの興味を引きやすくなるでしょう。

YouTubeで告知を行うには、まず自社のYouTubeチャンネルを知ってもらう必要があります。すでにチャンネルを開設している場合に有効な手法といえるでしょう。動画の場合は、静止画と比較して短時間で多くの情報を伝えられます。イベントをきっかけにチャンネルを開設し、定期的に情報配信を行うのも良いでしょう。

イベントの集客率を高めたい時は、インフルエンサーに依頼し、YouTubeで宣伝を行ってもらう方法もあります。コストこそかかりますが自社で行うよりも効果が見込めるでしょう。

なお、依頼するインフルエンサーはフォロワーが多いだけでなく、ターゲット層にマッチしているかどうかも重要なポイントです。ブランドイメージが低下しないように人選は注意深く行いましょう。

ポータルサイトへの掲載

ポータルサイトとはインターネット上にある、さまざまなページの入り口となるものを指します。GoogleやYahoo!JAPANなどもポータルサイトに該当します。多くの人の流入が叶うため、より多くのターゲットの目に告知を触れさせたい場合におすすめの告知方法です。

例えば、イベントの内容がセミナーの場合はセミナー用のポータルサイトを利用すると現在セミナーを探している人にアプローチが可能となります。開催しようとしているイベントに即したポータルサイトを探してみましょう。

ポータルサイトは一部有料のところも見られるため注意が必要です。今後も使用するのであれば有料で会員登録を行うのも良いですが、使用頻度が高くない場合は無料で使えるサイトを活用しましょう。

チラシやはがきの配布

エリアを限定して告知を行いたい場合はチラシのポスティングやはがきの配布もおすすめです。この方法は、特定の地域に根付いた集客を行うのに適しています。具体的には、飲食店や個人店舗などでの活用が挙げられます。実店舗でイベントを実施する際や特定の地域のみでイベントを行う際に多くの人の目に触れるでしょう。

Webで告知を行う場合は、全国規模の集客になりますが、必ずしも求めるターゲットに触れるとは限りません。一方、チラシやはがきで情報提供を行う場合は、店舗に来てもらえる範囲内の顧客に情報提供できるため、コンバージョン率の向上が期待できます。

ただし、チラシやはがきの場合、投函、送付されることで迷惑と感じるユーザーも一定数見られます。特にチラシを配布する場合はポスティングの際に「チラシの投函お断り」などと記載されている家庭に注意しましょう。チラシを快く思っていないにもかかわらず配布すると、かえって店舗のイメージが悪化する可能性もあります。

集客方法はさまざまですが、ターゲットが実際に利用する媒体を選び、イベントの情報が伝わりやすい方法を選択するとより集客効果が高まるでしょう。

ハイブリッド開催という手段

最後に、ハイブリッド開催という手段のご紹介です。オフライン・オンラインの垣根を超えたハイブリッド開催が注目されています。オンラインツールの活用・他拠点間の中継・自宅などの個人端末からの参加とオフラインイベントを掛け合わせたイベントです。

最近は働き方も多様化され、色々な環境下で勤務されている人たちも多くいろいろな条件が想定されます。ハイブリッド開催を手段の一つとして持っておくと、選択肢も増えていきます。

是非一つのソリューションとして検討してみてはいかがでしょうか？

以下の記事では、ハイブリッド開催の事例を紹介していますので、あわせてチェックしてみてください。

今年からはハイブリッド開催でいこう！コロナ以降を見据えた新しい社内表彰式

まとめ

オンラインイベントとオフラインイベントはそれぞれメリットとデメリットがあります。また、両者の利点を活かしたハイブリッド開催という選択肢も登場したことから、より社員に適したイベントの開催が可能になっています。

「費用を抑えたい」「引き続きコロナ対策をしたいからオンラインにしたい」「社員が集まる場を、ちゃんと作りたいからオフライン」など、イベントの目的や、会社の考え方に合わせた形を選びたいですね。


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