コロナの影響で、企業イベントのオンライン化が進んでいます。

表彰式や総会、懇親会、入社式や内定式といった式典など、さまざまな場面で、オンラインが選ばれるようになりました。

 

Zoomなどのツールが浸透したこともあり、今後もオンラインイベントへ注目が集まると、予測されています。

 

その一方で、オフラインにはオフラインの良さがあるのも事実。

それぞれのメリット・デメリットをチェックして、どの形式を選ぶのがベストなのか、検討してみましょう。

 

オンラインイベントとオフラインイベントの違い

 

オンラインイベントとオフラインイベントは、参加の仕方が大きく違います。

オンラインの場合は、パソコンやスマホといったツールが必要になるため、年齢層が高い世代にとっては、参加自体がハードルになる場合もあるでしょう。

オフラインイベントは、誰でもその場所へ行けば参加できるものの、会場が遠くて足を運べないケースも考えられます。

イベントを行う際には、集まってほしい人がストレスなく参加できる形になっているか、たしかめながら計画を立てましょう。

 

イベントの主要になる人物との距離も、それぞれ違いがあります。

オフラインイベントは、直接集まった人の目を見て話せますが、人数が多い場合、フォローが行き届かない場合もあるでしょう

オンラインイベントの場合は、すべての参加者に、同じ情報を届けられますが、話に耳を傾けているのか、どのくらいの熱量で参加しているのか、については、どうしても分かりにくくなります。

 

イベントの内容を誰へ、どのように届けたいのか。

この部分を事前に考えておくと、選ぶべき開催の形が見えてくるでしょう。

これらを踏まえて、オンラインイベント、オフラインイベント、それぞれのメリット・デメリットを、くわしくチェックしてみましょう。

 

オンラインイベントのメリット・デメリット

 

「オンラインイベントを開催するメリット」

メリット1　全国どこからでもつながれる

オンラインイベントは、全国はもちろん、海外ともつながれます。

大規模なイベントで、人がたくさん集まる場合も、人数に合わせた会場を用意しなくて良いので、準備する側の負担を減らせます。

これまでは、子どもがいるから参加できない、介護があるから家を空けられない、といった理由で参加を諦めていた層も、オンラインイベントなら問題ありません。

 

メリット2　コストパフォーマンスが良い

同じ規模、内容のオンラインイベントとオフラインイベントを比較した場合、オンラインイベントの方が、費用を圧倒的に抑えられます。

会場費だけでなく、遠方からの参加者の交通費や宿泊費なども減らせるため、イベントにかかる経費を抑えたい企業には、オンラインイベントがおすすめです。

費用を抑えた分、イベントの中身やお土産、ゲストや司会といった部分に、お金をかけられるというメリットもあります。

 

メリット3　コメント機能で意見を言いやすい

オフラインイベントでは、人数が多くなれば多くなるほど、全員の声に耳を傾けるのが難しくなります。入社間もないような社員は特に、口を開きにくい、言いたいことを言いづらい、という場面があるでしょう。

 

その点、オンラインイベントなら、だれでも気軽にコメントを発信できます。直接の会話ではないので、役職や立場関係なく、ざっくばらんな声が集まるでしょう。

寄せられた意見をその場で上手に集計し、生かせれば、より活気あふれる社内イベントになります。

 

「オンラインイベントを開催するデメリット」

 

デメリット1　ネット環境のトラブルが考えられる

オンラインイベントは、

「配信時になんらかのトラブルが起きて、通信が切れてしまった」

「参加者側のトラブルで、イベントに入れなくなってしまった」

といった問題が、起きる可能性があります。￥

開催する場合は、オンラインイベントに慣れた業者へ依頼したり、不測の事態に対応できるように、リハーサルを重ねたりして、用意周到に準備しましょう。

 

デメリット2　デバイスによっては画面が見にくい

オンラインイベントへ、パソコンから参加した場合。

画面が大きいパソコンであれば、

「オフラインよりもイベント用のスライドや人物を、見やすい」

といったメリットが得られます。

 

しかし、スマホや、サイズの小さいタブレットなどで参加した場合、どうしても画面が小さく、見づらい印象になってしまいがちです。

事前に、どのくらいの人数がスマホから参加するのか確認の上、話している人の顔や、スライドなどを、できる限り大きく映すように配慮しましょう。

 

デメリット3　進行にはコツが必要

オンラインイベントは、直接顔が見えない分、テンポのよい進行や、上手に参加者を巻き込む展開が求められます。式典などの真面目な場なら良いのですが、表彰式や懇親会など、盛り上がりが求められる場面は、内容に注目しましょう。

 

オフラインイベントをオンラインでつないだだけ、では、イベントの楽しさ、面白さを存分に伝えられません。オンライン向けの仕掛け、台本を用意して、飽きさせないイベントにしましょう。

 

オフラインイベントのメリット・デメリット

 オンラインイベントには、それぞれメリット、デメリットがありました。

同じように、オフラインイベントにもメリット・デメリットが存在します。

一つ一つ、たしかめてみましょう。

 

「オフラインイベントを開催するメリット」

 

メリット1　直接会える・話せる

オフラインイベントのメリットは、なんといっても直接会える、話せる点です。

普段は会えない別の部署の人間などと、楽しい時間を共有できるまたとない機会ですから、貴重な時間を有効活用しましょう。

オンラインでも対話はできますが、微妙な表情を読み取ったり、個別に話したりは、難しくなります。

イベント後に2次会へ行く、といった行動ができるのも、オフラインイベントならではです。

 

メリット2　五感をフル活用して、その場の雰囲気を共有できる

オフラインさながらの、凝った演出を行うオンラインイベントが増えていますが、それでも、オンラインにはできないことがあります。それは、その場の熱気や雰囲気を感じ取ったり、食事や飲み物の味や香りを共有したり、といった部分です。

表彰式やパーティーなどのイベントは、その場の熱で、大いに盛り上がります。

たった一度の瞬間を、大切な仲間と共有したいなら、オフラインイベントを選んでみましょう。

 

メリット3　トラブルへ臨機応変に対応できる

オンラインであっても、オフラインであっても、イベント時のトラブルはつきものです。

この時、オンラインの場合は、通信に問題が合った場合、その後の進行ができなくなる場合もあります。

しかし、オフラインなら、会場側にトラブルが合った場合も、進行に不手際が合った場合も、カバーが簡単です。

 

イベント会社を間に挟んでいる場合は特に、万が一のトラブルまで考えて、運営できるので、とっさに対応できます。

絶対に失敗できないイベントの場合は、オフラインを選択の上、イベントに慣れた業者へ依頼しましょう。

 

「オフラインイベントを開催するデメリット」

 

デメリット1　準備に時間がかかる

オフラインイベントのデメリットは、準備に時間がかかることです。

大規模なイベントの場合、1年くらい前から会場を手配する必要があり、会場設営などの準備も大掛かりになるでしょう。

 

オンラインイベントであれば、参加者が増減したり、急に内容が変更になったりしても、対応が簡単です。準備期間が少ない中、焦って進めなければいけない、という状況なら、思い切ってオンラインへ切り替える、という手段もあります。

 

デメリット2　内容が行き届かないケースがある

相手の顔が見えやすいオフラインイベントですが、規模が大きい場合、舞台や演台から遠くにいる人にまで、声や内容が届かないケースがあります。オンラインであれば、全員にイベントの様子をアップで伝えられますが、オフラインで全員を1か所に集めるのは、難しいですよね。

このような事態を防ぐなら、参加した全員が満足して帰れるように、顔が見えやすい会場の設営やモニターの準備などを行いましょう。参加者の満足度をアップしたいなら、数多くのイベントを手掛けている、専門業者に依頼するのがおすすめです。

 

デメリット3　コストパフォーマンスが悪い

オフラインイベントは、会場費、人件費、企画費、制作費などが、どうしても高額になります。参加者が増えれば増えるほど、これらの費用も高くなり、会社によっては経営を圧迫する場合もあるでしょう。

 

さらに、予期せぬ理由で、イベントが中止になってしまった場合、多額なキャンセル料や、準備した品の支払いが発生するケースもあります。オフラインイベントを予定している場合は、予算を事前にしっかり立て、計画的に進めましょう。

 

まとめ

 

オンラインイベントとオフラインイベント。

それぞれに、メリット・デメリットがありました。

 

費用を抑えたい、コロナ対策をしたいからオンライン。

社員が集まる場を、ちゃんと作りたいからオフライン。

など、イベントの目的や、会社の考え方に合わせた形を選びたいですね。

 

イベントをスムーズに進めたい企業様は、これまでにオフラインはもちろん、ZoomやYouTubeなどを利用した数々のオンラインイベントを成功させてきた、弊社へご相談ください。

幅広い企画、ご提案を用意して、ご縁をお待ちしております！

 

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