コロナの影響で、企業イベントのオンライン化が進んでいます。

表彰式や総会、懇親会、入社式や内定式といった式典など、さまざまな場面で、オンラインが選ばれるようになりました。

Zoomなどのツールが浸透したこともあり、今後もオンラインイベントへ注目が集まると、予測されています。

その一方で、オフラインにはオフラインの良さがあるのも事実です。

それぞれのメリット・デメリットをチェックして、どの形式を選ぶのがベストなのか、検討してみましょう。

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オンラインイベントとオフラインイベントの違い

オンラインイベントとオフラインイベントは、参加の仕方が大きく違います。

オンラインの場合は、パソコンやスマホといったツールが必要になるため、年齢層が高い世代にとっては、参加自体がハードルになる場合もあるでしょう。

オフラインイベントは、誰でもその場所へ行けば参加できるものの、会場が遠くて足を運べないケースも考えられます。

イベントを行う際には、集まってほしい人がストレスなく参加できる形になっているか、たしかめながら計画を立てましょう。

イベントの主要になる人物との距離も、それぞれ違いがあります。

オフラインイベントは、直接集まった人の目を見て話せますが、人数が多い場合、フォローが行き届かない場合もあるでしょう。

オンラインイベントの場合は、すべての参加者に、同じ情報を届けられますが、話に耳を傾けているのか、どのくらいの熱量で参加しているのか、については、どうしても分かりにくくなります。

イベントの内容を誰へ、どのように届けたいのか。

この部分を事前に考えておくと、選ぶべき開催の形が見えてくるでしょう。

これらを踏まえて、オンラインイベント、オフラインイベント、それぞれのメリット・デメリットを、くわしくチェックしてみましょう。

「オンラインイベントを開催するメリット」

メリット1　全国どこからでもつながれる

オンラインイベントは、全国はもちろん、海外ともつながれます。

大規模なイベントで、人がたくさん集まる場合も、人数に合わせた会場を用意しなくて良いので、準備する側の負担を減らせます。

これまでは、子どもがいるから参加できない、介護があるから家を空けられない、といった理由で参加を諦めていた層も、オンラインイベントなら問題ありません。

メリット2　コストパフォーマンスが良い

同じ規模、内容のオンラインイベントとオフラインイベントを比較した場合、オンラインイベントの方が、費用を圧倒的に抑えられます。

会場費だけでなく、遠方からの参加者の交通費や宿泊費なども減らせるため、イベントにかかる経費を抑えたい企業には、オンラインイベントがおすすめです。

費用を抑えた分、イベントの中身やお土産、ゲストや司会といった部分に、お金をかけられるというメリットもあります。

メリット3　コメント機能で意見を言いやすい

オフラインイベントでは、人数が多くなれば多くなるほど、全員の声に耳を傾けるのが難しくなります。

入社間もないような社員は特に、口を開きにくい、言いたいことを言いづらい、という場面があるでしょう。

その点、オンラインイベントなら、だれでも気軽にコメントを発信できます。

直接の会話ではないので、役職や立場関係なく、ざっくばらんな声が集まるでしょう。

寄せられた意見をその場で上手に集計し、生かせれば、より活気あふれる社内イベントになります。

こちらの記事では、LIVECANVASというコミュニケーションを紹介しています。

【表彰式・懇親会】スマホのスワイプから始まるコミュニケーション！LIVECANVASの実力を解説

「オンラインイベントを開催するデメリット」

オンラインイベントのメリットの裏側にデメリット＝苦手なこともあります。まずはデメリットも理解していきましょう。

デメリット1　ネット環境のトラブルが考えられる

オンラインイベントは、

「配信時になんらかのトラブルが起きて、通信が切れてしまった」

「参加者側のトラブルで、イベントに入れなくなってしまった」

といった問題が、起きる可能性があります。

開催する場合は、オンラインイベントに慣れた業者へ依頼したり、不測の事態に対応できるように、リハーサルを重ねたりして、用意周到に準備しましょう。

デメリット2　デバイスによっては画面が見にくい

オンラインイベントへ、パソコンから参加した場合。

画面が大きいパソコンであれば、「オフラインよりもイベント用のスライドや人物を、見やすい」といったメリットが得られます。

しかし、スマホや、サイズの小さいタブレットなどで参加した場合、どうしても画面が小さく、見づらい印象になってしまいがちです。

事前に、どのくらいの人数がスマホから参加するのか確認の上、話している人の顔や、スライドなどを、できる限り大きく映すように配慮しましょう。

デメリット3　進行にはコツが必要

オンラインイベントは、直接顔が見えない分、テンポのよい進行や、上手に参加者を巻き込む展開が求められます。

式典などの真面目な場なら良いのですが、表彰式や懇親会など、盛り上がりが求められる場面は、内容に注目しましょう。

オフラインイベントをオンラインでつないだだけ、では、イベントの楽しさ、面白さを存分に伝えられません。

オンライン向けの仕掛け、台本を用意して、飽きさせないイベントにしましょう。

「オフラインイベントを開催するメリット」

メリット1　直接会える・話せる

オフラインイベントのメリットは、なんといっても直接会える、話せる点です。

普段は会えない別の部署の人間などと、楽しい時間を共有できるまたとない機会ですから、貴重な時間を有効活用しましょう。

オンラインでも対話はできますが、微妙な表情を読み取ったり、個別に話したりは、難しくなります。

イベント後に2次会へ行く、といった行動ができるのも、オフラインイベントならではです。

メリット2　五感をフル活用して、その場の雰囲気を共有できる

オフラインさながらの、凝った演出を行うオンラインイベントが増えていますが、それでも、オンラインにはできないことがあります。

それは、その場の熱気や雰囲気を感じ取ったり、食事や飲み物の味や香りを共有したり、といった部分です。

表彰式やパーティーなどのイベントは、その場の熱で、大いに盛り上がります。

たった一度の瞬間を、大切な仲間と共有したいなら、オフラインイベントを選んでみましょう。

メリット3　トラブルへ臨機応変に対応できる

オンラインであっても、オフラインであっても、イベント時のトラブルはつきものです。

この時、オンラインの場合は、通信に問題が合った場合、その後の進行ができなくなる場合もあります。

しかし、オフラインなら、会場側にトラブルが合った場合も、進行に不手際が合った場合も、カバーが簡単です。

イベント会社を間に挟んでいる場合は特に、万が一のトラブルまで考えて、運営できるので、とっさに対応できます。

絶対に失敗できないイベントの場合は、オフラインを選択の上、イベントに慣れた業者へ依頼しましょう。

「オフラインイベントを開催するデメリット」

デメリット1　準備に時間がかかる

オフラインイベントのデメリットは、準備に時間がかかることです。

大規模なイベントの場合、1年くらい前から会場を手配する必要があり、会場設営などの準備も大掛かりになるでしょう。

オンラインイベントであれば、参加者が増減したり、急に内容が変更になったりしても、対応が簡単です。

準備期間が少ない中、焦って進めなければいけない、という状況なら、思い切ってオンラインへ切り替える、という手段もあります。

デメリット2　内容が行き届かないケースがある

相手の顔が見えやすいオフラインイベントですが、規模が大きい場合、舞台や演台から遠くにいる人にまで、声や内容が届かないケースがあります。

オンラインであれば、全員にイベントの様子をアップで伝えられますが、オフラインで全員を1か所に集めるのは、難しいですよね。

このような事態を防ぐなら、参加した全員が満足して帰れるように、顔が見えやすい会場の設営やモニターの準備などを行いましょう。

参加者の満足度をアップしたいなら、数多くのイベントを手掛けている、専門業者に依頼するのがおすすめです。

デメリット3　コストパフォーマンスが悪い

オフラインイベントは、会場費、人件費、企画費、制作費などが、どうしても高額になります。

参加者が増えれば増えるほど、これらの費用も高くなり、会社によっては経営を圧迫する場合もあるでしょう。

さらに、予期せぬ理由で、イベントが中止になってしまった場合、多額なキャンセル料や、準備した品の支払いが発生するケースもあります。

オフラインイベントを予定している場合は、予算を事前にしっかり立て、計画的に進めましょう。

ハイブリッド開催という手段

最後に、ハイブリッド開催という手段のご紹介です。オフライン・オンラインの垣根を超えたハイブリッド開催が注目されています。オンラインツールの活用・他拠点間の中継・自宅などの個人端末からの参加とオフラインイベントを掛け合わせたイベントです。

最近は働き方も多様化され、色々な環境下で勤務されている人たちも多くいろいろな条件が想定されます。ハイブリッド開催を手段の一つとして持っておくと、選択肢も増えていきます。

是非一つのソリューションとして検討してみてはいかがでしょうか？

まとめ

オンラインイベントとオフラインイベント。

それぞれに、メリット・デメリットがありました。

費用を抑えたい、コロナ対策をしたいからオンライン。

社員が集まる場を、ちゃんと作りたいからオフライン。

など、イベントの目的や、会社の考え方に合わせた形を選びたいですね。

イベントをスムーズに進めたい企業様は、これまでにオフラインはもちろん、ZoomやYouTubeなどを利用した数々のオンラインイベントを成功させてきた、弊社へご相談ください。

幅広い企画、ご提案を用意して、ご縁をお待ちしております！

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