誰でも必ず成功させられる! イベント会社が伝授する『企業の周年イベント成功の秘訣』とは? ~予算と質の関係


周年イベント担当者を悩ますのは、企画内容そのものがまず挙げられますが、もう一つ大きな悩みの種が予算です。

参加者の人数、それによる規模、そして会社側の求める内容と質、これらを決められた予算内で執り行うためには限られた時間内で相当なシュミュレーションが必要になってきます。

 

一般的に周年イベントで最も経費の掛かる項目が会場使用料といわれています。

だからと言ってコストを抑えすぎると企画としての質を落とすことになってしまいますし、

参加者のアクセスが悪くなってしまうなど、立地面での不具合も生じる可能性があります。

イベント自体に一定の質を保ちつつ、参加者に対しても十分な謝意を示すためには、

予算に見合った適切な会場選定が必要となります。

ではここで平均的な周年イベントの予算配分比率を見てみましょう。

 

●一般的な周年イベントの予算項目とその割合

 

①会場費:30%
②人件費:25%
③制作費:20%
④企画費:10%
⑤機材費:10%
⑥その他:5%

御覧のように、最もウエイトを占めるのが会場費です。

社内に会場として利用できる施設インフラを有していればこの問題はクリアできますが、

外部に会場を借りるとなると、コストのみならず現地視察や当日の設営も含めてかなりの事前準備が必要となってきます。

次に周年イベントの企画形式ごとでの予算相場を比較してみましょう。

 

●周年イベントの企画内容別予算相場

一般的な周年イベントの場合、企画内容は次のような形式に大別され、それぞれの平均的な必要経費を列挙します。

①講演会形式(スピーチ、セミナー、座談会、討論会など)
➡10~100万程度
②展示会形式(ブース出展、コンベンションホール、物産展、展示会など)
➡50~150万程度
③レセプション形式(立食、ディナー、カクテル、ガーデン、ビュッフェなどの各種パーティー)
➡150~300万程度
④PRイベント形式(新商品、新サービス発表会、)
➡200~500万程度

これらは参加者の人数や規模によっても大きく変わってきますし、

地域や開催時期によってもかなり違いが出てきますので、あくまでも目安として考えてください。

 

そしてこれら予算のうち最も大きな割合を占めるのが施設使用料ですから、

質を求めつつも予算内に抑えるためには多くの会場から見積もりを取る必要があります。

そのため企画担当者は忙しさのあまり本来の仕事が手落ちになってしまったり、

時間や人手が足りないために最適な会場選定や予算配分ができなかったりという症状が発生しがちです。

記念すべき周年イベントですから、成功させるには以下方法も選択肢として考える必要があります。

 

●専門業者に委託する

これらを解決する方法が、経験豊かで取り扱い実勢も多い専門のプロデュース会社に委託するという方法です。

経験値の高い会社であればあるほど会場の選定も的確ですし、予算や規模に応じた適切なアドバイスもしてもらえます。

全面委託という方法もありますし、委託コストを少しでも抑えたいということであれば一部委託という形(企画担当者だけでは厳しい内容の部分だけ)で依頼することも可能です。

株式会社GROWSでは業界のリーディングカンパニーとして全面委託から部分委託、

コンサルからアドバイスまで行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

 

 

 

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社内イベントはコミュニケーションの場

 

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是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

 

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関連サイト:社内イベント大学

 

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

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