運営マニュアル無しで開催しますか?絶対に抑えておきたい社内イベントマニュアルの作り方


社内イベントを成功させる為に運営マニュアルが必須項目であるということは、

情報としてお伝えしてきています。

 

こちらの記事でもご紹介しています。

 

今回は、その真逆。運営マニュアルを無しで開催していた企業様のエピソードをご紹介します。

 

あるお電話を頂きました。

 

会社の電話が鳴り、あるクライアント様より問い合わせでした。

実は、来月会社の年に1回のイベントがあります。ただ急に担当者が退職になってしまいどうしてよいかわかりません。

「了解しました。すぐに伺います」

とにかく、ピンチである状況はひしひしと伝わってきましたので、まずはクライアント様の元に直行です。

お電話を頂いた約2時間後には打ち合わせがスタートしました。

 

いろいろあったのですが、一番は前任の方の情報が全く引き継がれていないことでした。

資料は様々なエクセルデータに分かれており、versionもバラバラ。

何が正しい情報なのかの紐解きが何より時間を要しました。

社内で調整中のものもあれば、確定のものもある。既に発注済み物もあれば未着手のものもある。

正直、本番日に向けて危なさ100%と言わざるを得ない状況でした。

 

過去の開催では運営マニュアルはなかったのですか?

昨年の情報などを引っ張り出そうにも、情報が見当たりません。

最終の情報が分からなく、とても苦労しました。

そうです。

過去は、運営マニュアルなどを作っておらず、何とか本番日を迎えているような状況でした。

これでは、まずいと思い、サンプルのマニュアルをご用意させて頂き、マニュアル制作の目的、価値を伝えさせていただき、

運営マニュアルの制作を急ピッチで進め、何とか本番日までに間に合わせることが出来ました。

 

何故、運営マニュアルが必要なのか?

イベントは段取り八分いわれるほど、準備が全てです。

準備さえ完璧にできていれば、失敗することはほぼありません。これは断言できます。

逆に準備が甘いと失敗のリスクは掛け算で膨れ上がります。

 

想像してみてください。

表彰式の本番日、表彰状の名前が間違っていたら・・・。

ぞっとしますよね。

 

運営マニュアルとは、当日までに準備した内容を全て網羅している書面です。

これがなくして、イベントの運営はあり得ないと言っても過言ではないかもしれません。

 

先ほどの事例に戻ってみましょう。

もし運営マニュアルを作っていたら、おそらく担当者さんは焦らずに行動が出来ていました。

 

イベントを開催するのであれば、成功したいと思うのは当然のことでしょう。

成功に導くためには何が必要ですか?

ともし、聞かれたらはっきり答えます。

「マニュアル」をしっかり作りましょうと。

 

それくらい運営マニュアルは大事です。

運営マニュアルがあれば成功するわけではありませんが、ないと始まりません。

 

イベントの当日は多くのスタッフが動きます。

大きいイベントの時は100名、200名というスタッフが動きます。

イベントの特性の部分もありますが、当日のみのイベントスタッフも多くいます。

全てのスタッフの協力なくして成功はないと考えると、一人として情報の漏れがあっては困ります。

その情報統制を行い、足並みをそろえる意味で運営マニュアルはなくてはなりません。

 

もう一つのあるあるネタでもありますが、

去年どうやったんだっけ?

という振り返りにも使えます。しっかり運営マニュアルを作りこんでおくことで、振り返りの時間も短縮することが出来ますので

効率的に時間を使うことが出来ます。

 

 

運営マニュアルに記載したい8つの事

 

社内イベントを作るにあたって、抑えておきたいことご紹介していきます。

 

1イベントの実施概要

イベントのタイトル、日時から始まり、目的などイベントを開催するにあたっての基礎情報は集約しましょう。

いろいろな制作物などあるときに正しいタイトルが必要になることは多いので、明確に記載しておくようにしましょう。

2会場情報

会場の情報も忘れてはいけません。会場へのアクセス・搬入経路・会場レイアウトなど会場に関する情報は、

整理し記載するようにしましょう。会場情報も何かと使うことが多いので整理しておくと便利です。

会場によって規約なども決まっていますので、確認しましょう。

3組織体制図

情報のルートも明確にしておきましょう。イベント当日は多くのスタッフが行き交います。情報は誰から誰に伝達していくのか

明確にすることで混乱を防ぎます。トランシーバーなどを用意する場合には誰が持つのかなども記載していきましょう。

当日の役割分担などもしっかりと明記していきます。

4当日プログラム

準備から始まり、本番時間内のプログラムまでを綿密に作成します。

会場への入り時間、スタッフの到着時間、食事などがある場合の搬入時間、設営時間、リハーサルの時間など

本番前も決めることがたくさんあります。これら一つ一つの所要時間を確認し関係者への伝達が必要になります。

また、本番内のプログラムもタイムスケジュール的な役割も担いますので、しっかりと整理し抜け漏れのないようにしましょう。

5ステージレイアウト

ステージ上のレイアウトは細かく記載しましょう。ステージ上の人の立ち位置、マイクの本数、演台・司会台の位置、

返しのモニターの有無、懇親会の余興などの場合は舞台上の動きなど。

ステージ上をきれいに見せることは参加者への満足度、期待感を高める為に欠かせません。

ステージ周りで必要なもののピックアップと合わせて配置は綿密に計画しましょう。

6スタッフ配置図・オペレーション

受付・誘導などの会場の外回りを中心に配置図を用意しましょう。そしてそれぞれのスタッフの動きのオペレーションも決めます。

受付などの場合には、配布物、受付トークなど決めなくてはならないことは決めておき事前のミーティングなどで共有しましょう。

7機材・備品リスト

当日使う機材・備品のリストです。誰が用意するかの分担も含めて用意しましょう。

当日備品が足りないなどが起こると、事故の元です。注意しましょう。

専門機材は、イベント会社に相談したほうが良いと思いますので、リストアップしてもらいましょう。

8緊急対応

当日、起こりうる可能性の緊急対応はQ&A形式で決めておくことをお勧めします。

緊急時は情報が混乱します。担当者自身の情報を整理しておく意味でも決めておくことをお勧めします。

 

 

最後に

いかがでしたでしょうか?

イベントのマニュアルを作ることは良いイベント運営を行うために欠かすことのできない要素です。

是非、制作はご検討してみてください。

GROWSでは、マニュアルの制作代行も行っております。詳細はまずご相談ください。

 

 

 

 

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

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