こんにちは。

この度、弊社のクライアント様主催のカンファレンスセミナーをサポートさせて頂きました。

今回のイベントは、お招きする企業様の中でもかなりのVIPとなる企業の中核の方を

お招きしてのイベントとなりました。

イベントとしては、ご満足を頂き開催を終えることが出来ました。

非常に密度の濃いイベントとなっております。

世の中の最先端の知見が飛び交うイベントとなりました。

（シークレットカンファレンスの為、イベント中のお写真は御座いません。）

き

 

100名規模のカンファレンスを開催したい。そんなときにどうすればいいのか？

カンファレンスを開催したい。そう思った時に何をしていけばいいのか？

そのポイントをご紹介させて頂きます。

もちろん決めていくことはたくさんあるのですが、その中でもキーとなるポイントをご紹介

致します。

今回ご紹介ささせていただいたような100名規模のカンファレンスを開催したい場合、

ポイントとなるのは、来場者管理と運営マニュアルと進行台本です。

ほぼこれに尽きます。

進行台本と運営マニュアルは、どのようなイベントでも必須のアイテムとして一般的ですが、

100名規模のカンファレンスを実施する際には、来場者管理が重要になります。

 

例えば、100名を想定していたが、30名になってしまう。

これは困りますよね。集客を一度考えないといけません。その為事務局はバタバタします。

 

例えば、来るはずの方が来れないなどの連絡がある。

事務局はバタバタしますよね。事前準備する名札や席札の変更、席次の修正など。

実は結構多くの作業が後工程として発生してきます。

 

つまり事務局が抑えるべきポイントの一つは来場者管理なのです。

来場者管理を適切に行う為には、案内状の出すタイミングからお渡しの仕方なども

工夫してみることをお勧めします。

可能なら手渡しの方がいいかもしれませんし、確認のお電話はした方がいいかもしれません。

などなど、来場者管理に力を入れていきましょう。

 

進行台本も忘れてはいけません。

こちらは、別のイベントの台本散布理になりますが、

カンファレンス成功の為には、進行台本もとても大事です。

カンファレンスの多くの場合、パネラーの方やご挨拶される方に、

著名な方や役職者の方がご登場されることが多いです。

肩書きは絶対に間違えられませんし、お名前も絶対にミスは許されません。

そういったトラブルを防ぐためにも進行台本は大事になります。

同時に、舞台上を綺麗に来場者に見せるということも大切ですので、

進行の整理も台本上でしっかり行いましょう。

 

舞台への登場の仕方、ご紹介の仕方、マイクの受け渡し、

進行スライドの表示の有無など。

細かいところなのですが、ケアすることで、良いカンファレンス運営が可能になります。

カンファレンスは、会社の質が試されるといっても言い過ぎではありません。

進行がもたつくと会自体の質が下がってしまいますので、特に舞台上は綺麗に進行させましょう。

同時に運営マニュアルも必要不可欠です。

こちらはどんなイベントでも必ず必要になりますので、割愛させて頂きます。

 

カンファレンスを開催したいご担当者様へ

価値あるカンファレンスを開催したいとお考えのご担当者様。

お困りの際にはGROWSへお問い合わせください。

今回ご紹介させて頂いたような100名規模のカンファレンスから数千名規模のカンファレンスまで、

事前の制作から当日の進行管理までカンファレンス運営のサポートをさせて頂きます。

自社だけではスタッフの人工が足りない。

準備している時間がない。

実施するノウハウがないなど。

様々な課題感をGROWSは解決致します。

お気軽にご相談ください。

GROWS

GROWSでは、「会社行事.com」という、社内イベントの企画コンテンツサイトを運営しています。

是非、こちらも併せご覧ください。

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