多くのイベントがオンライン化しています。

オンラインイベントって本来オフラインイベントより手軽にできるはずなんじゃないのか？

そう思っている方も多いと思います。

そうです！

本来そのはずなんです。

ただ、オンラインイベントの設計には基本的な仕組みが理解できていないと、なかなか実行ができません。

オンライン配信・ハイブリッド配信など今後起こり得るイベント企画の最低限の知識として今回はオンライン配信社内イベントのノウハウを公開させていただきます。

GROWSは、機材の手配だけでなく企画プロデュースを行っております。

是非、オンラインイベント・ハイブリッドイベントにご興味のある企業様はご連絡お待ちしております。

オンライン配信のノウハウを公開します。

情報の公開は、世の中を良くすると信じていますので、

出し惜しみせずノウハウは公開していこうと思います。

まず、オンラインイベントを行う上でとても大切な要素は、大枠の設計を理解するところから始まります。

まずは、こちら基本概念になりますので、理解していきましょう。

一つずつ解説していきます。

①映像入力

オンラインイベントに問わず、ハイブリッド・オフラインイベントでも同じですが、映像入力は何があるかを洗い出します。

・パワーポイントは使ってプレゼンはあるのか？

・オープニングのムービーはあるのか？

・オンラインからZoomを使ってやり取りがあるのか？

・メイン会場には中継カメラは何台設置するのか？

など、映像の入力ソースの種類を分解していきます。

イベント規模にもよりますが、1ソース当たり１PCを用意する方が安定性は増します。

例）

・PPT/映像/Zoom がある場合には、映像入力用のPCは3台必要になります。

まずオンラインイベントを設計するうえで重要な要素となりますので抑えておきましょう。

②音響入力

音響とは、マイク入力を指します。

マイクの本数・BGMがある場合にはPCから音源を再生するのか？CDプレーヤーを使うのか？ipadなどから再生するか？などを決めます。

マイクの本数やBGMの設計によってミキサーが必要になりますので、ミキサーも簡易なものでも良いので用意しましょう。

厳密言うと、会場内に流す用のスピーカーも必要になってきます。

➂オンライン配信

映像入力①と音響入力②をオンライン上に配信していきます。

その際には、映像スイッチャーを間に挟み、各入力をミックスします。内容にもよりますがこのようなイメージの配信も可能になります。

オンライン配信の醍醐味といえば、グリーンバックを使った合成や、映像を使った演出、テレビ番組のような企画などが挙げられると思います。

是非、映像スイッチャーを活用して楽しいオンラインイベントを設計しましょう。

それら映像・音響のソースをインターネット上にアップしていきます。

ここで注意いただきたいのは、インターネット回線の「上りの速度」に関してです。

アップの速度が遅いと思うように配信ができません。

速度測定ができる外部サイトもありますので、ご紹介します。

https://fast.com/ja/

ちなみに、弊社はこのくらいの数字が出ています。

オンラインイベントを実行するには、十分なスペックです。

会社の会議室からオンラインイベントを配信する場合で、回線速度に不安のある場合は外部回線を引くことも可能です。

イベント用に臨時のインターネット回線を引きたい場合には、こちらからご相談ください。

https://online.grows-net.com/

インターネット環境が不安定だと、オンラインイベントはうまくいきません。

万全に万全を！くらいの覚悟で挑んで丁度良いかと思います。

④オフライン会場

こちらは、オフライン会場/ハイブリッド開催の場合に考える必要があります。

オンラインで参加している方と、オフライン会場にいる方とでは、見るものが違います。

オフライン会場にいる方は、ステージ上を俯瞰して見れますが、オンラインの方をカメラ越しでしか見ることが出来ません。

視聴環境が違う方に対して、同じ映像を投影するのではなく、投影するものを変えることでより効果的に情報を参加者に届けることが出来ます。

特に、ハイブリッド開催を検討されている場合には、④の設計はとても大切になります。

⑤配信システム

ZOOM？Youtube？Teams？vimeo?

など配信システムはたくさんあります。

どのシステムを使うかは普段社内で使っているツールによっても違いますし、企画の内容によっても違ってきます。

何をチョイスするかは、各担当者様の判断になりますが、分からない場合には一度問い合わせたほうが良いかもしれません。

社内イベントの場合、コミュニケーションの要素を取り入れることが多いので、ZOOMやTeamsを使うことが圧倒的に多いかもしれません。

YoutubeとZOOMの併用なども可能です。

Youtubeを行う場合は、24時間の承認待ち時間があるので要注意です。

配信の所は、リハーサルなども含めてしっかり確認していきましょう。

⑥返しモニター系

社内イベントの多くの場合、社長や役員の皆様などがオフラインの会場にいることも多いと思います。

その場合、オフライン会場にいる方ように返しのモニターを用意することをおススメします。

モニターがないと、オンライン上でどのように配信されているかが分からなくなってしまいます。

是非、役員の皆様のケアも含めて忘れないようにした方が良いですね。

⑦オンライン視聴者

インターネットで配信された内容を各自宅などの場所からPCやタブレットを通じて参加頂きます。

事前にURL情報の共有やカメラのオンオフ、マイクのミュート、緊急対応の連絡先など情報は、メールなどで発信しておいた方が良いです。

⑧オフライン視聴者

今回は割愛させていただきますが、オフライン参加者へのケアも忘れないようにしましょうね！

絶対リハーサルは行ってください！

当日の朝のリハーサルは当たり前ですが、せめて3日前、4日前くらいには、各機器の接続のリハーサルは必ず行いましょう。

各①～⑧を接続するにはケーブルや各端子が必要になってきます。

それら備品の有り無しなどは事前に確認する必要があります。

Amazonで緊急で発注することもあるでしょう。日程には余裕を持っていた方が良いです。

まとめ

今回は概念にまつわる部分をご紹介させていただきました。

①～⑧の基本を押さえ、各接続方法が理解できればオンラインイベントの理解は格段に上がります。

頭の中でシステム図が描けるので、それだけでシンプルなイベントは自分で開催できるようになります。

逆にシステムが複雑化してくるとなかなか自社で対応を全てするのには限界が来ます。

GROWSでは、多くのオンラインイベントの実績もありますので、是非ご相談いただければと思います。

企業規模に合わせて設計させていただきます。

是非、ご連絡お待ちしております。

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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