キックオフイベントとは、企業内において従業員同士が認識を揃えたり、士気を高めたりする効果が期待できる企画です。とくに近年は、テレワークが推進され、従業員が集まりコミュニケーションを取る機会が減っている企業も多いでしょう。しかし、従業員同士のコミュニケーション不足は、不満の蓄積やアイディアの停滞などにつながり企業活動鈍化の可能性もあります。そのため、意識的にイベントを実施し、コミュニケーションの機会を設ける必要があるでしょう。

今回はキックオフイベントの実施目的や行うメリット、成功へのポイントを紹介します。自社のイベント開催を検討している方は「目的の把握と周知」を意識しましょう。

キックオフイベントとは

キックオフイベントとは、企業が年度初めやプロジェクトを立ち上げるタイミングで開催するミーティングやイベントを指します。キックオフイベントでは、企業のビジョンや企業戦略、プロジェクトの概要や目標を共有し、一つの目標に向かって一致団結できるよう主催者のはたらきかけが欠かせません。ここでは、キックオフの意味合いや目的を紹介します。

キックオフはスポーツ用語

もともとキックオフは、スポーツで使われる用語です。「試合開始」「仕切り直し」の意味を持っており、フットボールの試合や中継などで見聞きする機会が多いでしょう。キックオフはスポーツでの意味から転じ、ビジネスシーンでも利用されるようになりました。

キックオフイベントの目的

キックオフイベント実施の目的は、組織の理念やビジョン、企業戦略、年間目標などの共有を行う点にあります。キックオフイベントを機に社員の結束力を高めたりモチベーションアップを図ったりすると、目標達成に向けてスムーズな走り出しが叶うでしょう。またキックオフイベントで関係者が一堂に会することにより、よりよいチーム形成も行えます。

キックオフイベントを行うメリット

ここではキックオフイベントを行う3つのメリットを紹介します。企業のキックオフイベント実施はチームワークを高めることはもちろん、プロジェクトの不明点を解決したり必要事項の共有が行えたりします。

関係者とチームワークを深められる

一つ目のメリットは、関係各所やチーム内の協力体制を高められる点です。たとえば、プロジェクトの立ち上げシーンを想定してみましょう。経営層から現場責任者、一般社員が集まり目標の設定や情報共有を行うと、それぞれのポジションにおいて何をすべきかが明確になります。

各ポジションの役割が明確になると、プロジェクト全体の目指すべき目標に向けて一体感を持って進められます。また、イベント内でコミュニケーションを取る時間を確保すると、相互に親密さが生じ、よりよい意見交換ができることからプロジェクトそのもののよいスタートを切れるでしょう。

プロジェクトの不明点を解決できる

2つ目のメリットは不明点の解消ができる点です。キックオフイベントで概要の紹介や目標の設定以外に質疑応答の時間を設けると、参加者が抱くプロジェクトについての不明点を解消できます。万が一、その場で解消できなかった場合は、検討し改めて情報提供するのもよいでしょう。

一つの場で大人数に向けて不明点を共有・解消する取り組みはプロジェクトの透明性を保つメリットがあります。また、経営層を巻き込んで各人の不明点を解消することは従業員の不満蓄積を抑制する効果も期待できるでしょう。

現状の課題と必要事項の共有ができる

キックオフイベントでは、プロジェクトの内容や現状で抱える課題、また予算や各種必要事項を共有します。あわせてイベントにおいて具体的なスケジュールや役割など全体像を共有すると、チーム全体が一体感を持って業務を進められます。同じ認識を持ち、業務に取り組めると、スムーズかつ高いクオリティでプロジェクトができるでしょう。

効果的なキックオフイベント実施のポイント

ここからはキックオフイベントで効果を出す際に知っておきたい実施のポイントを5つ紹介します。キックオフイベントはただ実施するのではなく「なぜ行うのか」「どのような内容で進めるのか」を明確に定めましょう。参加者に当事者意識を持ってもらうためにも、事前に資料や開催時期を明示する必要もあるでしょう。

イベントの目的を明確にする

キックオフイベントを実施する場合はイベントの目的を明確にしましょう。目標があいまいな場合、従業員は「自分たちはなぜ集められたのか」と不満や疑問を抱きます。たとえば、プロジェクトの立ち上げにおいてはプロジェクトの概要を説明するのではなく、なぜこのプロジェクトを立ち上げたのか、から説明する必要があります。

どのような業務においても、従業員が適切に行動するためには目的の明確化が欠かせません。従業員に当事者意識を持ってもらうためにも目標を明確にし、確実に伝えましょう。配布した資料の内容を伝えるだけでは、イベント実施の目的が伝わりません。

プログラムや演出で特別感を出す

キックオフイベントは趣旨に適した企画立てや演出が必要です。イベントというものの、社内の行事のため、従業員はネガティブなイメージを抱いている、また人によっては他の業務に集中したいと考えることもあるかもしれません。従業員に主体性を持ってもらうためにも、興味を持って参加できるようなプログラムや演出を考えましょう。

具体的には、非日常感のある場所で開催する、懇親会を兼ねて飲食も行うなど特別感を出す方法があります。従業員が楽しい時間だった、有意義な時間だったと感じられるような企画を行いましょう。なお、どのようなイベントにおいても、主催者や経営層が一方的に話すのではなく、質疑応答やコミュニケーションの場を設ける、参加型のイベントがおすすめです。従業員の「参加させられている感」を減らしましょう。

わかりやすい資料を準備する

キックオフイベントではほとんどのケースにおいて資料を用意します。この資料はシンプルかつ簡潔な内容を意識しましょう。資料の内容が詳細な場合、読んでもらえなかったり、重要な場所を読み飛ばされてしまったりする可能性があります。また、資料を読み込もうとするあまり、イベントに集中できない従業員も現れるでしょう。資料は簡潔に要点だけを記載し、詳細をスピーカーが丁寧に伝える方法がおすすめです。

タイムスケジュールを事前に周知する

キックオフイベントにおいては、詳細なタイムスケジュールを事前に告知すると、従業員は見通しを持って参加できます。「開催は13時から15時まで」「午後から数時間」といった大雑把なスケジュールの場合、従業員は何をどれぐらい行うのだろうと不安を抱えます。場合によっては「キックオフイベントは1時間ほどを見込んでいたけれど、午後すべてを費やしたため、他の仕事ができなくなった」という可能性もあるでしょう。その場合、従業員のモチベーション低下や業務トラブルが発生する可能性も否めません。

キックオフイベントの開催は具体的なプログラムを時間単位で設定し、従業員に周知しましょう。時間を設定するとプログラム遅延を抑え、かつテンポよく進められます。

イベントのフィードバックを行う

キックオフイベントは定期的な開催が予想されるため、実施後は振り返りを行いましょう。たとえば、プロジェクト立ち上げの場合は、新しいプロジェクト発足のたびにキックオフイベントを実施します。

回を重ねるたび、より有意義なものになるようフィードバックと改善の実施を必ず行います。なお、フィードバックは企画者だけで行うのではなく、参加者からアンケートで意見を募り、相互に納得できるイベントを目指しましょう。

キックオフイベントに向いている企画

ここからはキックオフイベントに適している企画を5つ紹介します。キックオフイベントは企業の将来を話す機会や従業員の表彰式、新規事業やプロジェクトの立ち上げなどに効果的です。

役員が行うプレゼンテーション

キックオフイベントは、役員が企業や事業の方針を発表する場に適しています。役員がキックオフイベントの中で目指している企業の方向性を従業員に共有すると、共通の認識を持てるでしょう。トップから現場まで共通の認識を持てると、その目標に向かって各人が「自分には何ができるのか」と考えられるため、企業活動や各業務に一貫性が備わります。

なお、このイベントの場合は、役員から従業員への一方通行の発表にならないよう注意が必要です。

プロジェクトの事例発表

キックオフイベントはプロジェクトの事例発表の場としても活用できます。プロジェクトの立ち上げだけでなく、成功事例や失敗事例の発表にも効果的でしょう。成功事例は再現性を高めるために有効で、失敗事例は再発防止に効果を発揮します。

ただし、このとき失敗したプロジェクトを責めるのではなく、何が原因かといった極めてロジカルな視点での意見交換が必要です。くれぐれも参加者を責めるような姿勢は避けましょう。

従業員の表彰式

キックオフイベントは従業員の表彰式にも効果的です。日ごろの業務で具体的な成果を上げている従業員はもちろん、見えないところで努力している従業員を表彰すると、企業内の士気が高まったり、各人のモチベーション向上が期待できたりします。また、表彰されなかった従業員に対しても「次は自分が表彰されるよう頑張ろう」とよい刺激を与えられるでしょう。表彰は個人だけでなく、チームや組織単位の表彰もおすすめです。表彰は賞状の授与だけでなくプレゼントを添えるのもよいでしょう。

専門家や著名人による講演会

キックオフイベントは著名人や専門講師を招き講演会を行う場にも適しています。有識者からの学びは、社内に不足しているノウハウの補完、アイディア創出につながります。これまで学んだことのないテーマに触れることで、業務に対するモチベーションアップにもつながる可能性があるでしょう。経営層にはわからない現場特有の悩みを講演会や研修会を通じて解消できると、従業員は自信を持って業務に取り組めます。このイベントは従業員研修の一環として取り入れるのがよいでしょう。

従業員の交流イベント

キックオフイベントは従業員同士の交流イベントとしても有効です。従業員や役員との距離を縮めるために行いましょう。具体的には、クイズ大会やビンゴ大会、バーベキューなど仕事に関係のない内容がおすすめです。これまで交流のなかった従業員同士がコミュニケーションを取れた結果、新たなアイディアの創出や業務改善などにもつながるでしょう。

失敗するキックオフイベントの例

ここからは失敗するキックイベントの例を3つ紹介します。キックオフイベントは企業に一体感をもたらすメリットを持つものの、不適切な企画内容や進め方の場合は、企業間に軋轢を作ったり、従業員の不満につながったりする可能性があるでしょう。目的を明らかにし、参加者視点での企画立てが求められます。

一方的に伝えるイベント内容

キックオフイベントにおいて、一方通行の発表はおすすめできません。経営層から従業員、プロジェクトリーダーから一般社員などの一方的な発言では軋轢を生むだけで、一体感は生まれません。ただ説明会として概要を伝えるだけでなく、思いが伝わるイベントを意識し企画や資料の作成を行いましょう。具体的には、質疑応答の時間を十分に設け、参加者同士が立場に関係なくビジョンを共有しあう場を設けるといった方法が挙げられます。

一方的に上から下へと話す場合、一般従業員の主体性が養われない危険性もあるでしょう。主体性のない従業員が増えると、企業の成長を鈍化させる結果につながります。よりよい機会とするためにも、参加者全員が自分で考えて動けるような参加型の企画を検討しましょう。

表彰に時間をかけすぎる

キックオフイベントを表彰で活用する場合、表彰時間に注意が必要です。表彰に時間をかけすぎると、表彰されていない側のモチベーション低下につながります。また、審査基準の明確さも必要です。審査基準があいまいなものの場合「ひいき目が含まれているのではないか」と、一部の従業員から不満が生まれる可能性があります。表彰の場合は、表彰する基準を事前に明記し、かつ表彰時間を適切に保ちましょう。

感謝を伝えることを疎かにしている

キックオフイベントの実施が形式張ったものにとどまっている場合、従業員は堅苦しさを感じたり開催の意図が汲み取れなかったりして、不満を持つ可能性があります。キックオフイベントを温かさが感じられるイベントにするためには、感謝の意を伝える心掛けが欠かせません。情報を共有するだけでなく、従業員目線での言葉の選び方や企画の立て方が重要です。

たとえば、ビジョンの説明会の場合、ただ情報提供するだけでなく、そのビジョンを実現するためには、従業員一人ひとりの力が大切である点を伝えましょう。あわせて日ごろの感謝を伝えることも大切です。経営層やリーダーから感謝の意を伝えられると、従業員は自身の存在意義を見い出せ、より取り組みに向けて協力しようと考えます。

組織においては経営層が従業員に対して感謝の意を伝える機会は少ないため、イベントを機に感謝の気持ちを伝える必要もあるでしょう。イベントを活用して、参加者が感謝の気持ちを伝えあえると、ポジティブな雰囲気が蔓延し業務のモチベーションアップや企業全体の士気向上に役立つでしょう。

まとめ

キックオフイベントは、企業のビジョンや理念の共有、新しいプロジェクトの立ち上げ、従業員の表彰などさまざまな用途で開催できます。しかし、なぜイベントを行うのか、どのようなスケジュールで進めるのかを従業員に伝えなければ失敗に終わるでしょう。

イベントを開催し、従業員に参加してよかったと思ってもらうには、従業員目線での企画立ち上げがおすすめです。なお、キックオフイベントの立ち上げに悩んだ場合は、専門家の力を借りる方法もあります。イベント開催実績が豊富な企業に相談し、成功を目指しましょう。

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