オンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッド型の社内イベントが主流になってきています。

特に、社内表彰式のような重要なイベントをハイブリッド形式で開催することは、企業文化の強化と社員のモチベーション向上に大きな影響を与えることができます。オンラインイベントの時代を超え、社内イベントはハイブリッドという形に進化しました。そのハイブリッドという名称すらスタンダードになる程定着をしてきています。

今まで物理的な距離やスケジュールの関係で参加できなかった方もハイブリッド型でしたら参加が可能になりました。しかし、その導入にはメリットとデメリットが存在し、適切な金額予算の設定も考えないと実現性は低くなってしまいます。この記事では、ハイブリッド社内表彰式の効果的な運用に向けた新しい気づきと提案をご紹介します。是非参考にしてください！

 

GROWSは、年間80件以上の社内イベント実績

最初に、弊社の紹介を少しだけさててください！私たちは社内イベントをきっかけに社内コミュニケーションの活性化・組織文化づくりをサポートさせて頂くイベント会社です。大手企業様からベンチャー系企業様まで多くのクライアント様のサポートをさせていただいております。

全社総会/社内表彰式/キックオフイベント/コンテスト/運動会/懇親会/謝恩会/などあらゆる規模感の実績がございます。是非イベントの際にはお声掛けください！

 

ハイブリッドイベントのメリット

1. 物理的距離を超えるハイブリッド

ハイブリッドイベントは、遠隔地にいる従業員も参加できるため、参加する全員が一体となる体験ができ会社全体の一体感を作ることがで切るようになりました。ZOOMやTeamsなどのオンラインツールを使い、他拠点との連携・海外との接続も容易になり一気に開催のハードルが下がりました。自宅からでもイベントに参加できるようになったことは、時短勤務や在宅勤務の方からすると大きな収穫ともいえるかもしれません。

 

2. コスト効率
物理的な会場への移動が不要になるため、交通費や宿泊費などの削減が可能です。また、小規模な現場会場で済むため、会場費用の削減にもつながります。他拠点間の連携などもZOOMを使えば簡単に接続が可能になっています。世界中との接続がこんなに簡単になった時代はすごいですね！

関東圏で事業展開をしている企業様でしたら、あまり効果は感じづらいかもしれませんが、全国展開をしている企業様などの場合、移動交通費・宿泊費はイベントの実運営とは別にかかってくる大きなこと巣になり得ます。昨今インバウンドの影響もあり、宿泊単価は高騰しているためよりハイブリッド型のイベントの価値は上がってくる可能性もあります。

 

3. 企画演出のダイナミックさ

ハイブリッドイベントを企画する上で大切なことは、オフライン参加者の満足度とオンライン参加者の万毒を両輪で企画するところです。オフラインの方にはライブ感のある演出で届けることができますが、オンラインの方にも同じ熱量を届けようと思うと企画が必要です。例えば、テレビ番組のようなカメラワークを設計したり、オンライン上で参加できるようなツールを導入したりと企画を検討する必要が出てきます。

 

ハイブリッドイベントのデメリット

ハイブリッド型イベントも良いところだけではなくデメリットはあります。デメリットも含めて理解していきましょう。

 

1. 技術的な障壁

オンライン参加者には安定したインターネット接続や適切なデバイスが必要です。また、技術的な問題が発生する可能性があり、その対応には事前の準備とリソースが必要です。

オフライン開催と比較すると準備することや決めることが多くなります。特に他拠点を繋ぐ形の場合は、確認事項や準備事項が多くなるため、技術的ハードルが上がります。

 

2. 参加者のエンゲージメントの課題

物理的に離れた場所からの参加者は、オフライン会場の雰囲気を完全には感じられないことがあります。オンライン参加者のエンゲージメントを高める工夫が求められます。オンライン参加の皆様に満足いただく為には、配信に特化した企画を考え実装する必要があります。カメラワークやスライドの見せ方やテロップの入れ方などの工夫が必要となります。

 

ハイブリッド開催の予算の考え方

ハイブリッドイベントの成功させるためには、適切な予算設定が必要です。オンラインとオフラインの要素が融合するハイブリッドイベントでは、予算の考え方が複雑になる為、計画段階から企画することが重要です。

 

ハイブリッドイベント全体予算の設定方法

ハイブリッドイベントの予算を設定する際、まず重要なのは全体予算を明確にすることです。予算はイベントの規模、参加者数、イベントの目的、使用する技術のレベルに基づいて決定されます。

たとえば、大規模な企業イベントでは、数百万から数千万円規模の予算が必要になることが一般的です。一方で、社内向けの小規模なイベントであれば、数十万から数百万円の範囲内で収まることも多いです。

予算を設定する際は、イベントの目標を明確にし、それに基づいて優先事項を決定することが重要です。たとえば、参加者のエンゲージメントを高めることが主要な目標であれば、コンテンツ制作やインタラクティブなツールに予算を集中させるべきです。

また、オンライン参加者の体験を重視する場合は、配信システムや高品質なインターネット接続に重点を置いた予算配分が必要になります。

 

オンラインとオフラインのコストバランスの取り方

ハイブリッドイベントでは、オンラインとオフラインの両方の要素に対して予算を適切に配分する必要もあります。オンラインに予算をかけすぎると、オフライン会場が簡素になってしまい満足度が下がってしまいます。逆にオフラインに過度に予算を割くと、オンライン参加者に対するサポートが不足する可能性があります。

バランスの取れた予算配分を実現するためには、各要素が必要とするリソースを事前に分析し、その結果に基づいて予算を割り当てます。

たとえば、オンライン参加者が多数を占める場合、配信技術やインタラクティブツールに多くの予算を割く必要があります。一方で、オフライン参加者が多い場合は、会場費やケータリング、現地での装飾や設備に十分な予算を割り当てることが重要です。予算の考え方などはプロフェッショナルに相談することをお勧めします。

 

バックアップ策は大切

どんなに計画を練っても、ハイブリッドイベント当日に予期せぬ費用が発生することは珍しくありません。技術的なトラブルや追加の機材が必要になる場合など、予算外の出費が生じる可能性があります。このため、予算設定の際には必ず「予備費」を確保しておくことも重要です。

事故トラブルは基本的にはないことが前提ですが、万が一も含めてバックアップ策を検討しておきましょう。特にハイブリッド場合は通信環境に依存する部分が大きいため、通信に関する部分はリスクヘッジも含めて回線数を増やすなどの対策を取っておくことをお勧めします。

 

 

ハイブリッドイベントの予算

ハイブリッドイベントの予算を効果的に管理するためには、各コスト項目を明確に把握し、必要な予算を正確に割り当てることが不可欠です。ハイブリッドイベントにおける主項目と、その最適化方法について解説します。

会場費

オフライン部分の会場費用は、イベントの成功に直結する重要な要素です。会場選びは慎重に行い、会場費だけでなく、設備の使用料やレイアウト変更費用、設営・撤去費用なども考慮に入れた予算設定が必要です。特にハイブリッド開催の場合はインターネット回線の手配が必要です。開催規模によってはインターネット回線を複数本用意しバックアップを検討しましょう。

 

機材費やテクニカル技術費

ハイブリッドイベントの技術費用は、オンライン参加者の体験を左右する重要な要素です。オンライン配信には、カメラ、マイク、照明などの機材費用に加え、配信プラットフォームの利用料やインターネット接続費用が含まれます。

特に、視聴者が多い場合は、安定したインターネット接続が不可欠であり、これには念入りな設計を行いましょう。テクニカルスタッフの配置は必須になりますので、機材やテクニカルの人件費も予算には考えておきましょう。ライブ配信中に発生するトラブルを迅速に解決するために、経験豊富な技術者を配置することが、イベントのスムーズな進行を保証します。

 

コンテンツ制作費用の最適化

ハイブリッドイベントの成功には、質の高いコンテンツ制作が不可欠です。事前に録画されたビデオコンテンツ、プレゼンテーション資料、グラフィックやアニメーションなど、さまざまなコンテンツを制作するための費用も予算に組み込む必要があります。

特に、オンライン参加者向けの特別なコンテンツを用意したり、仕掛けを用意することは、参加者のエンゲージメントを高めるために非常に効果的です。インタラクティブなセッション、ライブ投票、Q&Aセッションなど、オンライン参加者を引きつけるコンテンツ制作に予算を割り当てることが、ハイブリッドイベントの成功を左右します。

 

スタッフ費用とその管理方法

イベントの運営には、多くのスタッフが必要です。技術スタッフだけでなく、イベント全体をサポートする運営スタッフも重要な役割を果たします。ハイブリッドイベントでは、オンラインとオフラインの両方の参加者に対応するため、通常よりも多くのスタッフが必要となることが多いです。

スタッフ費用は、スタッフの数や役割に応じて変動しますが、予算内で確実にカバーできるようにすることが重要です。

 

 

まとめ

ハイブリッド形式での社内表彰式は、適切に運用することで、従業員のエンゲージメント向上と企業文化の強化に大きく貢献します。メリットとデメリットを理解し、適切な金額予算を設定することで、成功に導くことができるでしょう。新しい時代のイベント運営の形を、ぜひ試してみてください。

 

GROWSでは、ハイブリッドイベントを多数サポートしています。ハイブリッドをご検討の際は是非ご相談ください！

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