全社員参加の企業にとっての一大イベントを開催するのは、とても大きなパワーが必要に

なります。

これが1000人規模でも500人規模でも100人規模でもスケールは違いますが、

必要なスキルはあまり変わりません。

多くの人と関わり、多くの人を巻き込む。

全社員参加のイベントを成功させるポイントをご紹介させて頂きます。

うまく、行ってないなぁという方は、一度現状を再確認してみると良いかもしれません。

 

そのイベントの目的は明確ですか？

かっこ言うとイベントの目的や狙いとか言う言葉になります。

これらを明確に設定することが何より大事です。これから作っていくイベントの方向性を

決めていくのは、目的設定です。

これをどのように設定していくかがイベント成功のカギになります。

多くのスタッフや関係者に説明する際にも目的を明確に文字でテキストで伝える場面も

多くあります。

是非、1つ、もしくは2つの言葉に集約し、目的を明確にしていきましょう。

しかし、実は最も大事なことは、その目的設定に自分が納得しているのかということです。

このイベントを通じて何を成し遂げたいのかという思いが、自分の中に腹落ちしている

事が実はとても大事です。

なんとなく、疑問を感じながらプロジェクトリーダーを務めていては、

行き詰った時に踏ん張るパワーが生まれません。

自分が信じられるイベントの価値をしっかりと考えることが社内のイベントを成功させる

最大のポイントになります。

 

既存のイベントでも来年を踏襲するのかしないのか。

新規のイベントなら賛成もあれば、必ず反対もあります。

反対意見に対して自分の意思をきちんと伝える為には自分の信念が何より大事になります。

是非、まずは自分の信念をしっかり決めることから始めていきましょう。

 

タスク設定と進行管理スキル

さぁいよいいよ。イベントのプロジェクトが動き出しました。

まずやることはタスクの洗い出しと進行管理表を作るところから始めましょう。

何をやる必要があるのか？

何を決める必要があるのか？

誰に承認を取る必要があるのか？

など、必要な発生するタスクをどんどん箇条書きにしていきましょう。

このタスクの洗い出しが粗いと後で困ることになります。

1日で全部出し切るのは、結構難しいので何日間かかけて見直しながら洗い出しをしていくこと

をお勧めします。

タスクをどのくらいの粒感で洗い出すのかということもあります。

細かすぎると逆にタスクに埋もれてしまうというようなこともありますので、

項目	内容	備考	期日
会場	会場の確定の承認を社長に取る	秘書経由	●月●日

まずは、これくらいの粒感で作っていってみましょう。

いきなり期日を入れていくと、洗い出しの速度が遅れていきますので、

全部洗い出しを行った後に、期日を落とし込んでいくことをお勧めします。

タスクは、企画が進んでいく中で増えていったり、減っていったりもしますので、

常に更新しながら設定していきましょう。

新古管理もこのタスク表に基づいて動きます。

 

タスク管理が出来ている状態であれば、関わるプロジェクトのメンバーも安心して

タスクを遂行できますし、各担当の進捗状況も把握できます。

社内イベントを成功させるための必須スキルとも言えます。

 

運営マニュアルの作成スキル

イベントの企画もある程度方向性が決まってきて、実際に当日を作り込んでいく

際には、運営マニュアルを作成していきましょう。

子の運営マニュアルの作り込み具合でイベントの成功が決まるといってもあながち間違って

いません。

イベントにおける運営マニュアルとは、当日の時間軸に基づいたスタッフ・登壇者・

来場者の業務マニュアルとも言えます。

誰がどの時間に何をどのように行うのかを一つの情報に集約します。

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逆に失敗するイベントの特徴は、情報を担当者しか持っていなく、

それらの共有手段が口頭のみであるときです。

どうしても担当者は本番当日は、忙しいです。

いろんな人にいろんなことを聞かれ、一つ一つに回答を出していくのには、あまりにも

時間がありません。

イベント運営マニュアルが出来ていれば、事前の情報の共有も容易になりますし、

当日もまずはマニュアルを見てくださいで終了します。

イベントが大規模になればなるほど、重宝するのがイベント運営マニュアルとも言えます。

 

ただイベントの運営マニュアルを作ろうっとすると結構時間と労力がかかるのも事実です。

なかなか不慣れな方がやってしまうと抜け漏れに気づかないなどということもありますので、

イベントの規模感に合わせて、アウトソースも検討してみるのもありかと思います。

GROWSでは、イベント運営マニュアルの制作のみも対応させて頂いております。

お問い合わせはこちらから

 

社内で制作を進める場合には、社内にリリースする際に、一度誰かにチェックしてもらって

空の方が安全かもしれませんね。

 

何はなくとも巻き込みスキル

最後にご紹介するスキルは、社内の巻き込み力スキルです。

多くのイベントをサポートさせて頂いて分かることは、

ご担当者様が社内で巻き込み力がある立ち位置なのか、ではないのかで大きく労力が変わる

というのが良く分かります。

これは役職の上下ではなく、関係性が関係各所とできているかという所に尽きます。

普段からのコミュニケーションがしっかり取れている場合とても業務量が軽減されます。

また、社内の根回しも行いやすく、社内稟議が進めやすいなどのメリットもできてきます。

もし、少し自信がないなぁという方がいらっしゃった場合は、

とりあえず、ランチで話してみるとか、ちょっとしたコミュニケーションから始めてみる

野が良いかと思います。

社内イベントは、全社員を巻き込む一大イベントです。

全社員を巻き込むくらいのパワーが必要になるときもあります。

社長にプレゼンする時もあると思います。その時に現場の力、仲間の意見が一つになって

いれば、社長も頷くでしょう。

つまり、日々日々のコミュニケーションが一番大事になるということですね。

 

最後に

いかがでしたでしょうか？

社内イベントを運営する為の必須スキルについてご紹介させて位頂きました。

実際には細かいスキルはもっと必要になると思いますが、大きなポイントとなる部分を

ご紹介させて頂いております。

 

自社だけだと運営が不安だな。

自社にイベントを運営する人的パワーが足りないな

などの課題感のある企業様は是非、GROWSにお問い合わせください。

企画部分・運営部分・設計部分などパーツのお手伝いも可能となっております。

是非、ご相談ください。

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