コロナの影響で大きく世の中が変化しました。

おそらくこれからの世の中のスタンダードも大きく変わっていくことが想定されます。

また、コロナだけでなく社会インフラとして５Gの登場やインターネット環境の充実・価格の低下などの外部要因を考えると

大きく世の中の流れが変わっていく節目になると思います。

今までの当たり前が当たり前ではなくなる。

今までやっていたことを見直す。良いきっかけになると考えている企業もあります。

私たちもそのような企業様に多く出会ってきました。

今まで行っていた社内イベントをオンライン化させよう。

オンラインはどのように開催すればよいのか？

いつもとは違う疑問にぶつかります。

その時にパートナー会社を選定する「コンペ」を開催する企業も多いのではないでしょうか？

コンペまで行かずともパートナー会社を選ぶ中でその基準であったり、求めているものが明確になっていないと選定を間違えてしまいます。

選定を間違えてしまうと、その企画そのものが思うようにならないなどということも考えられます。

今回は、そのようなミスマッチが起こらないように、私共の考えるコンペ・イベント会社選定のポイントをご紹介します。

フリートークはご法度！概要書を作成しよう

おそらく多くのパターンとしては、インターネットでイベント会社を検索。

何社か電話もしくは問い合わせをしてみる。

という方がいるかもしれません。

これは絶対に危険です。

企業によっては、数名の部署でイベント会社を検索しテイクなどのケースもあるかもしれません。

担当者の基準や考え方がバラバラな状態では、選定もばらついてしまいます。

見積もり依頼などをする際にもイベント会社から出てくる見積もりの内容もバラバラになり選定が困難になっていきます。

まずは、しっかりとマイルストーンとなる概要書をまとめていくことが一番大切です。

概要書といっても、すごい資料である必要ではなくWordなどで製作したペーパーでも問題はありません。

概要書の中に最低限抑えておいた方が良い内容をいくつかピックアップします。

企画の目的・概要

まずは企画全体の目的や達成したい事、趣旨などを共通のメッセージとしてまとめましょう。

各イベント会社は、この目的に沿って企画提案をします。

特に部署内で役割分担をする際などには1番大切になります。

なるべく具体的に作成することをおススメします。

イベントスペック

イベントスペックの概要をまとめていきましょう

例としては、

・参加人数→社員○名、外部企業様○名　など

・開催時間→本番の開始時間/終了時間/

・開催パターン→オンライン/オフライン/ハイブリッドなど

・会場→外部会場/社内会議室 など

・予算→過去の実績やイメージだけでもあると良いかと思います。

最近は、オンライン型のイベントが増えています。オンライン型のイベントの際には、インターネット環境や使用する予定のツールなど

オフライン実施の際にはあまり考えない要素が追加になってきます。

オンライン型/ハイブリッド型をご検討の際は、不明な点なども多くあると思いますので、

概要をまとめる際に不明点なども洗い出しておくと良いかと思います。

進行表

本番当日の進行表のイメージだけでも作成すると、より会話が具体的になります。

細かい時間配分などは、後からでも良いので先に進行の流れを作ることをおススメします。

例年、社長は冒頭にあいさつする。

締めの挨拶は●●部長。

など通例で決まっているものなどは早めに落とし込んでいくと当日の進行が作成しやすくなります。

例年の流れを断ち切って、新しい企画に進化させたい場合などは過去の進行表なども整理しておくとより良くなります。

オンラインでの打ち合わせも増えてきています。

オンラインの打ち合わせはとても便利で今後も定着していきます。

より効率的な打ち合わせ、コンペにするためにまずは上記のような概要書をまとめることからスタートしましょう。

コンペ参加企業を選ぼう

概要書が作成出来たら、次にコンペに参加頂くイベント会社を検索していきます。

コンペに参加してもらうイベント会社の選定もとても大事な要素です。

何故なら、他のサービスと一緒でGoogleの検索上にはたくさんのイベント会社が掲載されています。

その中からどのようにコンペに参加してもらうイベント会社を選ぶのか？

そのポイントをご紹介します。

比較サイトを使う

比較サイトを使ってみるのも一つの手段です。

例えば、「アイミツ」というサイトがあります。

https://imitsu.jp/service/128231/

私共も掲載させて頂いています。

概要を入力するとよさそうな企業をピックアップしてもらえます。

全く見当もつかない方にはお勧めのサービスといえます。

掲載されている企業を閲覧するだけでも良いかもしれません。

情報発信がマメな会社を探す

検索サイトで探す場合には情報発信がマメな会社を選びましょう。

情報発信がマメな会社は、感度の高い会社です。

オープンイノベーションの時代に情報発信を怠っている企業はおそらく企画やナレッジもアップデートされていないことが多くあります。

サイトの情報がきちんと更新され、定期的なメンテナンスがされている企業を選びましょう。

広告掲載されている会社も多くありますが、広告でクリックはあまりお勧めしません。

Googleをはじめとする検索サイトの精度はものすごく上がっています。

ユーザーにとってより価値のあるサイトがSEOで上がってくるよう設計されています。

広告を飛ばして上位ヒットしている企業を中心に探していくことをおススメします。

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

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