2024.12.03
盛り上がる社内イベント企画100！社員が本当に楽しめる企画を一挙公開！
外注を検討？社内イベントをプロに任せるという選択肢に関して解説
「社内イベント、どこまで自分たちでやるべきなんだろうか？」
そんな悩みを抱えたことはありませんか？
社員の親睦を深めたり、モチベーションを高めたりする社内イベントは重要な役割を担っていることは事実です。しかし、企画や運営に意外と時間や手間がかかり、業務に影響が出ることもしばしばあります。
そこで、最近注目されているのが社内イベントの外注という選択肢です。
この記事では、「外注するとどんなメリットがあるのか？」「プロに任せると何が変わるのか？」という疑問を解決しながら具体的な事例も交えてお伝えしていきたいと思います。
社内イベントを外注すべきタイミングとは？
1. 「何から手をつけていいか分からない！」と感じたとき
新人担当者がイベントを任され、「とりあえず何かアイデアを出して」と言われても、何を優先するべきか、どんな準備が必要なのかが分からず手が止まってしまう！
そんな経験はありませんか？特に初めての大規模イベントや、多くの部署を巻き込むような企画では、全体像を掴むだけでも一苦労となります。抱える業務量も多くなり担当者一人では路頭に迷くことすらあります。
例えば、社内懇親会を企画するとします。一見シンプルなようで、実際は次のような小さなタスクが山積みになります。
- 会場の選定と予約
- ケータリングや飲食メニューの手配
- 参加者リストの作成と管理
- 当日の進行スケジュール作成
これらをゼロから考えるのは大変ですが、外注することが出来れば、プロがヒアリングを通じて何をすべきか、どの順番で進めるべきかを明確にサポートしてくれます。
さらに、過去の成功例を参考にした提案があるため、「何となく手探りで進める」状況から一気に解放することができます！
2. 社内リソース不足で悩むとき
「社員全員で協力して作り上げるイベントもいいけれど、現実的には無理がある……」そんな課題感感じたことありませんか？
特に日常業務が忙しい時期にイベント準備が重なると、どうしても作業が後回しになりがちです。その結果、準備が間に合わない、進行がグダグダになってしまうという事態に陥りやすくなります。
例えば、100名規模の社内運動会を企画する場合、以下の準備が必要です
- 会場の手配（天候による変更を考慮したプランBも含む）
- 備品の購入・レンタル（テント、椅子、音響機材など）
- 当日の進行管理とスタッフ配置
- プログラム内容の詳細決定（ゲーム、競技、景品選定）
これらをすべて社内スタッフだけで対応すると、通常業務との兼ね合いで疲弊することは容易に想像できます。外注を検討することで、これらの準備を一括で任せられ、社員は自分の仕事に集中できるうえ、イベント当日も楽しむ側に回ることが可能です！
3. 新しいアイデアが欲しいとき
「また去年と同じ内容のイベントになってしまう……」
たとえば毎年恒例の忘年会や歓迎会など、同じフォーマットで続けていると、社員の反応も次第に薄くなり、「あ、またこれか」という雰囲気になってしまいます。そんなときこそ、プロの視点やアイデアが役立ちます。
例えば、イベント会社はトレンドや最新技術を取り入れた企画を得意としていることが多くあります。。具体例を挙げると・・
- AR（拡張現実）を活用した参加型コンテンツ
スマートフォンを使って社内のスペシャルメッセージが浮かび上がるなど、社員が「すごい！」と驚く演出！ - ハイブリッド形式イベント
リアル会場とオンライン参加を組み合わせることで、海外拠点の社員も一体感を持てるイベントに！
また、「オリジナルの社内クイズ大会」や「社員を巻き込んだイベント」など、自社だけでは発想が難しい企画を提案してくれるため、新鮮さと盛り上がりを両立できます。
外注のメリットって何でしょう？
「プロに頼むのは良いけど、本当にコストに見合うの？」
そう疑問に思う方も多いのではないでしょうか。外注には当然コストがかかりますが、それ以上の価値を生む可能性は十分にあります。私たちGROWSは多くの企業の社内イベントに携わってきました。その知見も踏まえて以下では、外注することで得られる具体的なメリットを考えていきます！
1. 時間の節約ができる
「イベント準備に追われて他の業務が手につかない」そんな状況に陥ったことはありませんか？
外注の最大のメリットの一つは、時間を生み出すことです。たとえば、大規模なキックオフイベントを企画する場合、以下のようなタスクが発生します
- 参加者リストの作成と管理
- 会場の選定と下見
- 音響や照明の手配
- 進行スケジュールの作成
- 景品の選定と購入
これらを全て自社で行うと、担当者一人では到底手が回らず、複数の部署を巻き込むことになります。外注することで、こうした細かな準備作業をプロが一括して対応してくれるため、社内のスタッフは本来の業務に集中することができます。特に忙しい月末や四半期末などにイベントが重なる場合、外注は非常に効果的です。
2. トラブルへの対応力が違う
イベント当日は何が起こるか分かりません。たとえば、次のようなトラブルを想像してみてください！
- 屋外イベントが突然の雨で中止に！
- 機材のトラブルで音響が使えない！
- 予定よりも参加者が増えてしまい、席が足りない！
こんな事態に直面したら、誰でも焦ってしまいますよね。しかし、プロのイベント業者はこれらのトラブルに対応するためのプランBや代替案を事前に準備していることがほとんどです。
たとえば、屋外イベントの場合は屋内への移動案や簡易テントの手配、音響トラブル時には予備機材の持参など、柔軟で迅速な対応が可能です。これまでに数多くのイベントを経験してきたプロだからこそ、的確な判断ができます。
3. プロ目線の演出でクオリティが向上
「どうせなら、参加者全員に驚きと感動を与えたい」と思いませんか？
プロに依頼すると、イベントの演出が格段にレベルアップさせることが出来ます。以下のような演出例がその代表的な演出です。
- 音響と照明と映像の演出
スポットライトやBGMのタイミング一つで、イベントの印象は大きく変わります。たとえば、表彰式ではドラマチックな演出で受賞者を輝かせたり、キックオフミーティングでは盛り上がる効果音で士気を高めたりすることが可能です。また映像コンテンツの組み合わせでイベント全体のクオリティを高めることが可能です。
- ステージデザインや装飾
普通のステージではなく、テーマに沿ったデザインやブランドカラーを活かした装飾が加わると、イベント自体が一つの作品のように感じられます。これにより、参加者は「会社がここまでやってくれた」と感動を覚え、モチベーション向上にもつながるはずです！またキーメッセージ視覚的に伝わりやすくなり、感動を伝えることも可能です。
- 参加者の体験価値を高めるアイデア
例えば、受付時に名札代わりの「オリジナルバッジ」を渡す演出や、プロジェクションマッピングを使った特別なオープニング。こうした仕掛けにより、参加者はイベントを単なる「義務」ではなく「特別な体験」として記憶に残します。
4. チームの一体感を生む効果
「外注すると内製感が薄れるのではないですか？」
という心配の声も聞かれますが、むしろ逆になるはずです。
プロが企画するイベントには、社内チームの結束力や参加者同士の交流を深める仕掛けが、裏ゴール的に施されていることが多くあります。たとえば、参加型ワークショップやインタラクティブなゲームの中に仕掛けが取り入れられることで、社員同士の新しい関係性が生まれるきっかけになることもあります。
外注は単なる「お金で時間を買う」行為ではなく、イベント全体のクオリティを大幅に向上させ、結果的に企業全体の士気や満足度を高める投資といえます。一度外注を経験すると、その違いを実感できるはずです。
外注する際の不安を解消するポイント
「外注してみたいけど、本当に成功するのか」「費用対効果はあるのだろうか」と不安に感じるのは当然のことです。初めて外注を検討する際は、これまでの社内での運営スタイルを変えることに少なからず抵抗があるでしょう。
しかし、適切なプロセスを踏めば、こうした不安を解消することができます。ここでは、代表的な不安とその解決策を具体的にお伝えします。
1. 外注はコストが高い？
多くの人が外注に対して最初に抱く不安が、「コストが高いのではないか？」ということです。初めて外注の見積もりを取った際、その金額に驚く方も多いかもしれません。しかしその見積もりの内容を正しく捉えることがとても大事です。
まず、自社で全てを手掛ける場合の見えにくいコストに目を向けてみましょう。
イベント準備には多くの時間が必要です。例えば、会場探しや装飾準備に社員が何十時間も費やしたとします。その時間に対する人件費や、結果として他の業務に割けなかった影響などを考えると、
実は「安い」と思っていた内製が高くつく場合もあります。また、慣れない業務でミスが起き、その修正に追われた経験がある方もいるのではないでしょうか。これを回避するためにも、専門家に任せることで安心と効率を手に入れる価値は大きいのです。
ただ、外注を検討する中で、費用を抑えたい場合には、複数の業者から見積もりを取り、内容を比較することが効果的です。特に、自社の目的に合ったプランを提案してくれる業者を選ぶことで、無駄を省きながらクオリティを確保することができます。
2. 自社に合ったイベントになるのか不安
外注を検討する際、「私たちの会社の雰囲気に合わないイベントを提案されるのでは？」と感じる方も多いようです。
この不安を解消するには、外注先とのコミュニケーションが非常に重要です。
まず、外注先に依頼する前に、自社の文化や目指すゴールを明確にしておきましょう。たとえば、「全社員がリラックスして楽しめる雰囲気を重視したい」「次年度の目標に向けて団結を促すような企画が必要」など、具体的なイメージを持つことがポイントです。
これにより、外注先はニーズに合ったプランを提案しやすくなります。
また、外注先の実績や過去の事例をしっかり確認しましょう。たとえば、「これまでにどのような規模や業界のイベントを手掛けたのか」「どのようなテーマで成功した例があるのか」など、具体的な情報を聞くことで、自社との相性が判断できるかもしれません。イベント会社によって得意分野は異なるため、自社のイベントに適した専門性を持つイベント会社を選ぶことで、不安を解消しやすくなります。
さらに、イベント会社との継続的な打ち合わせが成功の鍵となります。最初のプラン提出後も、必要に応じて打合せを行い、細かな調整を繰り返すことで、期待通りのイベントを実現できます。
3.外注した場合の進行が心配？
「外注先がどこまでやってくれるのかが分からない」という不安も、よく聞かれるポイントです。実際、どのように進められるのかを事前に把握しておけば、心配は大幅に軽減することができます。
まず、ほとんどのプロのイベント会社は、ヒアリングから提案、準備、当日運営までを一括で対応してくれることがほとんどです。
例えば、ヒアリングでは「どのような目的でイベントを開催するのか」「どのくらいの参加者を想定しているのか」などを詳しく質問されます。これをもとに、プロはあなたのニーズに合った進行スケジュールやプランを作成します。
さらに、イベント当日のトラブル対応力もイベント会社の知見が生きます。たとえば、参加者が予想以上に増えた場合の座席調整や、機材トラブルへの迅速な対応など、柔軟にサポートしてくれるため、主催者側は安心して当日を迎えられます。初めて外注を検討する方は、進行フローについて具体的に質問し、疑問点をクリアにしておくと良いでしょう！
実際に外注して成功した事例
外注の効果を具体的に感じられるのは、やはり成功事例を見たときです。ここでは、実際にイベント外注を行い、成功を収めた企業の事例を詳しくご紹介させて頂きます。
これらの例を通じて、外注の可能性や価値を実感していただければ幸いです。
事例1 大規模なハイブリッドイベントで参加者数を倍増
ある製造業の企業では、毎年全国の社員を集めて行うキックオフ大会を恒例行事としていました。しかし、コロナ禍による移動制限や密を避ける必要性から、従来の形式を続けるのが難しい状況に陥ります。そこで、GROWSにご依頼をいただき、リアルとオンラインを融合させたハイブリッド形式を採用することにしました。
イベント会社は、リアル会場とオンライン参加者をスムーズにつなぐための詳細なプランを提案し。具体的には、次のような工夫が施されました。
- リアル会場には、最前線で活躍する社員のプレゼンを行うステージを設置。
- オンライン参加者向けには、ZOOMを使ったシステムで開催をし、チャット機能や投票機能を活用して双方向性を確保。映像コンテンツにもこだわりのある企画を設計しました。
- 各地から参加する社員が同時に楽しめる「リアルタイムクイズ大会」など、全員が一体感を持てる仕掛けを実現。
結果、オンラインとリアルの融合によって例年の2倍近い参加者数を記録し、遠隔地の社員や海外拠点のメンバーからも高評価を得ることができました。終了後に行われたアンケートでは、「物理的な距離を超えて一体感を感じた」「新しい形式だったが、非常に楽しめた」という声が多く寄せられ、次年度以降もハイブリッド形式を継続する方針となりました。
事例2 新入社員向けオリエンテーションでモチベーション向上
あるIT企業では、新入社員向けのオリエンテーションを毎年行っていました。しかし、例年通りの講義形式では、新入社員が受け身になりがちで、モチベーションやエンゲージメントが低下するという課題がありました。そこで、プロの演出を取り入れた参加型オリエンテーションを開催することにしました。
企業のビジョンやミッションを効果的に伝えながら、新入社員同士の交流を深める企画を提案しました。その一部を紹介します。
- オープニングでは、企業の歴史や未来像を映像でダイナミックに演出。映像の最後に「あなたが加わることで、この未来を創り出します」というメッセージが表示され、新入社員の期待感を高めました。
- チームビルディング/ワークショップでは、部署を越えたメンバーがチームを組み、課題解決に取り組む体験型企画を実施。これにより、新入社員同士の距離が一気に縮まりました。
- 最後に行われたセッションでは、経営陣とのフリートークが設けられ、直接話を聞ける貴重な時間となり、新入社員からも「会社への信頼感が増した」との声が多数寄せられました。
このように、従来のオリエンテーションとは一線を画す、感動と一体感のあるイベントが実現できました。。結果的に、新入社員のモチベーションやエンゲージメントが向上し、離職率の低下にもつながったと言います。
これらの事例が示すように、イベントの外注は単に作業を任せるだけではなく、企業が抱える課題にプロの視点から解決策を提案し、新しい可能性を広げてくれる手段です。あなたの会社でも、このような成功を体験してみませんか？
イベント外注を成功させるためのポイント
外注で期待通り、あるいはそれ以上の成果を得るためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。これらを意識することで、スムーズな進行と満足度の高い結果を得ることができるでしょう。
1. 過去の実績を確認すること！
まず、外注先を選ぶ際には、そのイベント会社の過去の実績をしっかり確認することが欠かせません。どんなイベントを得意としているのか、これまでどのような成功事例があるのかを知ることで、自社のニーズに合ったイベント会社かどうかが判断できます。
例えば、あなたが新入社員のオリエンテーションを依頼したいと考えている場合、そのイベント会社がこれまでにどれだけ「教育的でありながら楽しいプログラム」を提供した経験があるのかを確認すると良いでしょう。これには、公式ウェブサイトやパンフレットだけでなく、可能であれば直接のヒアリングや過去のイベント映像を見せてもらうことも役立ちます。
「このイベント会社なら自社の要望に応えられる！」と安心して任せるためには、相手の得意分野やこれまでの事例を具体的に知ることが重要です。イベントの性質によっては、専門性のイベント会社の方が成功率が高くなります。
2. コミュニケーションの質が成功の鍵
どんなに優れた実績を持つイベント会社でも、依頼側の意図が伝わらなければ、期待通りの成果を得ることは難しくなってしまいます。そのため、外注先とのコミュニケーションは、外注を成功させるための大きな鍵となります。
例えば、「参加者全員に楽しんでもらいたい」という漠然とした希望では、イベント会社も具体的なプランを提案しにくくなります。そこで、「今回は親睦を深めることが目的で、社員がリラックスできるアットホームな雰囲気を重視したい」「約100名規模で、特に若手社員の参加率が高いイベントにしたい」など、具体的なゴールや条件を明確に伝えることが重要です。
また、提案されたプランに対しても「ここを少し変えたい」「この部分はもっと強調してほしい」といったフィードバックをきちんと伝えることで、より自社に合ったイベントが実現します。コミュニケーションを怠ると、お互いのイメージにズレが生じ、期待した成果を得ることが難しくなるため、頻繁なやり取りを心がけましょう。
3. 複数社の見積もりを比較する
費用面での検討は、外注を決定する上で避けて通れないポイントです。しかし、単純に「一番安い業者」を選ぶことが正解とは限りません。重要なのは、費用と提案内容をバランスよく比較することです。
たとえば、ある業者が「最低限の演出」で他社より安い見積もりを提示してきた場合、一見すると魅力的に思えます。しかし、よく確認してみると、必要なオプションが追加料金となり、結果的に予算を超えてしまうこともあります。一方、少し高額でも「演出込みのパッケージ」が標準で含まれているイベント会社であれば、安心して依頼できる可能性もあります。
さらに、同じような提案に見えても、実際にはクオリティやサポート体制に差があることも少なくありません。複数のイベント会社から見積もりを取り、それぞれの内容をじっくり比較することで、「この会社にお願いして良かった」と思える選択ができます！。
外注を成功させるためには、事前準備や確認作業をしっかり行うことが何よりも大切です。信頼できるイベント会社を見つけ、密なコミュニケーションを通じてニーズを正確に伝えれば、期待以上の成果を得ることができます。
最初の一歩として、ぜひ気になる業者に相談してみてください。それが、理想のイベント実現への第一歩です。
まとめ 外注で得られる価値とは？
イベントを外注することは、単に業務を代行してもらうだけではありません。自社ではなかなか実現しにくい高いクオリティや、効率的な運営を可能にする手段です。
たとえば、社員がイベントに参加した後、「こんなに楽しいイベントは初めてだった」「感動した！」「会社の新しい一面を見られた」という声が多く上がると、それは単なる一日のイベントに留まらず、企業全体の雰囲気やモチベーションにもポジティブな影響を及ぼします。
感動や喜びは参加者の記憶に残り、会社への愛着や信頼感を深めるきっかけになるのです。
さらに、外注を活用することで、社員が本来の業務に集中できる環境を整えることができます。イベント準備に追われて疲弊したり、本業がおろそかになったりする心配がなくなり、効率的な仕事の進行が可能になります。その結果、イベントの成功だけでなく、日々の業務にも良い影響をもたらしていきます。
外注に対する不安や疑問がある場合は、まずは気軽に相談してみることをおすすめします。自社に最適な方法や可能性を見つけることができるはずです。外注を活用し、これまで以上に成功したイベントを目指してみてはいかがでしょうか？
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株式会社GROWSでは、お客様の課題や要望に合わせた最適なプランをご提案しています。「こんなことは可能？」という小さな疑問でも構いません。お気軽にお問い合わせください。社内イベントを、私たちが全力でサポートします！
