社内イベントを成功させるなら、ただしい「目的」と「進め方」が必要不可欠です。

今回は、価値のあるイベント、盛り上がるイベントを開催するために、覚えておきたいポイントを紹介いたします。

社内イベントの目的を明確に

社内イベントを成功させるなら、

「慣習的に開催しているから……」

そうなんとなく受け止めるのではなく、イベントを通じて何を成し得たいのかに注目してみましょう。

社内イベントのゴールは、開催する内容によって大きく違います。

社内イベントで主に挙げられる3つの目的

・企業の考え方や目標に触れる

・働く意欲ややりがいをアップする

・社員同士の親睦を深める

開催する側は、それぞれの目的を叶えるために、適したイベントを選択する必要があります。

それぞれどのような企画を検討できるのか、はじめにチェックしてみましょう。

企業の考え方や目標に触れるイベント

社内イベントを通じて、企業の経営理念や想い、目標などを共有できます。

常に変化する、向かうべきゴールや目標を確認できる貴重な場となります。

主なイベントはこちらです。

入社式
社員総会
表彰式
周年記念式典
タウンホールミーティング

働く意欲ややりがいをアップするイベント

社内イベントを活用して、社員の働く意欲ややりがいをアップできます。

学びたい、成長したいという気持ちを目いっぱい引き出せます。

主なイベントはこちらです。

研修、合宿
コンペ
表彰式
社内外のセミナー、講座
他社訪問

社員同士の親睦を深めるイベント

社内イベントは、日常の業務では出会えない他部署や他拠点の社員と親睦が深められます。交流の機会や幅を増やし、社員同士の結束力を高めます。

主なイベントはこちらです。

新年会、忘年会
合宿、社員旅行
誕生日会
運動会
観劇、鑑賞会
アウトドア、スポーツ
クリスマス、ハロウィン
ファミリーデイ
ゲーム大会

目的に応じて、複数のイベントを組み合わせてもOKです。

目的に合わせた計画：7つの進め方

開催する社内イベントが決まったら、成果を得るための進め方も重要です。

社内イベントを成功させるには、どのように進めていけば良いのか。

7つの順番別にたしかめてみましょう。

「手順1：目標を設定する」

社内イベント開催の目的を定めたら、企画選定の前に達成目標を明確にしましょう。
目標が決まっていれば、企画や準備がスムーズになります。

この時、目標を高く設定し過ぎてしまうと、イベントが成功しなかった……という残念な結果を招いてしまいます。

「できればこうあってほしい」
という最終的な目標は必要ですが、それとは別に、
「ここまでは絶対にクリアしたい」
という達成可能な目標も設定しておきましょう。

今回はここまでの目標をクリアして、次回イベントにつなげる、という柔軟な考えも必要です。

「手順2：運営者・担当者の決定」

社内イベントを手がける運営者、担当者は慎重に決定します。

持ち回りにしている企業もあるようですが、目標達成を目指すのであれば、目的別に適任者を選びましょう。

希望者を募るタイプの社内イベントの場合、運営者や担当者の人柄や手腕がより問われます。

参加者を増やすなら、運営を身内だけで固めてしまうのはNGです。

イベントを企画運営する担当者同士で、新しい人間関係を構築する。
運営をそんなコミュニケーションの場にすると、より企業力をアップできます。

運営者・担当者は、通常の業務以外に割く時間が増えます。
あなただから頼みたい、運営や担当を通じた個人や企業の成長に期待している、といった理由を明確にしておくと、モチベーション高く動いてもらえるでしょう。

「手順3：企画の選定」

目的に合わせた企画を選定します。

仮に、
「社員同士の親睦を深めたい」
という目的がある場合。ゴールは決まっていますが、考えられる企画は多岐にわたります。

社員の年齢層や社風などに合わせて、最適な方法を選びましょう。

運営側から、
「これまでになかった斬新な企画がやりたい」
「人気になっている流行りの企画を取り入れたい」
という意見をいただくケースが多いのですが、どの企画が適しているのかは、企業によって変わります。

単純に人気があるから、という理由で選ぶのではなく、その企画がイベント目的に合っているのか、たしかめながら決定しましょう。

「手順4：プログラムの作成」

企画が決定したら、マニュアルやプログラムを作成しましょう。
マニュアルやプログラムを細かく策定しておくと、イベントの進行がスムーズになる、トラブルを予防できる、といったメリットがあります。

どのように準備を進めていくのか、当日までの流れも合わせてチェックしておきましょう。

完成したマニュアルやプログラムは、次回運営者・担当者に引き継げるようにしておくと、今後の社内イベント開催時に役立ちます。

「手順5：企画の見直し」

完成したプログラムは運営者・担当者で共有し、より良い内容になるように意見を出し合います。

目的に添った内容になっているかどうか。
参加したくなるイベントになっているかどうか。

運営者・担当者目線だけでなく、参加者目線でもチェックの上、必要に応じた修正を加えます。

運営者・担当者だけでなく、参加者やイベント会社など、第三者目線の意見を加えるのもおすすめです。

「手順6：参加を募る」

運営者・担当者の頭を一番悩ませるのが、社内イベントの参加率です。
どれだけ良い内容で企画しても、参加者が少なくては目的や目標に届きません。

全員参加ではないイベントの場合。
できるだけ多くの社員に参加してもらうために、早めの周知を心がけましょう。

内容が決まっていなくても、
「〇月〇日に親睦目的のイベントを開催します」
という日程が分かっていれば、事前にスケジュール調整ができるため、人が集まりやすくなります。

また参加者への周知は、さまざまなアプローチで、複数回に分けるのがおすすめです。

社内メールやLINEなどのSNS
チラシやポスター
直接の声かけ

など、手段や言葉を変えて、参加を募ってみましょう。

メールを送る際は、

・イベント名
・開催日
・イベントの目的
・簡単な内容
・一言PR
・参加方法

というように、必要な内容を短くまとめると、一目で内容を判断できます。
長文になってしまうと、読む気が失われてしまうため、分かりやすい短文心がけてください。

チラシやポスターは、参加してみたい！ と思わせるワクワクするような言葉、仕掛けを用意しましょう。食事や景品など、参加するメリットを具体的に出すのも良い方法です。

参加締め切りは、準備に支障がないタイミングに設定しておきましょう。

「手順7：準備/制作」

企画の方向性が決まったら、準備に入ります。
以前はイベント担当者が何度も会議を重ね、打ち合わせをして……という形が主流でした。
しかしこの方法は、時間や手間がかかるというデメリットがあります。

気持ち良く準備を進めるためにも、オンラインでの打ち合わせやグループチャットなどを活用して、できるだけ負担を減らしましょう。

会場の準備、食事や飲み物、景品などの手配、司会進行、参加者への配布物作成、ゲストとの打ち合わせなど、さまざまな仕事がありますので、上手に割り振りましょう。

準備は担当制がおすすめですが、不備はないか、改善できる点はないかなど、チェックはその他担当も含めた複数人ですると、より安心して当日を迎えられます。

ここまで済めば、後は当日を迎えるだけ。
運営者・担当者も楽しみながら、イベントを成功させましょう。

イベント後は目的の達成率をかならずチェック！

社内イベントの成功、失敗はどこで決まるのでしょうか？

「たくさんの人が参加してくれた」
「式次第通りに滞りなく終えられた」

という点につい目を向けてしまいがちなのですが、目的に合わせたイベントを企画するのであれば、達成率の方に目を向けてみましょう。

イベント後に社内の様子がどのように変化したか。
売上やコミュニケーションに変化があったのかなど、細かく分析。
必要に応じたアンケートや聞き取りを通じて、社内イベントがもたらした成果をチェックするのがおすすめです。

得られたデータや達成率は、今後の業務や、次回のイベント開催に生かしましょう。

まとめ

たしかな目的をもった社内イベントは、終了後に嬉しい結果を届けてくれます。

達成したい目標を設定の上、協力して企画、準備を進めていきましょう。

「目的や目標はあるけれど、適した企画が分からない」
「やりたいイベントがあるけれど、開催するのが難しそう」

このようなお悩みをお持ちの運営者様、担当者様は、イベント会社がお力になります。

目的を叶える社内イベントを検討中でしたら、お気軽にご相談ください。

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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